Aufgaben (Basic): Aufgaben und To-Dos erstellen
Unsere Funktion Aufgaben hilft Ihnen bei der Verwaltung Ihrer Aufgaben, um sicherzustellen, dass jeder - auch Sie - auf dem Laufenden bleibt, was für jede Steuerverwaltung von entscheidender Bedeutung ist Kanzlei. Mit Aufgaben wissen Sie nicht nur, was als Nächstes auf Ihrer Agenda steht, sondern auch, was der Rest Ihres Teams gerade bearbeitet. Außerdem können Sie Aufgaben innerhalb von pipelines automatisieren; auf diese Weise werden sie automatisch genau dann erstellt, wenn Sie sie brauchen.
Webinar: Entdecken Sie, wie Sie Ihre Prozesse verwalten, die Effizienz steigern und den Fortschritt Ihrer Arbeit verfolgen können, indem Sie die meisten Ihrer sich wiederholenden Aufgaben mit Hebelkraft workflow Automatisierung in TaxDome
Aufgaben erstellen
Auf TaxDome sehen wir Aufgaben als Schritte, die Sie unternehmen müssen, um eine Auftrag. Eine Auftrag kann eine Vielzahl von Aufgaben sowohl für Ihr Team als auch für den Kunden umfassen - Nachrichten, Rechnungen, Zeiteinträge, Angebote usw. Lesen Sie mehr über den Unterschied zwischen unseren Funktionen Pipelines, Aufträge und Aufgaben.
Da es so viele bewegliche Teile in einer Steuer Kanzlei gibt, haben wir ein System entwickelt, mit dem Sie Aufgaben innerhalb Ihrer pipelines automatisieren können. Auf diese Weise werden die Aufgaben automatisch generiert, wenn sich ein Auftrag von Stufe zu Stufe innerhalb einer pipeline. Und wenn Sie ein Aufgabe manuell erstellen möchten, können Sie es auch mit einem bestimmten Auftrag verknüpfen. Das ist eine Menge Flexibilität!
Aufgaben können von einem Firmeninhaber, einem Verwalter oder einem Mitarbeiter erstellt werden, der Zugriff auf das Konto oder Zugriffsrechte zur Ansicht aller Konten erhalten hat.
Sie können Aufgaben auf verschiedene Arten erstellen:
- Eigenständige Aufgaben hinzufügen
- Aufgaben für mehrere Kunden hinzufügen
- Details zu Aufgaben hinzufügen
- Aufgaben aus E-Mails erstellen
- Automatisieren von Aufgaben innerhalb pipeline Stufen
Eigenständige Aufgaben hinzufügen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einzelne Aufgabe zu erstellen:
1. Klicken Sie oben links auf Neu und wählen Sie dann Aufgabe in der Ausklappliste.
2. Fügen Sie Details auf der Aufgabe in der rechten Seitenleiste hinzu.
3. Das war's! Klicken Sie auf Erstellen Aufgabe.
Aufgaben für mehrere Kunden hinzufügen
Wenn Sie dieselbe Aufgabe für eine Reihe verschiedener Kunden erstellen müssen, verwenden Sie unsere Massenfunktion:
1. Gehen Sie zu Kunden > Konten, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kundenkonten, klicken Sie dann auf Weitere Aktionen und wählen Sie in der Dropdown-Liste Aufgabe erstellen.
2. Fügen Sie Details auf der Aufgabe in der rechten Seitenleiste hinzu.
3. Das war's! Klicken Sie auf Erstellen Aufgabe.
Details zu Aufgaben hinzufügen
Fügen Sie bei Bedarf weitere Details auf Aufgabe hinzu. Sie können...
1. Konto(s). Fügen Sie ein Kundenkonto hinzu oder lassen Sie das Feld Kunde leer, wenn die Aufgabe nicht für einen bestimmten Kunden bestimmt ist.
2. Auftrag. Wenn Sie im vorherigen Schritt nur ein Konto ausgewählt haben, können Sie ein Auftrag auswählen, mit dem Sie Aufgabe verknüpfen möchten. Ein Aufgabe kann nur mit einem Auftrag verknüpft werden.
3. Vorlage. Füllen Sie die Aufgabe mit einer Ihrer zuvor gespeicherten Vorlagen. Klicken Sie auf die Liste Vorlage , um eine Vorlage auszuwählen (lesen Sie hier mehr über Aufgabe Vorlagen).
4. Beauftragte(r)(s). Weisen Sie die Aufgabe einem oder mehreren Teammitgliedern zu, wenn das Projekt mehr als eines erfordert. Wenn Sie ein Aufgabe zuweisen, wird es automatisch für die zugewiesen Teammitglieder sichtbar. Lesen Sie mehr über Zuweiser im Artikel.
5. Priorität. Wählen Sie die Prioritätsstufe: Niedrig, Hoch, Mittel oder Dringend. Die Standardpriorität ist Mittel.
6. Aufgabe Name. Dieses Feld muss ausgefüllt werden und ist der Name, den Sie in der Liste Aufgabe und in Auftrag sehen.
7. Status. Mit Hilfe des Status können Sie verfolgen, in welchem Stufe sich ein Aufgabe befindet. Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie oder das zugewiesen Teammitglied den Status status auf " abgeschlossen" ändern.
8. Beschreibung. Verwenden Sie die Beschreibung, um den aktuellen Fortschritt oder offene Posten zu dokumentieren. Wenn Sie die Liste Aufgabe öffnen, können Sie auf diese Weise sehen, in welchem Zustand sich die Aufgaben befinden. Sie können Textformatierungen, Emoji, Aufzählungszeichen und nummerierte Listen verwenden und auch Links einfügen. Sie können auch Ihre Teammitglieder erwähnen, um sie über die Aufgabe zu benachrichtigen, ohne dass Sie ihnen die Aufgabe zuweisen müssen.
9. Tags. Diese helfen, Ihre Aufgaben zu kategorisieren und zu sortieren. Weitere Informationen finden Sie unter Verwendung von Konten und Aufgabe Tags.
10. Startdatum, Fälligkeitsdatum. Das Festlegen von Terminen ist optional, kann aber ein hilfreiches Werkzeug für das Zeitmanagement sein. Sie erhalten drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe eine E-Mail-Erinnerung an Aufgabe. Welche Aufgaben überfällig sind, erkennen Sie an dem Ausrufezeichen-Symbol neben dem Namen in der Aufgabenliste.
11. Wiederholen. Lassen Sie Ihre Aufgabe automatisch wiederholen (wie das geht, sehen Sie hier). Erstellen Sie zum Beispiel eine "Vergessen Sie nicht, die Stromrechnung zu bezahlen!" Aufgabe für sich selbst. Sie können zwar auch eine Aufgabe so einstellen, dass sie sich jeden Monat wiederholt, aber Sie haben noch mehr davon, wenn Sie Aufgaben in Aufträge integrieren (siehe Automatisieren von Aufgaben in pipelines).
12. Kontonotizen verknüpfen. Wenn Sie in Schritt 1 nur ein Konto ausgewählt haben, können Sie Kontonotizen verknüpfen, die Ihren Teammitgliedern beim Ausfüllen der Aufgabe helfen könnten. Sobald die Notiz verknüpft ist, können Sie sie unter Kontonotizen sehen. (Einzelheiten dazu finden Sie im Artikel).
13. Dokumente anhängen. Wenn Sie in Schritt 1 nur ein Konto ausgewählt haben, können Sie Dokumente anhängen, an denen Sie oder andere Teammitglieder arbeiten müssen (Einzelheiten siehe unten).
14. Teilaufgaben. Ihre Aufgabe kann kleinere Aufgaben enthalten (Details unten).
15. Erstellen Sie Aufgabe. Klicken Sie auf , um die Erstellung von Aufgabe abzuschließen.
Aufgaben aus E-Mails erstellen
Es kann vorkommen, dass Sie aus einer E-Mail, die Sie von einem Kunden erhalten haben, eine Aufgabe erstellen möchten. Dies ist ganz einfach über Ihr Inbox+ Benachrichtigungszentrale. So geht's:
1. Klicken Sie auf der Inbox+ Seite auf die E-Mail-Benachrichtigungsleiste, um sie zu erweitern, und klicken Sie dann auf den Link Aufgabe erstellen. Wenn die E-Mail-Adresse mit mehreren Konten verknüpft ist, können Sie das gewünschte Konto auswählen.
2. Die Seitenleiste " Aufgabe "wird geöffnet. Die Felder sind bereits mit der E-Mail des Kunden ausgefüllt:
- Kunde: der Kunde, der die E-Mail abgeschickt hat.
- Aufgabe Name: die Betreffzeile der E-Mail.
- Beschreibung: der Text der E-Mail.
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche " Aufgabe ", um die Aufgabe zu speichern. Nachdem die Aufgabe erstellt wurde, wird die Meldung automatisch auf die Registerkarte " Archiviert" in Inbox+ verschoben .
Automatisieren von Aufgaben innerhalb pipeline Stufen
Um herauszufinden, wie Sie Aufgaben innerhalb von pipelines automatisieren können, gehen Sie hier auf die Seite Aufgaben in Aufträge.
Unteraufgaben erstellen
Eine Aufgabe kann Unteraufgaben haben. Diese sehen aus wie To-Do-Checklisten. Ihre Unteraufgaben müssen erledigt werden, damit die Gesamtaufgabe Aufgabe abgeschlossen werden kann. Sie fügen Teilaufgaben beim Erstellen oder Bearbeiten eines Aufgabe hinzu.
1. Sobald Sie den Schalter für Unteraufgaben aktivieren, erscheint ein Kontrollkästchen mit einem Feld für ein Aufgabenfeld. Geben Sie den Namen der Teilaufgabe oder der Aufgabe ein.
2. Klicken Sie auf Teilaufgabe hinzufügen, um weitere Punkte auf der Checkliste zu erstellen.
3. Klicken Sie auf Aufgabe erstellen oder auf Speichern , um Ihre Änderungen zu speichern.
Sobald eine Teilaufgabe abgeschlossen ist, können Sie das Kästchen daneben ankreuzen.
Sie sehen die Anzahl der abgeschlossenen Teilaufgaben und die Gesamtzahl der verbleibenden Teilaufgaben in der SpalteSUBTASKS der Liste Aufgabe .
Dateien zu Aufgaben hinzufügen
Sie benötigen einen Ordner mit der Zugriffsstufe "Privat", um Dateien an eine Aufgabe für einen bestimmten Kunden anzuhängen (Sie können dies nicht für mehrere Kunden gleichzeitig tun).
- Um Dateien von Ihrem Desktop anzuhängen, klicken Sie auf Dokumente anhängen, wählen Sie Von meinem Computer und suchen Sie dann die Dateien, die Sie hochladen möchten. Sie können PDFs, Word-Dateien, Excel-Dateien oder Bilder hochladen. Weitere Einzelheiten finden Sie hier. Die an Aufgaben angehängten Dateien werden in dem ausgewählten Ordner auf der Registerkarte Dokumente in der Unterregisterkarte Privat gespeichert.
- Um Dateien von TaxDome anzuhängen, klicken Sie auf Anhängen, wählen Sie Von TaxDome, klicken Sie dann auf den Ordner und wählen Sie die Dateien aus. Sie können alle Dateien hinzufügen, die bereits auf TaxDome hochgeladen wurden.
Wiederkehrende Aufgaben erstellen
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
Wiederkehrende Aufgaben sind Aufgaben, die Sie regelmäßig ausführen: Zum Beispiel einmal in der Woche mit einem Kunden telefonieren, alle drei Tage die Post kontrollieren, jährlich bestimmte Steuerformulare vorbereiten.
Wenn Sie eine wiederkehrende Aufgabe erstellen, werden die folgenden Attribute von der ersten Aufgabe übernommen:
- Der Name des Kunden
- Der Name des Aufgabe
- Die Beschreibung der Aufgabe
- Die Aufgabe's Tags
- Die Geschichte von Aufgabe
- Die Bevollmächtigten für die Aufgabe
- Die Teilaufgaben (mit deaktivierten Kontrollkästchen)
- Der Wiederholungsplan (Anzahl der gewählten Wiederholungen minus eins)
Anmerkung! Status, werden Kommentare und Anhänge nicht von der ersten Aufgabe.
Um eine wiederkehrende Aufgabe einzurichten, befolgen Sie die gleichen Schritte wie bei der Erstellung einer Aufgabe- aktivieren Sie jedoch die Option Wiederholung. Dann können Sie einen Aufgabe Zeitplan erstellen.
1. Wählen Sie aus, wie oft die Aufgabe wiederholt werden soll. Standardmäßig wird eine Aufgabe einmal pro Woche wiederholt. Er kann alle x Tage, Wochen, Monate oder Jahre wiederholt werden.
2. Legen Sie fest, wann die Aufgabe ablaufen soll. Sie können ein bestimmtes Datum oder die Anzahl der Wiederholungen wählen.
Sobald eine wiederkehrende Aufgabe eingerichtet ist, sehen Sie das Start- und Fälligkeitsdatum sowie die Anzahl der Einträge in der Warteschlange.
Sie können auch anhand des Uhrensymbols neben den Namen in der Aufgabenliste erkennen, welche Aufgaben wiederkehren werden.
Hinweis! Die Startzeiten für wiederkehrende Aufgaben werden von Ihrer Zeitzoneneinstellung beeinflusst.