Pipelines (Basic): Erstellen & Anzeigen

Our pipelines are not only an easy visual tool but also a fully customizable one, suited to your firm’s needs. Once you automate them, jobs move from stage to stage, automatically creating tasks and sending emails, proposals and organizers to clients at just the right time! Read on to find out more. 

Hier abgedeckt:

• Pipelines
  
• Using pipelines from the Marketplace
• Creating pipelines from scratch
• Viewing pipelines
• Anzeigen von Automatisierungen in pipelines
• Editing pipelines (add, move and delete stages and automations)
• Duplicating pipelines
• Deleting pipelines
• Hinzufügen von Aufträge
• Viewing accounts added to pipelines

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Pipelines

A pipeline is an established work procedure—a sequence of steps, or stages, involved in, say, preparing a 1040 form from beginning to end.

Our pipelines are designed to look like a kanban board. Jobs, displayed on cards, move from stage to stage on the board. And once automated, pipelines do much of the work for you!

Was passiert im Inneren eines pipeline:   

• Aufträgedie einzelnen Projekte, für die Sie von einem Kunden bezahlt werden (z. B. eine Steuererklärung oder eine Gehaltsabrechnung für den Januar), werden in einem pipeline speziell für sie entwickelt. Jedes Auftrag, das mit einem Kundenkonto verknüpft ist, durchläuft die pipeline vom ersten bis zum letzten Stufe oder Abschluss. 
• Etappen sind die Schritte in einem Gesamtarbeitsablauf. Wenn alle Arbeiten in einer Stufe abgeschlossen sind, geht eine Auftrag zur nächsten Stufe über.
• Automatisierungen, die Mechanismen, die eine pipeline automatisieren, lassen Dinge von selbst geschehen. Einmal ausgelöst, erstellen sie beispielsweise Aufgaben für Teammitglieder oder senden Organisatoren und Angebote an Kunden.

Zwei pipeline Beispiele:

Pipeline 1: 1040-Erklärung

Auftrag 1: Steuererklärung 2015

Auftrag 2: Steuererklärung 2016

Auftrag 3: Steuererklärung 2017

Stufe 1: Dokumente überprüfen

Stufe 2: Auftragsschreiben vorbereiten

Stufe 3: Rückgabe vorbereiten

Stufe 4: Überprüfung

Stufe 5: E-Akte

Pipeline 2: Gehaltsabrechnung

Auftrag 1: Gehaltsabrechnung Januar 2015

Auftrag 2: Februar 2016 p ayroll

Auftrag 3: März 2017 p ayroll

Stufe 1: Dokumente prüfen

Stufe 2: Überprüfung der Zeitnachweise

Stufe 3: Abbuchung einleiten

Stufe 4: Gehaltsabrechnungen senden

Using pipelines from the Marketplace

Sie können fertige E-Mail-Vorlagen mit den besten Verfahren herunterladen. Sie können leicht bearbeitet werden.

Tipp: Durch die Installation einer pipeline Vorlage erhalten Sie auch alle darin enthaltenen Vorlagen, z. B. für Aufgaben, Chats, E-Mails und so weiter. 

Zum Hinzufügen einer pipeline von der Website Marketplace:

1. Go to  Templates > Marketplace from the left sidebar and open the Pipelines tab.

2. Klicken Sie auf Get free für die Vorlage, die Sie hinzufügen möchten, oder klicken Sie auf den Preis und fahren Sie mit der Zahlung fort, wenn es sich um eine kostenpflichtige Vorlage handelt. 

3. Go to  Templates > Firm templates from the left menu bar, then select the Pipelines tab and click on the name of the template to review and edit stages and automations.

Würden Sie gerne einige Ihrer pipeline Vorlagen mit anderen TaxDome Nutzern teilen? Wenn ja, können Sie sie auf Marketplace verkaufen!

Creating pipelines from scratch

A firm owner, admin or any team member with access rights to manage pipelines can create a pipeline. 

Here’s how:

From Templates > Firm templates or Workflow, go to Pipelines, then click Create Pipeline.

Siehe die Anweisungen für jedes nummerierte Feld unten:

1. Pipeline name: Geben Sie einen Namen für die pipelineein; was Sie im Workflow Abschnitt.

2. Available to: Select the team members who need access to it. If you leave this empty, only the person creating the pipeline and the firm owner see it the Workflow section. For more, read about access to pipelines.

3. Sortieren Sie Aufträge nach: Legen Sie fest, wie Aufträge in den Phasen sortiert werden soll. Standardmäßig werden sie nach Kontonamen sortiert, aber Sie können sie auch nach der Zeit, die sich in einem Stufe befindet, nach dem Fälligkeitsdatum, dem Datum, an dem Auftrag erstellt wurde, oder nach der Priorität sortieren.

4. Standardvorlage Auftrag : Legen Sie fest, ob und wie (automatisch oder manuell) eine Vorlage auf Aufträge angewendet werden soll, wenn Sie den pipeline und wie (automatisch oder manuell).

5. Felder der Auftragskarte: Entscheiden Sie, was auf den Auftrag Karten angezeigt werden soll. Hier finden Sie weitere Informationen zur Anpassung der Auftrag Karten.

6. Wiederholung: Planen Sie Aufträge , die automatisch innerhalb der pipeline. Hier finden Sie weitere Informationen zum Einrichten eines Zeitplans für wiederkehrende Aufträge.

7. Stufe name: Geben Sie den Namen für die erste Stufe ein.

8. Fügen Sie Stufe hinzu: Fügen Sie so viele Stufen wie nötig hinzu und verknüpfen Sie Automatisierungen mit ihnen. 

9. Fügen Sie Automationen hinzu: Verknüpfen Sie so viele Automationen mit Stufen wie nötig. Sobald ein Auftrag zu einem neuen Stufe mit Automatisierungen wechselt, werden diese Aktionen automatisch nacheinander in einer bestimmten Reihenfolge ausgelöst. Zum Beispiel wird eine Aufgabe erstellt; eine Fragebogen wird erzeugt; eine E-Mail wird gesendet. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Automatisierungen funktionieren. 

10. Save: Save the pipeline. Once you've done it, you can click on the Go to pipeline button and start adding jobs to it for your client accounts.

Viewing pipelines

View pipelines either for a single client account, for all accounts or those with recurrences:

• For one client account: Go to Clients > Accounts from the left menu bar, click on the account name, then select the Workflow tab. You’ll see all the pipelines with jobs for that client account and the progress made. Once a job has been completed and archived or deleted, it’s no longer visible. However, if the pipeline has no active jobs but the recurrence is set for that account, the pipeline will still be displayed on this page.

• For all client accounts: Go to Workflow > Pipelines from the left sidebar, then select the pipeline. To go to another pipeline, use the drop-down menu.

• With job recurrences: Navigate to Workflow > Job recurrences from the left menu bar to view and access pipelines for which recurrences are set.

Editing pipelines (add, move and delete stages and automations)

A firm owner, admin or team member with access rights to manage pipelines can edit a pipeline.

Here’s how:

• Klicken Sie auf pipelineoben rechts auf der Seite auf " Bearbeiten" oder auf das Symbol Automatisierung unter einem Stufe -Namen und dann auf den Link " Automatisierung hinzufügen ".

• From the pipeline templates list, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, then click on the name of the pipeline.
• From the pipeline list, go to Workflow > Pipelines from the left menu bar, click three dots to the far right of the name of the pipeline, then select Edit.

Sobald Sie sich im Bearbeitungsfenster befinden, können Sie die pipeline Einstellungen ändern (Einzelheiten siehe oben ) undÄnderungen an den Stufen vornehmen:

• Um eine Stufe hinzuzufügen, klicken Sie auf Stufe oder auf die Schaltfläche + undgeben Sie dannden Namen der Stufe ein.
• Um eine Stufe zu verschieben, zeigen Sie auf das Verschiebesymbol links neben dem Namen Stufe und ziehen Sie sie dann per Drag-and-Drop.
• Um eine Stufe zu löschen, klicken Sie auf das Mülleimersymbol rechts neben dem Namen Stufe .
• Um Automatisierung zu einer Stufe hinzuzufügen, wählen Sie die Stufe aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Automationen hinzufügen oder auf eine Automatisierung, falls bereits eine vorhanden ist. 

• Wenn Sie möchten, dass zusätzliche E-Mails an Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antworten, suchen Sie unter der Vorlage Automatisierung nach Erinnerungen und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste die Option Aktivieren . Hier finden Sie weitere Informationen zu Erinnerungen.

Achtung! Wenn Sie ein Stufe in einem pipelinelöschen, werden alle Aufträge unter dieser Stufe gelöscht. Vergewissern Sie sich, dass alle notwendigen Informationen gespeichert sind, um Datenverluste zu vermeiden.

When you're done, click  SAVE. After that, you can click on the Go to pipeline button to see your changes.

Duplicating pipelines

To create new pipelines based on existing ones, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, click three dots to the far right of the name of the pipeline, then click Duplicate. A copy of the pipeline is saved with a suffix (e.g., 1040 Return (2)). Stages, automations and other template settings are copied as well. However, you’ll need to manually add jobs to a newly duplicated pipeline.

Deleting pipelines

To delete a pipeline, go to Templates > Firm templates from the left menu bar, select the Pipelines tab, click three dots to the far right of the pipeline and select Delete.

Hinweis: Dies löscht alle Aufträge , die mit der Datei pipeline.

Viewing accounts added to pipelines

Um herauszufinden, welche Konten zu einem bestimmten pipeline oder zu einer Stufe in einer pipeline:

1. Gehen Sie zu Kunden > Konten oder Workflow > Aufträge in der linken Menüleiste und klicken Sie dann auf die Schaltfläche FILTER .
2. Select a pipeline name in the Active jobs filter and select the stage. You can select several pipelines and stages if needed.

Sie sehen dann eine Liste aller Kundenkonten, die zu dem ausgewählten Konto hinzugefügt wurden. pipeline und/oder Stufe hinzugefügt wurden.