Pipelines (Basic): Erstellen & Anzeigen

Unsere Pipelines sind nicht nur ein einfaches visuelles Werkzeug, sondern auch vollständig anpassbar an die Bedürfnisse Ihrer Firma. Sobald Sie sie automatisiert haben, bewegt sich Aufträge von Stufe zu Stufe, erstellt automatisch Aufgaben und sendet E-Mails, Verträge und Organisatoren zum richtigen Zeitpunkt an Kunden! Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren. 

Hier abgedeckt:

• Pipelines
  
• Verwendung von Pipelines aus unserer Bibliothek
• Pipelines von Grund auf neu erstellen
• Ansicht der Pipelines
• Anzeigen von Automatisierungen in Pipelines
• Bearbeiten von Pipelines (Hinzufügen, Verschieben und Löschen von Phasen und Automatisierungen)
• Duplizieren von Pipelines
• Löschen von Pipelines
• Hinzufügen von Aufträge
• Anzeigen von zu Pipelines hinzugefügten Konten

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Pipelines

Eine Pipeline ist ein etablierter Arbeitsablauf - eine Abfolge von Schritten oder Phasen, die z. B. bei der Erstellung eines Formulars 1040 von Anfang bis Ende durchlaufen werden.

Unsere Pipelines sind so gestaltet, dass sie wie eine Kanban-Tafel aussehen. Aufträge Die Arbeitsschritte, die auf Karten dargestellt werden, wandern von Stufe zu Stufe auf der Tafel. Und einmal automatisiert, übernehmen Pipelines einen Großteil der Arbeit für Sie!

Was in einer Pipeline passiert:   

• AufträgeDie einzelnen Projekte, für die Sie von einem Kunden bezahlt werden (z. B. eine Steuererklärung oder eine Gehaltsabrechnung im Januar), werden in eine speziell dafür vorgesehene Pipeline eingeführt. Jedes Auftrag, das mit einem Kundenkonto verknüpft ist, durchläuft die Pipeline vom ersten bis zum letzten Stufe, oder Abschluss. 
• Etappen sind die Schritte in einem Gesamtarbeitsablauf. Wenn alle Arbeiten in einer Stufe abgeschlossen sind, geht eine Auftrag zur nächsten Stufe über.
• Automatisierungen, also die Mechanismen, die eine Pipeline automatisieren, sorgen dafür, dass die Dinge von selbst passieren. Einmal ausgelöst, erstellen sie Aufgaben für Teammitglieder oder senden beispielsweise Organisatoren und Verträge an Kunden.

Zwei Beispiele für Pipelines:

Pipeline 1: 1040-Erklärung

Auftrag 1: Steuererklärung 2015

Auftrag 2: Steuererklärung 2016

Auftrag 3: Steuererklärung 2017

Stufe 1: Dokumente überprüfen

Stufe 2: Auftragsschreiben vorbereiten

Stufe 3: Rückgabe vorbereiten

Stufe 4: Überprüfung

Stufe 5: E-Akte

Pipeline 2: Gehaltsabrechnung

Auftrag 1: Gehaltsabrechnung Januar 2015

Auftrag 2: Februar 2016 p ayroll

Auftrag 3: März 2017 p ayroll

Stufe 1: Dokumente prüfen

Stufe 2: Überprüfung der Zeitnachweise

Stufe 3: Abbuchung einleiten

Stufe 4: Gehaltsabrechnungen senden

Verwendung von Pipelines aus unserer Bibliothek

TaxDome bietet vorgefertigte Pipeline-Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Sie können leicht bearbeitet werden.

Tipp: Wenn Sie eine Pipeline aus unserer Bibliothek kopieren, erhalten Sie auch alle vorgefertigten Vorlagen mit Automatisierungen, die darin enthalten sind. Hier finden Sie weitere Informationen zum Hinzufügen von Vorlagen aus der Bibliothek durch Kopieren von Pipelines.

So fügen Sie eine Pipeline aus unserer Bibliothek hinzu:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , klicken Sie auf Pipelines und dann auf KOPIEREN AUS BIBLIOTHEK.

2. Klicken Sie auf das Kopiersymbol rechts neben der Vorlage, die Sie verwenden möchten. Stufen, Automatisierungen und andere Vorlageneinstellungen werden ebenfalls kopiert. Nun können Sie die Pipeline bearbeiten, indem Sie auf ihren Namen klicken; Sie müssen manuell Aufträge hinzufügen.

Dank unserer Kunden fügen wir unserer Bibliothek ständig neue Vorlagen hinzu. Möchten Sie einige Ihrer Pipeline-Vorlagen mit anderen TaxDome Nutzern teilen? Wenn ja, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.

Pipelines von Grund auf neu erstellen

Ein Firmeninhaber, Administrator oder ein Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwalten von Pipelines kann eine Pipeline erstellen.

So geht's:

Unter Einstellungen oder Workflowzu Pipelines und klicken Sie dann auf Erstellen Pipeline.

Siehe die Anweisungen für jedes nummerierte Feld unten:

1. Pipeline name: Geben Sie einen Namen für die Pipeline ein; was Sie im Workflow Abschnitt.

2. Verfügbar für: Wählen Sie die Teammitglieder aus, die Zugriff darauf benötigen. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können nur die Person, die die Pipeline erstellt, und der Firmeninhaber den Workflow Abschnitt. Lesen Sie mehr über den Zugriff auf Pipelines.

3. Sortieren Sie Aufträge nach: Legen Sie fest, wie Aufträge in den Phasen sortiert werden soll. Standardmäßig werden sie nach Kontonamen sortiert, aber Sie können sie auch nach der Zeit, die sich in einem Stufe befindet, nach dem Fälligkeitsdatum, dem Datum, an dem Auftrag erstellt wurde, oder nach der Priorität sortieren.

4. Standardvorlage Auftrag : Entscheiden Sie, ob und wie (automatisch oder manuell) eine Vorlage auf Aufträge angewendet werden soll, die in die Pipeline gelangt.

5. Felder der Auftragskarte: Entscheiden Sie, was auf den Auftrag Karten angezeigt werden soll. Hier finden Sie weitere Informationen zur Anpassung der Auftrag Karten.

6. Wiederholung: Planen Sie, dass Aufträge automatisch in der Pipeline erstellt wird und sich wiederholt. Hier finden Sie weitere Informationen zum Einrichten eines Zeitplans für wiederkehrende Aufträge.

7. Stufe name: Geben Sie den Namen für die erste Stufe ein.

8. Fügen Sie Stufe hinzu: Fügen Sie so viele Stufen wie nötig hinzu und verknüpfen Sie Automatisierungen mit ihnen. 

9. Fügen Sie Automationen hinzu: Verknüpfen Sie so viele Automationen mit Stufen wie nötig. Sobald ein Auftrag zu einem neuen Stufe mit Automatisierungen wechselt, werden diese Aktionen automatisch nacheinander in einer bestimmten Reihenfolge ausgelöst. Zum Beispiel wird eine Aufgabe erstellt; eine Fragebogen wird erzeugt; eine E-Mail wird gesendet. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Automatisierungen funktionieren. 

10. Speichern: Speichern Sie die Pipeline. Sobald Sie eine Pipeline haben, navigieren Sie zum Abschnitt Workflow undfügen Sie Aufträge für Ihre Kundenkontenhinzu.

Ansicht der Pipelines

Betrachten Sie Pipelines entweder für ein einzelnes Kundenkonto, für alle Konten oder für solche mit Wiederholungen:

• Für ein Kundenkonto: Gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Kunden, klicken Sie auf den Kontonamen und wählen Sie dann Workflow in der Menüleiste. Sie sehen dann alle Pipelines mit Aufträge für dieses Kundenkonto und den erzielten Fortschritt. Sobald eine Auftrag abgeschlossen und archiviert oder gelöscht wurde, ist sie nicht mehr sichtbar. Wenn die Pipeline jedoch keine aktive Aufträge hat, aber die Wiederholung für dieses Konto eingestellt ist, wird die Pipeline weiterhin auf dieser Seite angezeigt.

• Für alle Kundenkonten: Gehen Sie zu Workflow in der linken Seitenleiste, und wählen Sie dann die Pipeline aus. Um zu einer anderen Pipeline zu gelangen, verwenden Sie das Dropdown-Menü.

• Mit Auftrag Wiederholungen: Sie können die Pipelines, für die Wiederholungen aktiviert sind, auf der Registerkarte Auftrag recurrences auf der Workflow Seite.

Bearbeiten von Pipelines (Hinzufügen, Verschieben und Löschen von Phasen und Automatisierungen)

Ein Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Verwaltung von Pipelines kann eine Pipeline bearbeiten.

So geht's:

• Klicken Sie in der Pipeline oben rechts auf der Seite auf Bearbeiten oder auf das Symbol Automatisierung unter dem Namen Stufe und dann auf den Link Automatisierung hinzufügen.

• Gehen Sie in der Liste der Pipeline-Vorlagen in der linken Seitenleiste auf Einstellungen , wählen Sie Pipelines und klicken Sie dann auf den Namen der Pipeline.
• Gehen Sie in der Pipeline-Liste zu Workflow klicken Sie in der linken Seitenleiste auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Pipeline und wählen Sie dann Bearbeiten.

Sobald Sie sich im Bearbeitungsfenster befinden, können Sie die Pipeline-Einstellungen ändern (Details siehe oben ) undÄnderungen an den Stufen vornehmen:

• Um eine Stufe hinzuzufügen, klicken Sie auf Stufe oder auf die Schaltfläche + undgeben Sie dannden Namen der Stufe ein.
• Um eine Stufe zu verschieben, zeigen Sie auf das Verschiebesymbol links neben dem Namen Stufe und ziehen Sie sie dann per Drag-and-Drop.
• Um eine Stufe zu löschen, klicken Sie auf das Mülleimersymbol rechts neben dem Namen Stufe .
• Um Automatisierung zu einer Stufe hinzuzufügen, wählen Sie die Stufe aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Automationen hinzufügen oder auf eine Automatisierung, wenn bereits eine vorhanden ist. 

• Wenn Sie möchten, dass zusätzliche E-Mails an Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antworten, suchen Sie unter der Vorlage Automatisierung nach Erinnerungen und wählen Sie dann in der Dropdown-Liste die Option Aktivieren . Hier finden Sie weitere Informationen zu Erinnerungen.

Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf SPEICHERN.

Achtung! Wenn Sie eine Stufe in einer Pipeline löschen, werden alle Aufträge unter dieser Stufe gelöscht. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen gespeichert werden, um Datenverluste zu vermeiden.

Duplizieren von Pipelines

Um neue Pipelines auf der Grundlage bestehender Pipelines zu erstellen, gehen Sie in der linken Seitenleiste zu Einstellungen , wählen Sie Pipelines, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Pipeline und dann auf Duplizieren. Es wird eine Kopie der Pipeline mit einem Suffix (z. B. 1040 Return (2)) gespeichert. Stufen, Automatisierungen und andere Vorlageneinstellungen werden ebenfalls kopiert. Allerdings müssen Sie einer neu duplizierten Pipeline manuell Aufträge hinzufügen.

Löschen von Pipelines

Um eine Pipeline zu löschen,gehen Sie zu Einstellungen, wählen Sie Pipelines, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Pipeline, wählen Sie Löschen und klicken Sie dann zur Bestätigung auf LÖSCHEN.

Hinweis: Dies löscht alle mit der Pipeline verbundenen Aufträge .

Anzeigen von zu Pipelines hinzugefügten Konten

Um herauszufinden, welche Konten zu einer bestimmten Pipeline oder zu einer Stufe in einer Pipeline hinzugefügt wurden:

1. Gehen Sie auf die Seite Clients oder Aufträge Seite des Bereichs Workflow und klicken Sie dann auf die Schaltfläche FILTER .
2. Wählen Sie einen Pipeline-Namen im Abschnitt Pipelines , wählen Sie Stufe und klicken Sie dann auf APPLY. Wählen Sie bei Bedarf mehrere Pipelines und Stufen aus.

Sie sehen dann eine Liste aller Kundenkonten, die der ausgewählten Pipeline und/oder Stufe hinzugefügt wurden.