Contact settings (login, notify, email sync, signatory)

TaxDome bietet Flexibilität in Ihrem CRM, so wie Ihre Kunden in der realen Welt eingerichtet sind. Jedes Konto kann mit mehreren Kontakten verknüpft werden, und jeder Kontakt kann mehrere E-Mail-Adressen haben. Beim Erstellen eines Kontos oder beim Importieren von Kunden können Sie die Berechtigungen und Benachrichtigungen einrichten. Außerdem können Sie update Sie können die Berechtigungen auch jederzeit in der Zukunft in großen Mengen aktualisieren. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie den Zugriff und die Benachrichtigungen für die E-Mails der einzelnen Kontakte in den einzelnen Konten einrichten.

Contact settings, explained

Contact settings control the basic permissions and notifications for your client interactions:

• Login defines if the client has portal access .

• Notify defines if the client will receive system notifications and which ones.

• Email sync defines if you will receive emails from clients inside TaxDome. 

• Signatory defines whether the contact can sign proposals & ELs or recurring invoices .

Each client account can be linked to multiple contacts, but you can configure contact settings for each linked contact separately. This allows you to provide portal access and other settings to specific contact linked to the client account without giving it to the other contacts. Contact settings are always linked to contact email, so if your contact has two or more emails, you can select different settings for each.

You can access contact settings:

• in the Info tab of a client account  

• when creating a new client account 

• during client list import

• in Ihrer Kontoliste.

Tipp

You can streamline client management and update contact settings in bulk. Learn more in the section below .

Anmeldung, erklärt: Verwaltung des Portalzugangs

When Login in the Info tab of the client profile is checked, the contact can access the TaxDome client portal. Usually, when you check the Login box, you may want to send the invitation to the client. However, you can check Login but choose to invite the clients later. This way, the account will be active but marked as Pending activation.

You can configure your portal to allow certain actions —such as viewing, signing, uploading documents, paying invoices and completing client requests—without requiring portal access.

Portalzugang aktivieren

You can check Login in the Info tab of the client account page to give portal access to the person to whom this email address belongs.

Was dies bewirkt:

• Der Nutzer erhält eine Einladung zur TaxDome Mandantenportal per E-Mail.
• Sobald sie die Einladung annehmen, können sie Anmelden auf der Mandantenportal besuchen.

Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Einladung an diesen Benutzer zu senden. Wenn Sie auf Senden klicken, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, akzeptiert die Person die Anfrage und erstellt ein Passwort. Der neue Benutzer wird dann automatisch mit dem Konto verknüpft. Jeder Benutzer hat seine eigenen Anmeldedaten für ein Konto.

Tipp

If you want to turn the Login on but send the invite later, consider updating contact settings from account list .

Zugang zum Portal entfernen

If someone no longer wants to have access to an account, go ahead and remove them. Under the Info tab of the account profile, uncheck the Login box to the right of the user’s email address. The account will remain intact; however, the user will no longer be able to access it.

Benachrichtigen, erklärt

The Notify setting in the Info tab of the client profile helps manage the system notifications sent to the specific client. You can turn it off completely or decide which types of notifications the client will receive.  

Wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen die Kunden erhalten sollen

Decide which notifications the user should get by clicking the three dots to the far right of the email address, then selecting Notification preferences.

Was die Kippschalter bedeuten:

• Documents: File upload:

  • Benachrichtigungen über neue, von der Firma hochgeladene Dokumente

• Dokumente: Unterschriftsanträge:

  • Anhängige Anträge auf Dokumente Signatur
  • Erinnerungen an ausstehende Dokumente Signatur

• Dokumente: Zulassungen:

  • Anträge auf Dokumente, die zur Genehmigung anstehen
  • Erinnerungen an zur Genehmigung anstehende Dokumente

• Nachrichten und Kundenaufgaben:

  • Notifications about new messages, including client tasks
  • Benachrichtigungen über neue Antworten in Chat-Themen

• Vorschläge:

  • Aufforderung zur Einreichung neuer Vorschläge
  • Erinnerungen an anhängige Vorschläge

• Organisatoren:

  • Anträge für neue Organisatoren
  • Erinnerungen an ausstehende Organisatoren

• Rechnungen und Zahlungen:

  • Anträge auf neue Rechnungen
  • Erinnerung an ausstehende Rechnungen
  • Bestätigungen für Rechnungszahlungen
  • Benachrichtigungen über ausgestellte Erstattungen

• Kundenanfragen:

  • Ersuchen um neue Kundenanfragen
  • Erinnerungen an ausstehende Anfragen

• Transactions:

  • The user will receive a weekly reminder email every Monday at 9:00 AM (in their time zone) with unanswered transaction questions.

E-Mail-Synchronisierung, erklärt

When this is enabled, you and your team can see and reply to the client’s emails right from TaxDome. 

Was dies bewirkt:

• If Email sync is enabled, the Email tab appears under the Communication tab in the client account. 

• All team members see all emails received from that address in the Inbox+ section and in the Communication tab of the account profile and be able to reply from TaxDome.

• Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mails und den E-Mails des Kontakts wird automatisch in TaxDome angezeigt.

• If Automatically save attachments is enabled , all future emails with attachments will automatically save the documents to the Docs section of the account.

Tipp

Check E-Mail-Synchronisierung for future clients who don’t yet have portal access (their Anmeldung is still unchecked), so you can receive emails from them, too.

Signatory, explained

Signatory defines whether the contact has authority to sign proposals & ELs or recurring invoices. When enabled, contacts can sign proposals, enter payment details for invoices included in proposals, and sign recurring invoices with payment details.

This setting is useful when you have multiple contacts linked to an account but only want specific contacts (such as primary account holders) to have signing authority.

For more information, read the Manage signers & signature authority for proposals article.

Update contact settings in bulk

Updating contact settings in bulk streamlines client management and saves time. This way, you can modify settings for all contacts linked to your selected accounts. To update contact settings in bulk, go to Clients > Accounts from the left menu bar and follow these steps:

1. Choose the clients by selecting checkboxes to the left of them.

2. Click More Actions and then select Edit login, notify, email sync.

3. Wählen Sie eine Aktion aus der Dropdown-Liste rechts neben jeder Einstellung:

• Nichts tun: Die Einstellung wird nicht aktualisiert.

• Für alle Kontakte aktivieren: Die Einstellung wird für alle Kontakte, die mit den Konten verknüpft sind, aktiviert.

• Login: Enabling Login allows you to select the Send invitations checkbox and add a message for the invitation email (optional).

• Notify: Enabling Notify allows you to toggle on Customize notification preferences and select the system notification types your clients will receive (optional).

• Für alle Kontakte deaktivieren: Die Einstellung wird für alle Kontakte, die mit den Konten verknüpft sind, deaktiviert.

Once done, you will receive an Inbox+ notification with a brief report on the bulk update result and a list of errors (if any).

Haben meine Kunden Zugang?

You can quickly check whether your clients have portal access and view their Login, Notify, and Email sync settings in the Clients > Accounts section of the left menu:

• Login: The ID column in your client list indicates whether at least one contact linked to the account has portal access. Statuses are color-coded so you can identify them at a glance in your accounts list: 

  • Grün means the client account is Activated. The account has at least one user that can log on.

  • Yellow means the client account is Pending activation. The invitation was sent, but the client hasn’t activated their account yet.

  • Gray means the client account is Not activated. The account exists on TaxDome, but the invitation was not sent, and the account doesn’t have users that can log in.

• Notify and Email sync: the Notify and Email sync columns indicate whether the setting is enabled for at least one contact linked to the client account.

Hinweis

If you don’t see these columns, customize your client account list to display them.

Mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen

Because a contact is a person, it’s natural that one contact might have several email addresses (personal, work, etc.). By default, each contact has one email address field, but you can manually create extra CRM fields or add ones while you’re creating new contacts manually or importing them .

In the account profile, open the Info tab, then review the Contacts section. Here, you can view all email addresses and phone numbers for the contacts linked to the account. If you want to add email addresses that aren’t listed, either add another linked contact or add another email address to the contact that is already linked.

Folgen Sie diesen Schritten:

• Create custom CRM email fields to store the additional email addresses.

• Update the existing contact to include an additional email address.

• Turn on the Login, Notify and/or Email sync settings for the email address if you need to.

Benachrichtigungen und E-Mails für Kunden, die zur Aktivierung anstehen

If you’ve turned on contact settings for a contact linked to an account, but they haven’t yet activated their account, they’ll still receive TaxDome email and system notifications:

• All regular email you send from TaxDome will go out to the recipient regardless of whether their account is activated or not. You also can receive Inbox+ notifications about new emails from that contact linked to the account (set this up in your Notification settings ).

• Alle Systembenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet und enthalten das Banner für die Kontoaktivierung am Anfang der E-Mail, bis das Konto aktiviert wurde.

You can always resend an invitation .

Ändern einer E-Mail-Adresse für einen Kunden

Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Kunden ändert, fügen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu, als wäre sie ein zusätzlicher Benutzer.

Hinweis

Achten Sie darauf, dass Sie die veraltete E-Mail-Adresse nicht sofort entfernen.

Gehen Sie stattdessen folgendermaßen vor:

1. Update the client contact to include the new email address instead of the old one.

2. Check the Login box and wait for the user to accept the invitation sent to the new email address, so that they don’t lose access to their account. 

3. Sobald der Kunde die Einladung angenommen hat, löschen Sie seine vorherige E-Mail-Adresse aus dem Abschnitt AbschnittUnverknüpfte E-Mails, indem Sie die Anmeldung deaktivieren.

Tipp

Wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern, bevor die eingeladene Person auf den Einladungslink klickt, wird sie aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Es wird eine neue Einladungs-E-Mail an die aktualisierte E-Mail-Adresse gesendet.

How clients can switch between accounts in the client portal

They can switch to the other account anytime later by clicking on the to-dos in the other accounts at the bottom of the Home page or by selecting the other account from the top right of the page.

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