CRM (Einfach): Kontakteinstellungen (Anmeldung, Benachrichtigung, E-Mail-Synchronisation)

TaxDome bietet Flexibilität in Ihrem CRM, so wie Ihre Kunden in der realen Welt eingerichtet sind. Jedes Konto kann mit mehreren Kontakten verknüpft werden und jeder Kontakt kann mehrere E-Mails haben. Beim Anlegen eines Kontos oder beim Importieren von Kunden können Sie die Berechtigungen und Benachrichtigungen einrichten. Außerdem können Sie update Sie können die Berechtigungen auch jederzeit in der Zukunft ändern. In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie den Zugriff und die Benachrichtigungen für die E-Mails der einzelnen Kontakte in den einzelnen Konten einrichten.

Kontaktknöpfe, erklärt

Kontaktschalter ändern die Grundeinstellungen für Ihre Kundeninteraktionen:

Jedes Kundenkonto kann mit mehreren Kontakten verknüpft werden, aber Sie können für jeden verknüpften Kontakt separate Kontakt-Toggles einrichten. Auf diese Weise können Sie einem bestimmten Kontakt, der mit dem Kundenkonto verknüpft ist, den Zugang zum Portal und andere Einstellungen gewähren, ohne dies den anderen Kontakten mitzuteilen. Kontakt-Toggles sind immer mit der Kontakt-E-Mail verknüpft. Wenn Ihr Kontakt also zwei oder mehr E-Mails hat, können Sie für jede unterschiedliche Einstellungen wählen.

Sie können auf die Kontakt-Toggles zugreifen:

Tipp

Tipp! Sie können die Kundenverwaltung rationalisieren und Kontaktwechsel in großen Mengen einstellen. Erfahren Sie mehr im folgenden Abschnitt.

Anmeldung, erklärt: Verwaltung des Portalzugangs

Wenn das Login auf der Registerkarte "Info" des Kundenprofils aktiviert ist, kann der Kontakt auf TaxDome Mandantenportal zugreifen. Wenn Sie das Login aktivieren, möchten Sie dem Kunden normalerweise eine Einladung schicken. Sie können die Anmeldung jedoch auch einschalten und die Kunden erst später einladen. Auf diese Weise ist das Konto zwar aktiv, aber als " Aktivierung ausstehend" gekennzeichnet.

Sie können Ihr Portal so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen - wie dasAnzeigen, Signieren, Hochladen von Dokumenten, Bezahlen von Rechnungen und Ausfüllen von Kundenanfragen - auch ohne Portalzugang möglich sind.

Portalzugang aktivieren

Sie können auf der Registerkarte Info der Kundenkontoseite die Option Login aktivieren, um der Person, der diese E-Mail-Adresse gehört, Zugang zum Portal zu gewähren.

Was dies bewirkt:

  • Der Nutzer erhält eine Einladung zur TaxDome Mandantenportal per E-Mail.
  • Sobald sie die Einladung annehmen, können sie Anmelden auf der Mandantenportal besuchen.

Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, werden Sie aufgefordert, eine E-Mail-Einladung an diesen Benutzer zu senden. Wenn Sie auf Senden klicken, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, akzeptiert die Person die Anfrage und erstellt ein Passwort. Der neue Benutzer wird dann automatisch mit dem Konto verknüpft. Jeder Benutzer hat seine eigenen Anmeldedaten für ein Konto.

Tipp

Tipp! Wenn Sie die Anmeldung einschalten, die Einladung aber erst später versenden möchten, sollten Sie die Kontaktumschaltungen in der Kontenliste aktualisieren.

Zugang zum Portal entfernen

Wenn eine Person keinen Zugang mehr zu einem Konto haben möchte, entfernen Sie sie einfach. Schalten Sie auf der Registerkarte "Info" des Kontoprofils die Option " Anmelden" rechts neben der E-Mail-Adresse des Benutzers aus. Das Konto bleibt erhalten, aber der Benutzer kann nicht mehr darauf zugreifen.

Benachrichtigen, erklärt

Der Schalter Benachrichtigung auf der Registerkarte Info des Kundenprofils hilft bei der Verwaltung der Systembenachrichtigungen, die an den jeweiligen Kunden gesendet werden. Sie können diese Funktion vollständig deaktivieren oder festlegen, welche Arten von Benachrichtigungen der Kunde erhalten soll.  

Tipp

Tipp! Sie können Kopien aller TaxDome E-Mails erhalten, die an Kunden gesendet werden. Hier erfahren Sie, wie Sie den Empfang von Systembenachrichtigungen einrichten können, dieTaxDome an Kunden sendet.

Wählen Sie aus, welche Benachrichtigungen die Kunden erhalten sollen

Legen Sie fest, welche Benachrichtigungen der Benutzer erhalten soll, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der E-Mail-Adresse klicken und dann Benachrichtigungseinstellungen auswählen.

Was die Kippschalter bedeuten:

Dokumente: Hochladen von Dateien

  • Benachrichtigungen über neue, von der Firma hochgeladene Dokumente

Dokumente: Unterschriftsanträge

  • Anhängige Anträge auf Dokumente Signatur
  • Erinnerungen an ausstehende Dokumente Signatur

Dokumente: Zulassungen

  • Anträge auf Dokumente, die zur Genehmigung anstehen
  • Erinnerungen an zur Genehmigung anstehende Dokumente

Nachrichten und Kundenaufgaben

Vorschläge

  • Aufforderung zur Einreichung neuer Vorschläge
  • Erinnerungen an anhängige Vorschläge

Veranstalter

  • Anträge für neue Organisatoren
  • Erinnerungen an ausstehende Organisatoren

Rechnungen und Zahlungen

  • Anträge auf neue Rechnungen
  • Erinnerung an ausstehende Rechnungen
  • Bestätigungen für Rechnungszahlungen
  • Benachrichtigungen über ausgestellte Erstattungen

Kundenanfragen

  • Ersuchen um neue Kundenanfragen
  • Erinnerungen an ausstehende Anfragen

E-Mail-Synchronisierung, erklärt

Wenn diese Funktion aktiviert ist, können Sie und Ihr Team die E-Mails des Kunden direkt auf TaxDome einsehen und beantworten. 

Was dies bewirkt:

  • Wenn die E-Mail-Synchronisierung aktiviert ist, wird die Registerkarte E-Mail unter Mandantenportal angezeigt. 
  • Alle Teammitglieder sehen alle von dieser Adresse erhaltenen E-Mails im Inbox+ und in der Registerkarte " E-Mail" des Kontoprofils und können von TaxDome aus antworten.
  • Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mails und den E-Mails des Kontakts wird automatisch auf TaxDome angezeigt.
  • Wenn die Option " Anhänge automatisch speichern" aktiviert ist, werden alle zukünftigen E-Mails mit Anhängen automatisch im Bereich " Dokumente" des Kundenkontos gespeichert.
Tipp

Tipp! Schalten Sie die E-Mail-Synchronisierung für künftige Kunden ein, die noch keinen Portalzugang haben (ihr Login ist noch nicht aktiviert), damit Sie auch von ihnen E-Mails erhalten können.

Update Kontaktknöpfe in der Masse

Die Massenaktualisierung von Kontakt-Toggles vereinfacht die Kundenverwaltung und spart Zeit. Auf diese Weise können Sie die Einstellungen für alle Kontakte ändern, die mit Ihren ausgewählten Konten verknüpft sind. Um Kontakt-Toggles in der Masse zu setzen, gehen Sie zu Kunden > Konten in der linken Menüleiste und folgen Sie diesen Schritten:

1. Wählen Sie die Kunden aus, indem Sie die Kontrollkästchen links neben ihnen aktivieren.

2. Klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann Anmeldung, Benachrichtigung, E-Mail-Synchronisation bearbeiten.

3. Wählen Sie eine Aktion aus der Dropdown-Liste rechts neben jeder Einstellung:

  • Nichts tun: Die Einstellung wird nicht aktualisiert.
  • Für alle Kontakte einschalten: Die Einstellung wird für alle mit den Konten verbundenen Kontakte aktiviert.
    • Anmeldung: Wenn Sie die Anmeldung aktivieren, können Sie das Kontrollkästchen Einladungen senden aktivieren und eine Nachricht für die Einladungs-E-Mail hinzufügen(optional).
    • Benachrichtigen: Wenn Sie die Option Benachrichtigen aktivieren, können Sie die Benachrichtigungseinstellungen anpassen und die Arten von Systembenachrichtigungen auswählen, die Ihre Kunden erhalten sollen(optional).
  • Für alle Kontakte deaktivieren: Die Einstellung wird für alle Kontakte, die mit den Konten verknüpft sind, deaktiviert.

Sobald dies geschehen ist, erhalten Sie eine Inbox+ Benachrichtigung mit einem kurzen Bericht über das update Ergebnis und eine Liste der Fehler (falls vorhanden).

Haben meine Kunden Zugang?

Sie können die Login-, Benachrichtigungs- und E-Mail-Synchronisationseinstellungen Ihrer Kunden ganz einfach überprüfen. To do Gehen Sie dazu in der linken Menüleiste auf Kunden > Konten:

  • Anmeldung: Die ID Spalte in Ihrer Kundenliste zeigt an, ob mindestens ein mit dem Konto verbundener Kontakt ein Portal hat. 
    • Grün bedeutet, dass das Kundenkonto aktiv ist, d. h. dass es mindestens einen Benutzer gibt, der sich anmelden kann. Konten , deren Aktivierung noch aussteht, erscheinen ebenfalls aktiv. 
    • Beige bedeutet, dass das Kundenkonto offline ist. Es existiert auf TaxDome , hat aber keine Benutzer, die Anmelden können (es wurden noch keine Einladungen verschickt).

  • Benachrichtigung und E-Mail-Synchronisation: Die Spalten Benachrichtigung und E-Mail-Synchronisation in Ihrer Kontenliste zeigen an, ob die Einstellung für mindestens einen mit dem Kundenkonto verknüpften Kontakt aktiviert ist.

Hinweis

Hinweis! Passen Sie Ihre Kundenkontenliste an, falls einige Spalten ausgeblendet sind.

Mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen

Da es sich bei einem Kontakt um eine Person handelt, ist es nur natürlich, dass ein Kontakt mehrere E-Mail-Adressen hat (privat, geschäftlich usw.). Standardmäßig verfügt jeder Kontakt über ein E-Mail-Adressfeld, aber Sie können manuell zusätzliche E-Mail-Adressfelder erstellen CRM oder fügen Sie Felder hinzu, während Sie neue Kontakte manuell erstellen oder importieren.

Öffnen Sie im Kontoprofil die Registerkarte Info und sehen Sie sich dann den Abschnitt Kontakte an. Hier sehen Sie alle E-Mail-Adressen der mit dem Konto verbundenen Kontakte. Wenn Sie E-Mail-Adressen hinzufügen möchten, die nicht aufgelistet sind, können Sie entweder einen weiteren verknüpften Kontakt hinzufügen oder fügen Sie eine weitere E-Mail-Adresse zu dem bereits verknüpften Kontakt hinzu.

Folgen Sie diesen Schritten:

  1. Benutzerdefinierte erstellen CRM E-Mail-Felder , um die zusätzlichen E-Mail-Adressen zu speichern.
  2. Update den bestehenden Kontakt , um eine zusätzliche E-Mail-Adresse einzufügen.
  3. Aktivieren Sie bei Bedarf die Kippschalter Login, Benachrichtigung und/oder E-Mail-Synchronisation für die E-Mail-Adresse (mehr zu den Kippschaltern siehe unten).

Benachrichtigungen und E-Mails für Kunden, die zur Aktivierung anstehen

Wenn Sie für einen Kontakt, der mit einem Konto verknüpft ist, die Kontaktkippschalter aktiviert haben, dieser aber sein Konto noch nicht aktiviert hat, erhält er dennoch TaxDome E-Mail- und Systembenachrichtigungen:

  • Alle regulären E-Mails, von denen aus Sie senden TaxDome wird an den Empfänger gesendet, unabhängig davon, ob sein Konto aktiviert ist oder nicht. Sie können auch erhalten Inbox+Benachrichtigungen über neue E-Mails von diesem Kontakt, der mit dem Konto verknüpft ist (richten Sie dies in Ihren Benachrichtigungseinstellungen ein).
  • Alle Systembenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet und enthalten das Banner für die Kontoaktivierung am Anfang der E-Mail, bis das Konto aktiviert wurde.

Sie können jederzeit eine neue Einladung verschicken.

Ändern einer E-Mail-Adresse für einen Kunden

Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Kunden ändert, fügen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu, als wäre sie ein zusätzlicher Benutzer.

Tipp

Achtung! Achten Sie darauf, dass Sie die veraltete E-Mail-Adresse nicht sofort löschen.

Gehen Sie stattdessen folgendermaßen vor:

1. Update Der Kundenkontakt , um die neue E-Mail-Adresse anstelle der alten anzugeben.

2. Aktivieren Sie den Kippschalter für die Anmeldung und warten Sie, bis der Benutzer die an die neue E-Mail-Adresse gesendete Einladung akzeptiert hat, damit er den Zugang zu seinem Konto nicht verliert. 

3. Sobald der Kunde die Einladung angenommen hat, löschen Sie seine vorherige E-Mail-Adresse aus dem Abschnitt " Unverknüpfte E-Mails" , indem Sie die Option "Login" deaktivieren.

Tipp

Hinweis! Wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern, bevor die eingeladene Person auf den Einladungslink klickt, wird sie aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Es wird eine neue Einladungs-E-Mail an die aktualisierte E-Mail-Adresse gesendet.

Wie die Kunden zwischen den Konten auf dem Mandantenportal

Da ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft sein kann, können einige Ihrer Kunden mit einer E-Mail Zugang zu verschiedenen Konten haben (z. B. zu ihrem Familienkonto und zu ihrem Geschäftskonto). Bei der Anmeldung sehen sie das Popup-Fenster zur Auswahl des gewünschten Kontos und die Benachrichtigung mit dem Konto, mit dem sie sich angemeldet haben, oben auf dem Bildschirm. Die Benachrichtigung oben kann bis zur nächsten Anmeldung geschlossen werden, indem man auf das X ganz rechts daneben klickt.

Sie können das Pop-up später jederzeit aufrufen, indem sie auf den Link Konto wechseln unten in der blauen Seitenleiste oder rechts von der Benachrichtigung oben klicken.

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