Organisatoren automatisch versenden & Link zu Aufträge

You can have your organizers created and sent automatically. Once a client submits the organizer, the job moves automatically to the next stage of the pipeline . To make automation magic happen, set up the Create organizer automation and turn on the Automove feature.

Richten Sie eine Stufe für die Erstellung der Fragebogen ein und aktivieren Sie dann die automatische Übertragung.

Ein perfekt automatisierter Prozess beginnt immer mit der Auswahl des richtigen Ortes dafür in Ihrem workflow. Dies können Sie in drei einfachen Schritten tun: Erstellen Sie eine Fragebogen , fügen Sie eine Automatisierung den Versand des Fragebogen hinzu und aktivieren Sie dann die Automove-Option. 

Sehen Sie sich das Videobeispiel unten an und lesen Sie dann, wie Sie den Versand Ihrer Organisatoren automatisieren können:

So richten Sie die Stufe ein, Stufe den Fragebogen Automove zu erstellen:

1. Sie benötigen eine Fragebogen , um die erforderlichen Dokumente und Informationen von einem Kunden anzufordern. Wenn Sie keine Fragebogen haben, können Sie diese erstellen, indem Sie beim Hinzufügen der Automatisierung auf „Neue Vorlage“ klicken.

2. Make sure you have a stage in your pipeline for sending an organizer, then add the Create organizer automation. This way, once the job enters this stage, a new organizer is automatically sent to the client. At the same time, the organizer will be linked to the job . 

3. Stellen Sie sicher, dass Sie die Aufträge „Automove Aufträge für die Stufe haben. Sobald der Fragebogen von einem Kunden eingereicht Fragebogen , Auftrag der Auftrag automatisch in die nächste Stufe verschoben.

Wenn Ihre Fragebogen eine Dokumenten-Checkliste enthält, Auftrag der Auftrag Stufe zur nächsten Stufe weitergeleitet, wenn der Kunde alle Punkte der Checkliste ausgefüllt und den Fragebogen abgeschickt hat. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Versenden von Checklisten an Organisatoren automatisieren können .

Hinweis

Wenn der Fragebogen archiviert Fragebogen , wird die automatische Verschiebung nicht ausgelöst.

Verknüpfen Sie Fragebogen manuell mit einer Auftrag

Organisatoren können Aufträge einem Firmeninhaber, Administrator oder jedem Mitarbeiter, der Zugriffsrechte für die Verwaltung von Organisatoren erhalten hat, mit Aufträge verknüpft werden. Sobald der Fragebogen manuell verknüpft Fragebogen , funktioniert die Aufträge automatisch verschieben” genauso wie bei Organisatoren, die automatisch gesendet und verknüpft werden: Wenn der Kunde oder Firmenmitarbeiter den Fragebogen einreicht, Auftrag der Auftrag in die nächste Stufe verschoben.

Es gibt drei Möglichkeiten, eine Fragebogen manuell zu verlinken:

• Von einer Auftrag Karte: Öffnen Sie die Karte Auftrag , klicken Sie im Abschnitt " Verknüpfung" auf " Verknüpfung ", wählen Sie " Organisatoren" und wählen Sie dann die Organisatoren aus. Oder klicken Sie im Abschnitt " Verknüpfung" auf " Neu", wählen Sie " Organisatoren" und erstellen Sie eine neue Fragebogen , die mit der Auftrag verknüpft ist.

• Auf dem Fragebogen erstellen“: Klicken Sie auf „Mit Aufträge verknüpfen“ und wählen Sie dann die Aufträge aus. Nach der Verknüpfung werden die Aufträge angezeigt, und Sie sehen die Auftrag und pipelines , zu denen pipelines gehören.

• Aus der Organizer-Liste eines Kunden: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Fragebogen, klicken Sie auf „Mit Aufträge verknüpfen“, wählen Sie die Aufträge der Liste aus und klicken Sie dann auf bestätigen.

Standardmäßig werden beim Verknüpfen von Veranstaltern von einer Auftrag Karte und bei der Auswahl aus vorhandenen Veranstaltern nur ausstehende Veranstalter angezeigt. Sie können die Liste nach status filtern:

• Ausstehend zeigt alle aktiven Organisatoren an, die noch nicht eingereicht wurden.

• Beendet zeigt alle eingereichten Organisatoren an.

• Aktiv zeigt alle ausstehenden und beendeten Organisatoren an, die derzeit verwendet werden.

• Archiviert zeigt alle ausstehenden und abgeschlossenen Organisatoren, die nicht mehr verwendet werden.

• Alle Veranstalter in allen oben genannten Status.

Unabhängig von der gewählten Option können Sie so viele Organisatoren wie nötig mit einem Auftrag verbinden.

Nach der Verknüpfung werden die Organisatoren im Abschnitt „Verknüpft > Organisatoren” auf der rechten Seite der Auftrag angezeigt. Wenn der Fragebogen eine Checkliste Fragebogen , kann dessen Fortschritt direkt von der Auftrag aus verfolgt werden.

Hinweis

Wenn der Fragebogen nicht eingereicht Fragebogen und Sie den Auftrag manuell Auftrag Stufe andere Stufe verschieben, werden Sie aufgefordert, zu entscheiden, was to do dem ausstehenden Fragebogen to do Fragebogen weitere Details finden Sie unter Lesen Sie mehr über den Umgang mit unvollendeten Elementen beim Verschieben von Aufträge ).

Hochgeladene Dokumente automatisch organisieren

Wenn Sie einen wiederkehrenden Service wie die monatliche Buchhaltung anbieten, können Sie die Organisation der Kundendokumente automatisieren. Die hochgeladenen Dokumente werden automatisch in monatliche Ordner sortiert – ganz ohne manuellen Aufwand.

To do :

• Set up a Monthly Bookkeeping pipeline with job recurrence enabled.
• In der ersten Stufe fügen Sie die Automatisierung Fragebogen erstellen“ hinzu, Automatisierung den monatlichen Fragebogen zu versenden.

• Aktivieren Sie in der Fragebogen die Option „Zielordner für Dokument-Uploads anpassen “ und fügen Sie den Shortcode [CURRENT_MONTH_NAME] zum Ordnernamen hinzu.

Dann, jedes Mal, wenn der wiederkehrende Auftrag :

1. Ein neuer Fragebogen automatisch versandt.

2. Der Kunde lädt Dokumente hoch.

3. Es wird ein neuer Ordner erstellt, der dynamisch nach dem aktuellen Monat benannt wird, sodass alle Dokumente übersichtlich sortiert bleiben.

Diese Konfiguration sorgt dafür, dass hochgeladene Dokumente automatisch nach Monaten gruppiert werden, sodass die Ordner ohne manuellen Aufwand übersichtlich und organisiert bleiben.

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