Vorschläge und wiederkehrende Rechnungen: Verwaltung der Kontaktperson(en) mit Unterschriftsberechtigung

Einige Ihrer Konten können mit mehreren Kontakten verknüpft sein. Wenn Sie Vorschläge oder wiederkehrende Rechnungen besprechen, sollten Sie dies unbedingt im Hinterkopf behalten, denn Sie müssen wissen, welche Nutzer des Kontos unterschreiben müssen. Im Folgenden erklären wir Ihnen dies im Detail und geben Ihnen eine Anleitung, wie Sie sehen können, ob ein Vorschlag signiert ist.

Hier finden Sie folgende Informationen:

• Unterschriftsberechtigung, erläutert
• Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung
• Woran erkenne ich, dass ein Kunde ein Angebot unterzeichnet hat?
• Einsicht in die Kundenkonten mit ausstehenden und/oder teilweise unterzeichneten Vorschlägen

Unterschriftsberechtigung, erläutert

Die Einstellung der Zeichnungsberechtigung im Profil des Kontos wird für jeden Kontakt separat konfiguriert. Betrachten Sie diese Einstellung als eine Art "Zugangsrechte" für Ihre Kunden. 

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Beachten Sie, dass unter der E-Mail-Adresse des Kontakts " Unterschriftsberechtigung " steht.

Wenn aktiviert, können Kontakte:

• Unterschreiben Sie Angebote und geben Sie die Zahlungsdaten für die darin enthaltenen Rechnungen ein.
• Signieren Sie wiederkehrende Rechnungen und geben Sie deren Zahlungsdaten ein. 

Allerdings gibt es bei beiden Funktionen einen Unterschied in der Funktionsweise: 

• Bei Vorschlägen müssen alle Benutzer mit aktivierter Unterschriftsberechtigung unterschreiben (der letzte, der unterschreibt, muss die Zahlungsdaten eingeben, wenn der Vorschlag eine Rechnung enthält). Der Vorschlag gilt als unterzeichnet, wenn alle Benutzer unterschrieben haben. 
• Bei wiederkehrenden Rechnungen muss mindestens ein Benutzer mit aktivierter Unterschriftsberechtigung die Zahlungsdetails eingeben und unterschreiben. Nachdem ein Benutzer unterschrieben hat, wird wiederkehrende Rechnung aktiv, und die anderen Kontakte des Kontos müssen nichts weiter unternehmen.

Beachten Sie die folgenden Hinweise zur Einstellung der Unterschriftsberechtigung :

• Wenn die Unterschriftsberechtigung für alle mit einem Konto verknüpften Kontakte deaktiviert ist, gibt es niemanden, an den ein Vorschlag/wiederkehrende Rechnung gesendet werden kann. Wenn Sie also versuchen, to do zu ändern, erhalten Sie eine Fehlermeldung und eine Inbox+ Benachrichtigung mit einer Liste der Konten, die nicht unterschreiben können. Diese Kontakte werden keine Benachrichtigungen erhalten.
• Sobald ein Vorschlag versendet wurde, können Sie keine weiteren Unterzeichner hinzufügen. Um Änderungen vorzunehmen, löschen Sie den Vorschlag, wählen Sie die gewünschten Einstellungen für jeden Kontakt und senden Sie einen neuen Vorschlag.
• Wenn ein Kontakt einen Vorschlag unterschreibt und andere nicht, aber dann entfernt werden, wird der Vorschlag als vollständig unterschrieben betrachtet. Sie erhalten eine Benachrichtigung darüber in Ihrem Inbox+.

Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung

Standardmäßig ist bei allen Kontakten mit Login-Zugang die Einstellung Unterschriftsberechtigung aktiviert. Sie können sie deaktivieren, indem Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils navigieren und auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Kontakts klicken. 

Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Unterschriftsberechtigung für die Benutzer deaktivieren möchten: 

• Einer der Kontakte des Familienkontos ist ein Ehepartner. Wenn Sie die Unterschriftsberechtigung für diese Personen deaktivieren, wird die Unterzeichnung des Vorschlags beschleunigt, da nur der Hauptkontonutzer unterschreiben muss.
• Sie haben verschiedene Firmenmitglieder, die dem Geschäftskonto hinzugefügt wurden. Durch die Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung für diejenigen, die keine Entscheidungsträger sind, können Sie sicherstellen, dass sie nicht versehentlich die wiederkehrende Rechnung unterzeichnen. 

Woran erkenne ich, dass ein Kunde ein Angebot unterzeichnet hat?

Sobald der Nutzer eines Kontos einen Vorschlag unterzeichnet hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer E-Mail und Inbox+. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf den Link Gehe zu. .., um die Seite Signatur status aufzurufen.

Wenn für mehrere mit dem Konto verknüpfte Kontakte die Unterschriftsberechtigung aktiviert ist, können Sie sehen, welche Kontakte das Dokument unterzeichnet haben und welche nicht.

Hinweis! Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen jederzeit ändern.

Einsicht in die Kundenkonten mit ausstehenden und/oder teilweise unterzeichneten Vorschlägen

Sie können sehen, welche Vorschläge teilweise unterzeichnet sind, indem Sie in der linken Menüleiste auf Abrechnung > Vorschläge & ELs oder im Profil eines Kundenkontos auf die Registerkarte Vorschläge & ELs gehen. Die erste Zahl in der Spalte SIGNIERT zeigt die Anzahl der mit dem Konto verknüpften Kontakte, die den Vorschlag unterzeichnet haben, die zweite die Gesamtzahl der erforderlichen Unterzeichner.

Es ist auch möglich, die Liste Ihrer Kundenkonten zu filtern, um zu sehen, welche Angebote teilweise unterzeichnet wurden:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste + Filter .

2. Wählen Sie unter Vorschläge & ELs die Option Teilweise unterschrieben.