Vorschläge und wiederkehrende Rechnungen: Verwaltung der Kontaktperson(en) mit Unterschriftsberechtigung

Einige Ihrer Konten können mit mehreren Kontakten verknüpft sein. Wenn Sie Vorschläge oder wiederkehrende Rechnungen besprechen, sollten Sie dies unbedingt im Hinterkopf behalten, denn Sie müssen wissen, welche Nutzer des Kontos unterschreiben müssen. Im Folgenden erklären wir Ihnen dies im Detail und geben Ihnen eine Anleitung, wie Sie sehen können, ob ein Vorschlag signiert ist.

Hier finden Sie folgende Informationen:

• Unterschriftsberechtigung, erläutert
• Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung
• Woran erkenne ich, dass ein Kunde ein Angebot unterzeichnet hat?
• Einsicht in die Kundenkonten mit ausstehenden und/oder teilweise unterzeichneten Vorschlägen

Unterschriftsberechtigung, erläutert

Die Einstellung der Zeichnungsberechtigung im Profil des Kontos wird für jeden Kontakt separat konfiguriert. Betrachten Sie diese Einstellung als eine Art "Zugangsrechte" für Ihre Kunden. 

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Beachten Sie, dass unter der E-Mail-Adresse des Kontakts " Unterschriftsberechtigung " steht.

Wenn aktiviert, können Kontakte:

• Unterschreiben Sie Angebote und geben Sie die Zahlungsdaten für die darin enthaltenen Rechnungen ein.
• Signieren Sie wiederkehrende Rechnungen und geben Sie deren Zahlungsdaten ein. 

Allerdings gibt es bei beiden Funktionen einen Unterschied in der Funktionsweise: 

• Bei Vorschlägen müssen alle Benutzer mit aktivierter Unterschriftsberechtigung unterschreiben (der letzte, der unterschreibt, muss die Zahlungsdaten eingeben, wenn der Vorschlag eine Rechnung enthält). Der Vorschlag gilt als unterzeichnet, wenn alle Benutzer unterschrieben haben. 
• For recurring invoices, at least one user with Signatory authority enabled must enter the payment details and sign. After one user has signed, a recurring invoice becomes active, and no other action is needed from the other contacts of the account.

Beachten Sie die folgenden Hinweise zur Einstellung der Unterschriftsberechtigung :

• ❌ If signatory authority is disabled for all the contacts linked to an account, there won’t be anyone to send a proposal/recurring invoice to—so if you try to do this, you’ll receive an error message and an Inbox+ notification with a list of accounts unable to sign. Such contacts will not receive any notifications.
• Sobald ein Vorschlag versendet wurde, können Sie keine weiteren Unterzeichner hinzufügen. Um Änderungen vorzunehmen, löschen Sie den Vorschlag, wählen Sie die gewünschten Einstellungen für jeden Kontakt und senden Sie einen neuen Vorschlag.
• Wenn ein Kontakt einen Vorschlag unterschreibt und andere nicht, aber dann entfernt werden, wird der Vorschlag als vollständig unterschrieben betrachtet. Sie erhalten eine Benachrichtigung darüber in Ihrem Inbox+.

Deaktivierung der Zeichnungsberechtigung

Standardmäßig ist bei allen Kontakten mit Login-Zugang die Einstellung Unterschriftsberechtigung aktiviert. Sie können sie deaktivieren, indem Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils navigieren und auf die drei Punkte rechts neben dem Namen des Kontakts klicken. 

Dies ist der Zeitpunkt, an dem Sie die Unterschriftsberechtigung für die Benutzer deaktivieren möchten: 

• Einer der Kontakte des Familienkontos ist ein Ehepartner. Wenn Sie die Unterschriftsberechtigung für diese Personen deaktivieren, wird die Unterzeichnung des Vorschlags beschleunigt, da nur der Hauptkontonutzer unterschreiben muss.
• You have different company members added to the business account. Disabling the signatory authority for those of them who are not decision-makers can ensure that they will not sign the recurring invoice accidentally. 

Woran erkenne ich, dass ein Kunde ein Angebot unterzeichnet hat?

Sobald der Nutzer eines Kontos einen Vorschlag unterzeichnet hat, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrer E-Mail und Inbox+. Klicken Sie auf den Namen des Dokuments oder auf den Link Gehe zu. .., um die Seite Signatur status aufzurufen.

Wenn für mehrere mit dem Konto verknüpfte Kontakte die Unterschriftsberechtigung aktiviert ist, können Sie sehen, welche Kontakte das Dokument unterzeichnet haben und welche nicht.

Hinweis! Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen jederzeit ändern.

Einsicht in die Kundenkonten mit ausstehenden und/oder teilweise unterzeichneten Vorschlägen

Sie können sehen, welche Vorschläge teilweise unterzeichnet sind, indem Sie in der linken Menüleiste auf Abrechnung > Vorschläge & ELs oder im Profil eines Kundenkontos auf die Registerkarte Vorschläge & ELs gehen. Die erste Zahl in der Spalte SIGNIERT zeigt die Anzahl der mit dem Konto verknüpften Kontakte, die den Vorschlag unterzeichnet haben, die zweite die Gesamtzahl der erforderlichen Unterzeichner.

Es ist auch möglich, die Liste Ihrer Kundenkonten zu filtern, um zu sehen, welche Angebote teilweise unterzeichnet wurden:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und klicken Sie dann auf die Dropdown-Liste + Filter .

2. Wählen Sie unter Vorschläge & ELs die Option Teilweise unterschrieben.