So importieren Sie aus SmartVault

Sind Sie bereit, Ihre Kunden von SmartVault auf TaxDome umzustellen? Hier zeigen wir Ihnen in drei Schritten, wie es geht.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Schritt 1. Exportieren einer Kundenliste aus SmartVault

So exportieren Sie Kundendaten aus SmartVault in eine CSV-Datei:

1. Öffnen Sie die SmartVault WEB-Anwendung.

2. Wählen Sie im linken Menü die OptionClients.

3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche In CSV exportieren und speichern Sie dann Ihre Datei.

Schritt 2. Bereiten Sie eine CSV-Datei vor (Wir können helfen!)

Wenn Sie Ihre Daten aus ShareFile in TaxDome importieren, denken Sie daran, dass es einen Unterschied zwischen Konten und Kontakten gibt:

  • Konten sind die Einrichtungen, für die Sie arbeiten und die Sie in Rechnung stellen, sei es eine Firma, ein Unternehmen, eine Organisation (ein nicht-persönliches Konto) oder eine Einzelperson (ein persönliches Konto). 
  • Kontakte sind die tatsächlichen Personen, mit denen Sie interagieren. ЕJedes Kundenkonto auf TaxDome hat einen oder mehrere verknüpfte Kontakte.

Weitere Informationen über die Einrichtung der verschiedenen Kontenarten finden Sie hier.

Wenn Sie eine Kalkulationstabelle to do für einen Import vorbereiten, sollten Sie die folgenden Grundregeln beachten, um eine reibungslose Datenübertragung zu gewährleisten:

  • Geben Sie nur einen Kontakt pro Tabellenkalkulationszeile ein, auch wenn mehrere Kontakte mit demselben Konto verknüpft sind.
    • Tipp

    Tipp: Wenn Ihre Software eine CSV-Datei mit einem Steuerzahler und einem Ehepartner in derselben Zeile erzeugt, müssen Sie diese nicht manuell bearbeiten. Folgen Sie stattdessen den Anweisungen hier.

    • Wenn Sie mehrere Konten mit demselben Kontakt importieren möchten, erstellen Sie für jedes Konto eine Zeile und geben Sie dann für jedes Konto die gleichen Kontaktinformationen in die entsprechenden Spalten ein. Beispiele finden Sie hier.
    • Um mehrere Kontakte zu importieren, die dasselbe Konto haben, erstellen Sie eine Zeile für jeden Kontakt und geben Sie denselben Kontonamen in die entsprechende Spalte ein. Beispiele finden Sie hier.

    Schritt 3. Importieren Sie die Daten aus der CSV-Datei in TaxDome

    1. Hochladen der CSV-Datei

    Gehen Sie zu Kunden > Konten und klicken Sie dann auf Importieren. Sie können die Schaltfläche Importieren auch von der Seite Kontakte aus aufrufen.

    Ziehen Sie die CSV-Datei per Drag-and-Drop oder klicken Sie auf Durchsuchen , um die Datei auf Ihrem Desktop zu suchen.

    2. Kartenkonten (optional)

    Tipp

    Tipp: Springen Sie zu Schritt 4, wenn Sie nur Kontakte importieren und keine Konten erstellen möchten.

    Wenn Sie Konten erstellen möchten, erfahren Sie hier, wie:

    1. Kontoname zuordnen: Wählen Sie den Namen der Spaltenüberschrift in Ihrer Kalkulationstabelle, der der Eigenschaft TaxDome Kontoname entspricht. Wenn der Name der Spaltenüberschrift in Ihrer Kalkulationstabelle Kontoname lautet, wird er automatisch der Eigenschaft TaxDome Kontoname zugeordnet, da sie denselben Namen haben.  

    2. Kontotyp: Wählen Sie eine Option, um festzulegen, wie Sie die Kontoart auf Ihre importierten Kunden anwenden möchten.

    3. Kontofelder zuordnen: Sie können beliebige Daten aus Ihrer Kalkulationstabelle als benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten hinzufügen. Überprüfen Sie alle Spaltenüberschriften auf der linken Seite und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü Aktion entweder Benutzerdefiniertes Feld ignorieren oder synchronisieren . Wenn Sie Benutzerdefiniertes Feld synchronisieren wählen, wählen Sie das benutzerdefinierte Feld aus dem Dropdown-Menü in der Spalte TaxDome . 

    3. Einstellungen definieren (optional)

    In diesem Schritt können Sie die Einstellungen für alle importierten Konten gemeinsam anwenden. 

    • Verknüpfte Kontakte: Geben Sie neuen TaxDome Konten Zugang zum Portal, entscheiden Sie, wer Systembenachrichtigungen erhalten soll, und ob Sie die E-Mails des Benutzers von TaxDome aus einsehen können möchten. Weitere Informationen zu den Einstellungen für den Portalzugang finden Sie hier.
    • Tags:WennSie bereits einige Tags in TaxDome erstellt haben, können Sie sie hier auf Ihre importierten Konten anwenden. Sie werden dann auf alle importierten Konten angewendet. Lesen Sie mehr über die Anwendung von Tags.
    • Beauftragte: Wenn Teammitglieder nicht in der Tabelle aufgeführt sind, werden neue Konten zugewiesen an die Person, die den Import durchführt. Oder Sie können zusätzliche Teammitglieder auswählen, die Zugriff auf alle importierten Konten haben sollen. Weitere Informationen zum Zuweisen von Teammitgliedern beim Importieren finden Sie hier.
    • Ordner und Dokumente: Wenn Sie eine benutzerdefinierte Ordnerstruktur für Kundendokumente verwenden, wenden Sie die Ordnervorlagen in großen Mengen auf die neu erstellten Konten an. Lesen Sie mehr über das Erstellen von Ordnervorlagen. Die Vorlage Standard-Steuerjahre wird automatisch auf neue Konten angewendet, wenn Sie keine bereits erstellte Ordnervorlage auswählen.

    4. Kontakte erstellen

    Um mit dem Import Ihrer Kontakte in TaxDome zu beginnen, überprüfen Sie die Spaltenüberschriften Ihrer Kalkulationstabelle auf der linken Seite und wählen Sie dann im Dropdown-Menü Aktion entweder Ignorieren oder Benutzerdefiniertes Feld synchronisieren. Die Namen der Spaltenüberschriften in Ihrer Kalkulationstabelle, die mit TaxDome Kontakt-Eigenschaftsnamen übereinstimmen (z. B. Vorname, Telefon, E-Mail, Ort), werden automatisch zugewiesen. 

    Wenn Sie Benutzerdefiniertes Feld synchronisieren wählen, wählen Sie das Kontaktfeld aus der Dropdown-Liste oder fügen Sie ein neues Feld hinzu, indem Sie auf Neues Feld klicken . Lesen Sie mehr über benutzerdefinierte Kontaktfelder. 

    Sobald Sie die Zuordnung abgeschlossen haben, klicken Sie auf Weiter. Damit beginnt der Importvorgang nicht, und Sie können immer noch zu diesem Schritt zurückkehren, wenn Sie einen Fehler gemacht haben.

    5. Überprüfung 

    Wenn Sie die Mapping-Ergebnisse überprüfen, sehen Sie Folgendes:

    Wenn alles gut aussieht, klicken Sie auf Import starten. Wenn nicht, gehen Sie zurück, um eventuelle Korrekturen vorzunehmen.

    Jetzt können Sie die Seite verlassen; der Prozess läuft von selbst weiter. Sobald der Import abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zu Ihren Importergebnissen. 

    Eine ausführliche Anleitung zum Importieren finden Sie hier.

    👋 Wir können helfen! Sollten Sie während des Importvorgangs auf Schwierigkeiten stoßen, steht Ihnen unser Team jederzeit gerne zur Verfügung! Um Unterstützung bei einem Import anzufordern, füllen Sie bitte das Formular TaxDome Importhilfe aus.

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