E-Mail (Anwendungsfall): Mehrere Konten mit derselben E-Mail-Adresse synchronisieren
Optimieren Sie die Kundenkommunikation mit gemeinsamen Postfächern auf TaxDome. Synchronisieren Sie die Konten Ihres Teams mit einem zentralen E-Mail-Postfach und stellen Sie so eine konsistente, professionelle Kommunikation sicher, auch wenn die Teammitglieder nicht verfügbar sind. Einfache Einrichtung, bessere Organisation!
Gemeinsam genutzte Postfächer, erklärt
Gemeinsame Postfächer sind gewöhnliche E-Mail-Adressen, auf die mehrere Teammitglieder Zugriff haben. Sie ermöglichen es mehreren Personen aus derselben Abteilung, auf die Korrespondenz ihres Arbeitsbereichs zuzugreifen. Zum Beispiel:
- Bearbeitung von Kunden-Supportanfragen (z.B.,
support@company.com). - Versenden und Empfangen von Informationen, die für die Aufnahme neuer Kunden erforderlich sind (z. B.,
onboarding@company.com). - Bearbeitung von Anfragen im Zusammenhang mit den rechtlichen Aspekten von Rechnungslegungsprozessen (z.B.,
legal@company.com).
Die Verwendung gemeinsam genutzter Postfächer ist aus verschiedenen Gründen vorteilhaft:
- So können Sie alle E-Mails an einem Ort aufbewahren und die Qualität der Kundeninteraktion überprüfen.
- Es sorgt für Konsistenz, da Teammitglieder kommen und gehen können, aber die gemeinsame E-Mail-Adresse bleibt.
- Es ist einfacher, kundenbezogene E-Mails zu verwalten, weil jemand aus dem Team schneller antworten kann als derjenige, der die Kommunikation begonnen hat.
Unter TaxDome können Ihre Teammitglieder ihre Konten mit einem gemeinsamen Postfach synchronisieren. Erstellen Sie einfach eine neue E-Mail-Adresse (oder verwenden Sie die vorhandene), teilen Sie die Anmeldedaten mit den Teammitgliedern und bitten Sie sie, Anmelden für den E-Mail-Anbieter zu verwenden.
Gemeinsame Mailbox verwenden
Schritt 1 (Teammitglieder) E-Mail-Synchronisierung einstellen
support@company.com) und schließen Sie die Synchronisierung ab. Beachten Sie, dass alle Teilnehmer Zugriff auf das Postfach haben müssen, um die E-Mail-Synchronisierung abzuschließen.
2. Umschalten auf Anderen gestatten, von meiner E-Mail aus zu senden. Dies ermöglicht es Teammitgliedern, im Namen ihrer Kollegen zu antworten. Wenn z. B. Teammitglied 1 im Urlaub oder krank ist, kann Teammitglied 2 die Kommunikation nahtlos fortsetzen. Beachten Sie, dass diese Option für alle Teammitglieder aktiviert sein sollte.
Schritt 2 (Firmeninhaber oder Administrator) Richten Sie den Teamzugang für die Arbeit mit Kunden ein.
1. Make sure you have given access to the correct client accounts to all involved team members. Otherwise, they will not be able to see client entities in TaxDome. You can give team members access to accounts via bulk actions.
2. Ensure the email sync toggle is enabled for clients. Otherwise, team members can't send them emails through TaxDome. You can also enable email sync for all clients in bulk to save time.
Das war's! Unabhängig davon, ob Teammitglied 1 oder Teammitglied 2 eine Nachricht an den Kunden (in unserem Beispiel Al Pacino) sendet, enthält das Feld "Von" die synchronisierte E-Mail ( support@company.com).
