Mehrere Konten mit derselben E-Mail synchronisieren

Optimieren Sie die Kundenkommunikation mit gemeinsamen Postfächern auf TaxDome. Synchronisieren Sie die Konten Ihres Teams mit einem zentralen E-Mail-Postfach und stellen Sie so eine konsistente, professionelle Kommunikation sicher, auch wenn die Teammitglieder nicht verfügbar sind. Einfache Einrichtung, bessere Organisation!

Gemeinsam genutzte Postfächer, erklärt

Gemeinsame Postfächer sind gewöhnliche E-Mail-Adressen, auf die mehrere Teammitglieder Zugriff haben. Sie ermöglichen es mehreren Personen aus derselben Abteilung, auf die Korrespondenz ihres Arbeitsbereichs zuzugreifen. Zum Beispiel: 

• Processing of client support requests (e.g., support@company.com ).

• Sending and receiving information required to onboard new clients (e.g., onboarding@company.com ).

• Handling inquiries related to the legal aspects of accounting processes (e.g., legal@company.com ).

Using shared mailboxes allows you to keep all emails in one place and check the quality of client interaction, provides consistency since team members can come and go, but the shared email address stays. Also, it’s easier to manage client-related emails because someone from the team can respond quicker than those who started the communication.

Unter TaxDome können Ihre Teammitglieder ihre Konten mit einem gemeinsamen Postfach synchronisieren. Erstellen Sie einfach eine neue E-Mail-Adresse (oder verwenden Sie die vorhandene), teilen Sie die Anmeldedaten mit den Teammitgliedern und bitten Sie sie, Anmelden für den E-Mail-Anbieter zu verwenden.

Set up shared mailbox

Schritt 1 (Teammitglieder) E-Mail-Synchronisierung einstellen

1. Each team member involved in client communication (for example, the customer support department) should specify the shared mailbox in the Email integration section and sync their account . 

Suppose you have employees John and Frank handling client requests as customer support. To sync their accounts with one mailbox, they should specify the same email address (e.g., support@company.com ) and complete synchronization. Note that all participants should have access to the mailbox to complete email sync.  

2. Toggle on Allow others to send from my email . This toggle should be enabled for all team members. 

Schritt 2 (Firmeninhaber oder Administrator) Richten Sie den Teamzugang für die Arbeit mit Kunden ein.

1. Make sure you have given access to the correct client accounts to all involved team members. Otherwise, they will not be able to see client entities in TaxDome. You can give team members access to accounts via bulk actions .  

2. Ensure the email sync toggle is enabled for clients . Otherwise, team members can’t send them emails through TaxDome. You can also enable email sync for all clients in bulk to save time. That’s it!

   

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