E-Mail (Anwendungsfall): Mehrere Konten mit derselben E-Mail-Adresse synchronisieren

Optimieren Sie die Kundenkommunikation mit gemeinsamen Postfächern auf TaxDome. Synchronisieren Sie die Konten Ihres Teams mit einem zentralen E-Mail-Postfach und stellen Sie so eine konsistente, professionelle Kommunikation sicher, auch wenn die Teammitglieder nicht verfügbar sind. Einfache Einrichtung, bessere Organisation!

Gemeinsam genutzte Postfächer, erklärt

Gemeinsame Postfächer sind gewöhnliche E-Mail-Adressen, auf die mehrere Teammitglieder Zugriff haben. Sie ermöglichen es mehreren Personen aus derselben Abteilung, auf die Korrespondenz ihres Arbeitsbereichs zuzugreifen. Zum Beispiel: 

  • Bearbeitung von Kunden-Supportanfragen (z.B., support@company.com).
  • Versenden und Empfangen von Informationen, die für die Aufnahme neuer Kunden erforderlich sind (z. B., onboarding@company.com).
  • Bearbeitung von Anfragen im Zusammenhang mit den rechtlichen Aspekten von Rechnungslegungsprozessen (z.B., legal@company.com).

Die Verwendung gemeinsam genutzter Postfächer ist aus verschiedenen Gründen vorteilhaft:

  • So können Sie alle E-Mails an einem Ort aufbewahren und die Qualität der Kundeninteraktion überprüfen.
  • Es sorgt für Konsistenz, da Teammitglieder kommen und gehen können, aber die gemeinsame E-Mail-Adresse bleibt.
  • Es ist einfacher, kundenbezogene E-Mails zu verwalten, weil jemand aus dem Team schneller antworten kann als derjenige, der die Kommunikation begonnen hat. 

Unter TaxDome können Ihre Teammitglieder ihre Konten mit einem gemeinsamen Postfach synchronisieren. Erstellen Sie einfach eine neue E-Mail-Adresse (oder verwenden Sie die vorhandene), teilen Sie die Anmeldedaten mit den Teammitgliedern und bitten Sie sie, Anmelden für den E-Mail-Anbieter zu verwenden.

Gemeinsame Mailbox verwenden

Schritt 1 (Teammitglieder) E-Mail-Synchronisierung einstellen

1. Jedes Teammitglied, das an der Kundenkommunikation beteiligt ist (z. B. die Kundendienstabteilung), sollte das gemeinsame Postfach im Abschnitt Abschnitt E-Mail-Synchronisierung und sein Konto synchronisieren. 
Angenommen, Sie haben Mitarbeiter ( Teammitglied 1 und Teammitglied 2), die Kundenanfragen als Kundenbetreuung bearbeiten. Um ihre Konten mit einer Mailbox zu synchronisieren, sollten sie dieselbe E-Mail-Adresse angeben (z. B., support@company.com) und schließen Sie die Synchronisierung ab. Beachten Sie, dass alle Teilnehmer Zugriff auf das Postfach haben müssen, um die E-Mail-Synchronisierung abzuschließen.  

2. Umschalten auf Anderen gestatten, von meiner E-Mail aus zu senden. Dies ermöglicht es Teammitgliedern, im Namen ihrer Kollegen zu antworten. Wenn z. B. Teammitglied 1 im Urlaub oder krank ist, kann Teammitglied 2 die Kommunikation nahtlos fortsetzen. Beachten Sie, dass diese Option für alle Teammitglieder aktiviert sein sollte. 

Schritt 2 (Firmeninhaber oder Administrator) Richten Sie den Teamzugang für die Arbeit mit Kunden ein.

1. Vergewissern Sie sich, dass Sie allen beteiligten Teammitgliedern Zugriff auf die richtigen Kundenkonten gewährt haben. Andernfalls werden sie nicht in der Lage sein, Kundeneinheiten in TaxDome zu sehen. Sie können Teammitgliedern über Massenaktionen Zugriff auf Konten geben.  

2. Vergewissern Sie sich, dass der Schalter für die E-Mail-Synchronisierung für Clients aktiviert ist. Andernfalls können die Teammitglieder ihnen keine E-Mails über TaxDome senden. Sie können die E-Mail-Synchronisierung auch für alle Kunden gemeinsam aktivieren, um Zeit zu sparen.

 Das war's! Unabhängig davon, ob Teammitglied 1 oder Teammitglied 2 eine Nachricht an den Kunden (in unserem Beispiel Al Pacino) sendet, enthält das Feld "Von" die synchronisierte E-Mail ( support@company.com). 

Ist damit Ihre Frage beantwortet? Danke für das Feedback Bei der Übermittlung Ihres Feedbacks ist ein Problem aufgetreten. Bitte versuchen Sie es später noch einmal.

Verwandte Artikel