Rechnungen erstellen, versenden und Mahnungen einrichten
Versenden Sie einmalige Rechnungen an Kunden, entweder einzeln oder in großen Mengen - und beschleunigen Sie den Prozess, indem Sie Vorlagen erstellen und Automatisierungen nutzen. Mit TaxDome können Sie Rechnungen direkt aus Ihren Zeiteinträgen erstellen!
Möglichkeiten zum Versenden einmaliger Rechnungen
Einmalige Rechnungen können vom Firmeninhaber oder jedem Teammitglied erstellt und versendet werden, zugewiesen Konto zugewiesen und über Zugriffsrechte zur Verwaltung von Rechnungen verfügt .
Sie können Rechnungen separat erstellen oder in Ihre Angebote oder Angebotsvorlagen
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einmalige Rechnungen zu erstellen und zu versenden:
Einmalige Rechnungen erstellen und versenden
Gehen Sie folgendermaßen vor, um eine einmalige Rechnung zu erstellen und zu versenden:
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Erstellen Sie eine Rechnung auf eine der beiden Arten:
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Klicken Sie auf Neu und wählen Sie Rechnung.
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Öffnen Sie das Kundenkonto, wechseln Sie zur Registerkarte Rechnungen und klicken Sie auf Neue Rechnung. Das aktuelle Konto wird automatisch ausgefüllt.
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Geben Sie entweder den Rechnungsbetrag ein oder wählen Sie eine Vorlage aus.
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Klicken Sie dann auf Erstellen, um die Rechnung zu erstellen und zu versenden (es sei denn, das Kontrollkästchen Rechnung planen ist aktiviert - in diesem Fall müssen Sie die Rechnung planen).
Neben dem Betrag gibt es noch weitere Details, die Sie eventuell angeben möchten. Das Fenster Rechnung erstellen ist in mehrere Abschnitte unterteilt:
Art der Rechnung
Das Fenster „Rechnung erstellen“ ist für einmalige und wiederkehrende Rechnungen gleich. Wählen Sie aus, ob Sie eine einmalige oder wiederkehrende Rechnung erstellen möchten.
Allgemein
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Kontoname, ID oder E-Mail: Wählen Sie ein Konto aus, an das die Rechnung gesendet werden soll.
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Rechnungsnummer: Das Feld ist bereits mit der nächsten verfügbaren Rechnungsnummer ausgefüllt. Sie können diese beibehalten oder manuell ändern. Wenn die Integration mit QuickBooks QBO) aktiviert ist, wird die Nummer auf Grundlage der letzten Rechnungsnummer aus QBO generiert.
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Datum: Geben Sie das Datum für die Rechnung ein. Sie können eine Rechnung für das aktuelle Datum (das als Standard eingestellt ist) und ein beliebiges Datum in der Vergangenheit ausstellen.
Hinweis
Das Standardformat für Rechnungsdaten entspricht dem Standardformat fürSignatur Firmaeinstellungen > Signaturen.-
Teammitglied: Wählen Sie das Teammitglied aus, das die Zahlung erhalten soll (standardmäßig erhält die Person, die die Rechnung erstellt hat, die Zahlung).
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Rechnungsvorlage: Klicken Sie auf und wählen Sie eine der von Ihnen erstellten Rechnungsvorlagen aus der Dropdown-Liste aus. Rechnungsvorlagen sind besonders nützlich für Rechnungen, die Sie häufig an Kunden senden.
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Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, in der Sie darlegen, was in der Rechnung enthalten ist, oder deaktivieren Sie diese Funktion auf Ihrer Seite „Einstellungen > Rechnung “. Sie können Konto-Shortcodes verwenden shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums-Shortcodes shortcodes. Hier finden Sie weitere Informationen zu shortcodes .
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Zahlungsmethode auswählen: Wählen Sie aus, wie Ihre Kunden Rechnungen bezahlen sollen (entweder per Kreditkarte, Banküberweisung oder beides).
QuickBooks Einstellungen
Wählen Sie Ort und Klasse für die Rechnung, die an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht.
Beachten Sie, dass der Abschnitt QuickBooks nur angezeigt wird, wenn Sie ihn in QuickBooks aktivieren. Gehen Sie To do zu Konto und Einstellungen > Erweitert > Kategorien und aktivieren Sie die Verfolgung von Orten und/oder Klassen.
Zusätzlich
Im Abschnitt Zusätzliche Angaben müssen Sie nur Details hinzufügen, wenn Sie die Kippschalter einschalten:
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Rechnung mit Kundenguthaben bezahlen: Aktivieren Sie diese Option, wenn die Rechnung automatisch als bezahlt markiert werden soll. Diese Option ist nur verfügbar, wenn Kunden über ein ausreichendes Guthaben zur Begleichung der Rechnung verfügen.
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E-Mail-Rechnung an Kunden senden: Diese Nachricht ersetzt den Standardtext in der E-Mail-Benachrichtigung, die zusammen mit der Rechnung versendet wird. Nach dem Absenden der Anfrage haben Sie keinen Zugriff mehr auf die E-Mail. Um sie wiederzuverwenden, sollten Sie sie zur Rechnungsvorlage hinzufügen. Sie können auch shortcodes basierend auf benutzerdefinierten Feldern und Datums- shortcodesverwenden.
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Erinnerungen: Aktivieren Sie diese Option, um dem Kunden eine E-Mail-Benachrichtigung zu senden, wenn er die Rechnung nicht innerhalb einer bestimmten Anzahl von Tagen bezahlt hat. Weitere Informationen zu Erinnerungen .
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Rechnung planen: Legen Sie fest, wann die Rechnung versendet werden soll. Weitere Informationen zum Planen von Rechnungen .
Einzelposten & Zusammenfassung
Sowohl die Einzelposten als auch die Zusammenfassung zeigen den Rechnungsbetrag. Wenn Sie keine detaillierte Beschreibung Ihrer Dienstleistungen und Preise angeben möchten, können Sie direkt zum Abschnitt „Zusammenfassung“ gehen und den Betrag eingeben.
Andernfalls können Sie im Abschnitt „Einzelposten“ eine für den Kunden sichtbare detaillierte Liste der von Ihnen angebotenen Produkte und Dienstleistungen erstellen. Alle Daten aus diesem Abschnitt werden ebenfalls automatisch zur Zusammenfassung hinzugefügt.
Mit Hilfe von Einzelposten können Sie das Leistungsverzeichnis aufschlüsseln und Ihre Rechnungsstellung transparenter gestalten, wenn Ihre Arbeit beispielsweise nicht nur ein "All-in-One"-Steuererklärungspaket umfasst, sondern auch Beratungen oder andere Dienstleistungen, die separat in Rechnung gestellt werden.
Im Abschnitt " Positionen" können Sie:
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Einzelposten hinzufügen: Klicken Sieauf „Einzelposten“ und wählen Sie dann entweder einen bestehenden Service aus oder erstellen Sie einen neuen. Füllen Sie das Feld„Preis“aus, legen Sie die Anzahl der Services und die Steuer fest (weitere Informationen zu Steuersätzen in Rechnungen finden Sie hier ) und geben Sie eineBeschreibungein (optional). Wählen Siedie Klasseaus, die an QuickBooks gesendet werden soll QuickBooks Kunden sehen dieses Feld nicht).
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Rabatte anwenden: Um eine Rabattposition hinzuzufügen, klicken Sie auf Rabatt, und füllen Sie dann das Feld Satz aus.
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Verwalten Sie Positionen: Klicken Sie auf das Mülleimersymbol, um eine Position zu löschen. Klicken Sie auf die drei Punkte, um eine Position zu bearbeiten, zu duplizieren, zu löschen oder einen neuen Dienst daraus zu erstellen.
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Einstellungen: Klicken Sie auf Einstellungen, um festzulegen, welche Spalten in Ihrer Rechnung angezeigt werden sollen. Wenn die Felder Beschreibung und Leistungsdatum leer sind und Sie sie nicht ausgeblendet haben, werden sie automatisch in der Rechnung ausgeblendet. Für die Spalten Preis & Menge und Steuer gilt eine andere Logik: Sie sollten sie in den Einstellungen ausblenden, damit sie in der Rechnung nicht angezeigt werden, auch wenn der Wert auf 0 gesetzt ist.
Im Abschnitt „Zusammenfassung“ sehen Sie:
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Zwischensumme: Dies ist die Summe der Beträge für die erbrachten Dienstleistungen vor Steuern. Sie können sie bearbeiten, wenn Sie noch keine Einzelposten haben. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, wird sie automatisch berechnet und kann nicht mehr geändert werden.
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Steuer-/MwSt./GST-Satz: Wenn Sie keine Einzelposten haben, können Sie den Satz bearbeiten. Wenn Sie Einzelposten haben, müssen Sie die Spalte „Steuer“ für die Einzelposten aktivieren, um den Steuersatz zu bearbeiten (weitere Informationen finden Sie unter Umsatzsteuer ) .
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Steuer-/MwSt.-/GST-Betrag: Wird automatisch aus der Zwischensumme × Steuersatz berechnet. Sowohl der Steuerprozentsatz als auch der Steuerbetrag werden in diesem Abschnitt angezeigt.
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Gesamt: Wird automatisch aus Zwischensumme + Steuerbetrag berechnet.
Hinweis an den Kunden
Sie können dem Client eine Notiz hinzufügen und sie mit folgenden Shortcodes personalisieren shortcodes. Es kann entweder eine Notiz mit den Zahlungsdetails oder nur eine Nachricht sein. Diese Notiz wird im Mandantenportal und in der PDF angezeigt.
Vorschau
Klicken Sie auf Vorschau oben rechts, um die genaue PDF , die Ihr Kunde erhalten wird, im Voraus zu sehen. Wenn Sie mit dem, was Sie sehen, zufrieden sind, klicken Sie im Vorschau auf Erstellen und schließen.
Wenn Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen anpassen und mit Ihrem eigenen Branding versehen möchten, klicken Sie im Vorschau auf „Rechnungseinstellungen“ und nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor. Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie das Aussehen Ihrer Rechnungen anpassen können .
Link zu Aufträge
Verknüpfen Sie Ihre Rechnung mit einem bestehenden Auftrag , damit sie in Ihrem workflow. Klicken Sie auf . Mit Aufträge verknüpfen, und wählen Sie dann den Aufträge aus. Nach der Verknüpfung wird unten der Abschnitt Verknüpfte Aufträge angezeigt, und Sie können die Aufträge und die pipelines sehen, zu denen sie gehören.
Senden Sie einmalige Rechnungen an mehrere Kunden
Um die gleiche Rechnung an mehrere Kunden zu senden, gehen Sie zu Konto > Kunden in der linken Menüleiste, aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie den Fragebogen senden möchten, und klicken Sie dann auf Rechnung erstellen.
Sie können Rechnungen an Kunden senden, deren Konten entweder aktiv oder offline sind. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise eine Rechnung an Offline-Kunden senden, wenn diese Offline-Zahlungen vornehmen, aber Sie möchten diese Informationen in Ihrem Portal speichern.
Hier haben Sie die gleichen Optionen wie oben.
Ansicht des Kunden
Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er darüber informiert, dass er eine Rechnung erhalten hat. Ihre Kunden können Rechnungen auf verschiedene Arten einsehen und öffnen:
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Über das Mandantenportal oder die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung im Abschnitt " Warten auf eine Aktion" oder auf den Link auf der Seite " Abrechnung".
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In der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf Rechnung bezahlen. Sie müssen sich nicht in das Mandantenportal einloggen, um zu bezahlen. Die Rechnung im PDF wird an die E-Mail angehängt.
Dann werden die Kunden mit Ihrer Rechnung interagieren.
Wenn sie die Rechnung bezahlen, status deren status von „Unbezahlt“ zu„Bezahlt“, und Sie erhalten eine Benachrichtigung .
Um die versendete Rechnung aus Kundensicht zu sehen, rufen Sie die schreibgeschützte Ansicht auf.
Rechnungserinnerungen einrichten
Wann immer Sie Rechnungen an Kunden senden, werden diese benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte Benachrichtigung in der Kontenliste überprüfen.
Beim Erstellen einer einmaligen Rechnung oder beim Hinzufügen einer Rechnung erstellen Automatisierung, schalten Sie Mahnungen ein. Wenn Sie dies tun, erhält der Kunde eine Erinnerung an die Rechnung, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums bezahlt wurde; die Standardanzahl von Tagen ist drei, aber Sie können dies ändern:
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Tage bis zur nächsten Mahnung: Dies ist die Anzahl der Tage, bevor dem Kunden eine Mahnung geschickt wird. Standardmäßig wird eine Mahnung drei Tage nach der Rechnungsstellung versandt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
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Anzahl der Mahnungen: Dies ist die Anzahl der Erinnerungsmails, die an den Kunden gesendet werden. Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Die Erinnerungen hören auf, wenn:
- Der Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
- Der Kunde hat die Rechnung bezahlt.
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