Starten Sie eine Unterhaltung über Kunden-Chats

Inhaltsübersicht

Neuen Chat-Thread erstellen
Kunden an ungelesene Nachrichten erinnern
- Automatische Mahnungen
- Wenn Erinnerungen aufhören
Ansicht des Kunden

Nutzen Sie die Client-Chat-Funktion TaxDomefür Echtzeit-Nachrichten, um Termine zu vereinbaren und Dokumente anzufordern. Hier erfahren Sie, wie Sie neue Chat-Threads erstellen und Erinnerungen einrichten können.

Neuen Chat-Thread erstellen

Ein Chat-Thread kann von einem Firmeninhaber, einem Admin oder einem Teammitglied erstellt werden , zugewiesen Konto zugewiesen oder über die Zugriffsrechte „Alle Konten anzeigen“ verfügt.

Einen Thread mit einem Client starten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, manuell einen neuen Chat-Thread mit einem Kunden zu erstellen:

Gehen Sie zu „Kommunikation“ > „Chat“ oder zu „Kunden“ > „Konten“ > „Kommunikation“ > „Chat“ und klicken Sie auf „Neuer Chat“.

Klicken Sie oben links auf die Schaltfläche „Neu“, wählen Sie„Chat“ aus, füllen Sie das Formular aus und klicken Sie auf „Chat erstellen“.

Sie können neue Chat-Threads entweder über den Posteingangsbildschirm oder über „Konten > Konto auswählen > Chats” erstellen.

Übersicht über den neuen Chat-Bildschirm

Im Folgenden erklären wir Ihnen die Bereiche des neuen Chat- Bildschirms, in denen Sie einen neuen Thread erstellen können:

a. Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage für häufig versendete Nachrichten . Wenn Sie dies tun, werden die Felder „Betreff“ und „Nachricht“ automatisch ausgefüllt. Sie können eine Vorlage nur beim Erstellen eines neuen Chats auswählen, nicht beim Beantworten eines Chats.

b. Von: Teammitglied, in dessen Namen die Nachricht gesendet wird. Standardmäßig sind Sie der Absender, aber Sie können auch ein anderes Teammitglied auswählen.

c. Thread : Wählen Sie aus, wer automatisch zugewiesen , um diese Konversation zu verwalten. Dies bestimmt, wer für die Nachverfolgung der Kundenantworten verantwortlich ist. Teammitglieder müssen über einen Kontozugang verfügen , um Threads zugewiesen werden.

d. An: Wählen Sie den Namen der Person aus, an die die Nachricht gerichtet ist.

e. Betreff: Geben Sie den Betreff ein. Dieser wird in der Chat-Liste angezeigt. Klicken Sie auf Shortcode hinzufügen , um den Betreff zu individualisieren (der Shortcode enthält dynamische Daten, die beispielsweise durch den Namen eines Kunden oder das Datum ersetzt werden).

f. Nachricht: Verfassen Sie die Nachricht. Verwenden Sie Textformatierungen, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierte Listen und Links. Machen Sie ein Teammitglied in der Nachricht auf sich aufmerksam, indem Sie @ vor dessen Namen setzen, oder klicken Sie auf „Anhängen“, um Dokumente von Ihrem Desktop oder TaxDome hinzuzufügen.

g. Link zu Aufträge: Wählen Sie Aufträge verknüpfenden Aufträge aus und klicken Sie dann auf „Speichern“.

h. Erinnerungen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn dieser nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antwortet oder seine Aufgaben nicht erledigt hat (weitere Details unten ) .

i. Aufgaben: Fügen Sie Checklisten für Ihre Kunden hinzu .

j. Chat erstellen: Klicken Sie hier, um Ihre Nachricht an den Kunden zu senden. Andernfalls klicken Sie auf „Abbrechen“.

Threads mit mehreren Clients starten

Wenn Sie dieselbe Nachricht an viele Kunden senden müssen, nutzen Sie unsere Funktion für Massennachrichten.

Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste zu „Kunden > Konten “.
Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Nachricht senden möchten.
Klicken Sie in der oberen Menüleiste auf „Weitere Aktionen “ und dann im Pulldown-Menü auf „Nachricht senden “.
Wählen Sie eine Chat-Vorlage aus oder geben Sie einen Betreff für den Chat ein (optional), fügen Sie Ihren Text und gegebenenfalls Aufgaben hinzu. Sie können keine Dokumente in Massen-Nachrichten hinzufügen, aber Sie können diese anschließend einzeln versenden.
Klicken Sie auf „Chats erstellen“.

Sie können Chat-Threads auch in großen Mengen erstellen, so wie Sie es für einen einzelnen Kunden tun – fügen Sie einfach weitere Empfänger hinzu.

Beim Erstellen von Chats in großen Mengen können Sie Threads einem Teammitglied zuweisen . Wenn der Zuweisungsempfänger keinen Zugriff auf bestimmte Konten hat, werden diese Threads erstellt, bleiben jedoch nicht zugewiesen.

Hinweis

Sie können einen Chat-Thread auch mit Kunden erstellen, die ihr TaxDome noch nicht aktiviert haben. Wenn ihre Kontakte über E-Mail-Adressen verfügen, erhalten sie E-Mail-Benachrichtigungen. Sobald sie das Portal nutzen, können sie die zuvor von Ihnen gesendeten Chat-Nachrichten lesen.

Kunden an ungelesene Nachrichten erinnern

Wenn Sie etwas im Chat senden, erhalten alle Benutzer, die mit dem Konto verknüpft sind und die Option „Benachrichtigen“ aktiviert haben , eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können auch zusätzliche automatische Erinnerungen einrichten, um Verzögerungen zu vermeiden.

Um automatische Erinnerungen für unbeantwortete Nachrichten und unerledigte Aufgaben einzurichten, aktivieren Sie Erinnerungen, wenn Sie einen Chat erstellen . Sie können dies auch jederzeit später direkt im Thread tun .

So konfigurieren Sie Mahnungen:

Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung über eine neue Nachricht an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

Wenn Sie eine Erinnerung einrichten, erscheint in Ihrem Chat-Thread eine Benachrichtigung, die die Anzahl der Erinnerungen und deren Intervall anzeigt. Ihr Kunde erhält ebenfalls eine Benachrichtigung in seinem Chat-Thread, in der angegeben ist, welche Maßnahmen erforderlich sind, um die Erinnerungen zu beenden.

Hinweis

Die Mahnungen werden immer für die letzte Nachricht im Thread gesendet.

Obwohl Erinnerungen nur im Webportal eingerichtet werden können, können Sie in der mobilen App sehen, ob sie für einen Chat aktiv sind. Wenn eine Erinnerung aktiviert ist, erscheint neben dem Chat-Namen ein Glockensymbol. Tippen Sie darauf, um den Zeitplan und die verbleibenden Erinnerungen anzuzeigen.

Automatische Mahnungen

Erinnerungen können jederzeit ein- und ausgeschaltet werden. To do :

Gehen Sie zu einem Chat-Thread.
Klicken Sie auf das Glockensymbol, um den Abschnitt „Erinnerungen“ zu öffnen. Hier können Sie die Option „Erinnerungen an Kunden senden“ aktivieren oder deaktivieren oder die Details der Erinnerung ändern.
Klicken Sie auf Speichern.

Wenn Erinnerungen aufhören

Die Erinnerungen werden beendet, wenn:

Alle Client-Aufgaben im Thread werden als abgeschlossen markiert.
Alle Nachrichten werden beantwortet (sofern keine unvollständigen Kundenaufgaben vorliegen).
Der Chat-Thread wird archiviert oder gelöscht.
Die festgelegte Anzahl an Erinnerungen wurde versendet.
Sie haben die Erinnerungen deaktiviert.

Hinweis

Wenn Sie einen Chat-Thread archivieren und dann wieder öffnen, ist die Umschaltfunktion aktiviert, als ob die Nachricht neu wäre.

Ansicht des Kunden

Wenn die Benachrichtigungen für den Kunden aktiviert sind, wird er über neue Nachrichten oder einen neuen Chat-Thread informiert. Ihre Kunden können Chat-Nachrichten auf verschiedene Arten sehen und öffnen:

Über das Mandantenportal die mobile App: Klicken Sie auf die Benachrichtigung unter der Startseite in der Aufgabenliste oder direkt auf der Seite „Chats “.
Aus der E-Mail-Benachrichtigung: Klicken Sie in der E-Mail auf „Chat anzeigen “. Standardmäßig wird der Inhalt der Nachricht nicht im Textkörper der E-Mail-Benachrichtigung angezeigt. Wenn der Inhalt jedoch nicht vertraulich ist, können Sie ihn in der E-Mail anzeigen .

Hinweis

Wenn Ihre Kunden nicht in einem Chat-Thread auf eine Nachricht antworten, sondern auf die Benachrichtigungs-E-Mail, wird die Nachricht nicht zugestellt und sie erhalten eine E-Mail darüber. Wenn sie jedoch die E-Mail über den Fehler übersehen und sich fragen, warum ihre Antwort im Thread nicht angekommen ist, könnte dies der Grund dafür sein.

Ihre Kunden können über ihr Portal mit Ihrem Chat-Thread interagieren: Antworten, Aufgaben als erledigt markieren, Dokumente hochladen und neue Chats erstellen (sofern Sie dies erlaubt haben ) .