CRM Kontaktliste (Basic): Bearbeiten, Exportieren, Suchen, Löschen

Kontakte sind die Personen, mit denen Sie über TaxDome in Kontakt treten. Mit der Kontaktfunktion können Sie nicht nur die Daten Ihrer Kunden und deren Familienmitglieder speichern, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter, potenziellen Kunden und Geschäftspartner. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie die Kontakte optimal nutzen können:

• Ihre Kontaktliste
• Bearbeiten von Kontakten
• Exportieren von Kontaktlisten aus TaxDome
• Drucken Ihrer Kontaktliste
• Suche nach Kontakten
• Filtern Ihrer Kontaktliste
• Verknüpfung von Kontakten mit Konten
• Einstellen der Formatierung von Kontaktnamen
• Formatierung von Kontaktnamen in großen Mengen anwenden
• Löschen von Kontakten

Ihre Kontaktliste

Die gesamte Kontaktliste einer Firma ist sowohl für den Firmeninhaber, den Administrator als auch für jeden Mitarbeiter mit Zugriffsrechten zur Anzeige aller Kontakte verfügbar. Andernfalls können Teammitglieder nur die Kontakte anzeigen, die mit den ihnen zugewiesenen Konten verknüpft sind.

Um Ihre Kontakte auf TaxDome zu sehen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Kontakte. Hier können Sie die Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Firmennamen und zugewiesenen Tags für alle Ihre Kontakte einsehen.

Sie können eine Kontaktliste nach Name, Telefonnummer oder Unternehmen sortieren: Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten rechts neben der Überschrift der Spalte, die Sie sortieren möchten.

Bearbeiten von Kontakten

Um Änderungen an den Details eines Kontakts vorzunehmen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Kontakte und klicken Sie dann auf den Namen des Kontakts in der Liste. Bearbeiten Sie die Details eines Kontakts im Slide-out-Fenster und klicken Sie auf Speichern. 

Sie können auch auf die Informationen des Kontakts zugreifen, indem Sie die Registerkarte Info im Profil des Kundenkontos öffnen und dann auf den Link des Kontakts im Abschnitt Kontakte klicken.

Drucken einer Kontaktliste

Um eine Kontaktliste zu drucken, klicken Sie auf das Drucksymbol oben rechts.

Ihr Browser wird Sie auffordern, die Liste mit dem aktuellen Datum und der Uhrzeit zu drucken.

Suche nach Kontakten

Suche nach einem bestimmten Kontakt anhand eines Schlüsselworts oder eines benutzerdefinierten Feldwerts:

• Klicken Sie oben rechts im Bereich Kontakte auf die Schaltfläche Suchen. Geben Sie im Slide-out das Schlüsselwort in das Suchfeld ein und drücken Sie dann die Eingabetaste auf Ihrer Tastatur. Die Kontaktliste wird dann entsprechend Ihrer Suche eingegrenzt. Klicken Sie auf das x im Suchfeld , um es zu löschen.
• Verwenden Sie die globale Suche auf einer beliebigen Seite: Klicken Sie auf das Suchsymbol oben links, geben Sie etwas in das Suchfeld ein und navigieren Sie dann zur Registerkarte Kontakte . Klicken Sie auf einen beliebigen Kontaktnamen, um die Details des Kontakts zu öffnen und zu bearbeiten.

Hinweis! Sie können nicht nach benutzerdefinierten Feldern des folgenden Typs suchen: Benutzer, Datum. Lesen Sie mehr über benutzerdefinierte Feldtypen.

Filtern Ihrer Kontaktliste

Mit Hilfe von Filtern können Sie bestimmte Kontakte in Ihrer Kontaktliste anhand bestimmter Kriterien finden. So können Sie beispielsweise alle Kontakte mit bestimmten Tags oder solche, die an einem bestimmten Datum erstellt wurden, finden. Lesen Sie mehr in unserem Artikel über Filter.

Um Ihre Kontaktliste zu filtern, klicken Sie auf das Dropdown-Menü + Filter oben links auf Ihrer Kontaktseite und wählen Sie den Filter aus:

• Tags zeigt nur Kontakte mit bestimmten Tags an. Wählen Sie ist/ist nicht, um Kontakte mit einem bestimmten Tag zu sehen/auszublenden.
• Unter Importiert am können Sie das Datum und die Uhrzeit auswählen, zu der die Kontakte importiert wurden. Sie können einen der vorgeschlagenen Parameter auswählen oder ein eigenes Datum festlegen.
• Erstellungsdatum zeigt Kontakte an, die heute, letzte Woche, letzten Monat, letztes Quartal, letztes Jahr oder an einem beliebigen benutzerdefinierten Datum erstellt wurden.
• Aktualisierungsdatum zeigt Kontakte an, deren Informationen heute, letzte Woche, letzter Monat, letztes Quartal, letztes Jahr oder an einem beliebigen benutzerdefinierten Datum aktualisiert wurden.

Einstellen der Formatierung von Kontaktnamen

Standardmäßig haben Sie das Format [ Nachname] [Vorname] für die Kontaktnamen, z. B. John Doe. Wenn Sie die Anzeige der Kontaktnamen ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Einstellungen > Firmeneinstellungen.

2. Wählen Sie im Abschnitt Formatierung des Kontaktnamens das Standard-Namensformat aus der Dropdown-Liste aus:

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Für alle Kontakte übernehmen, wenn Sie das ausgewählte Format sofort für alle Ihre Kontakte generieren möchten. Oder lassen Sie das Kontrollkästchen deaktiviert, um Ihre aktuellen Kontakte vorerst unverändert zu lassen.

4. Klicken Sie auf Speichern. Wenn Sie das Kontrollkästchen Für alle Kontakte anwenden aktiviert haben, müssen Sie auch im FeldUpdate Formatierung von Kontaktnamen für alle Kontakte? Bestätigungs-Pop-up.

Sobald Sie dies getan haben, wird das neue Namensformat jedes Mal angewendet, wenn Sie neue Kontakte über die Schaltfläche Neu hinzufügen, wenn Sie Konten erstellen oder das Namensformat in großen Mengen anwenden.

Wenn Sie das neue Standard-Namensformat angewendet haben, aber der Vorname, der Nachname oder der zweite Vorname (falls erforderlich) Ihres Kontakts nicht eingegeben wurde, schlägt die Formatierung des Kontaktnamens für diesen Kontakt fehl. Sie erhalten eine Benachrichtigung im Fenster Inbox+:

Formatierung von Kontaktnamen in großen Mengen anwenden

Sie können das Namensformat, das Sie als Standard festgelegt haben, gleichzeitig auf Ihre Kontakte anwenden. To do Wählen Sie also einen oder mehrere Kontakte in Ihrer Kontaktliste aus und klicken Sie dann auf das Symbol Update oben und bestätigen Sie ihn im Popup-Fenster Massenanwendung der Formatierung von Kontaktnamen.

Löschen von Kontakten

Um Kontakte zu entfernen, markieren Sie das Kästchen neben den Kontakten, die Sie löschen möchten, klicken Sie auf das Mülleimersymbol in der Menüleiste und dann auf Bestätigen. Um alle Kontakte auszuwählen, klicken Sie auf das oberste Kontrollkästchen.

Um einen Kontakt zu entfernen, können Sie auch auf das Mülleimer-Symbol rechts neben dem Namen des Kontakts klicken und dann mit Löschen bestätigen.

Hinzufügen von Kontakten

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Zusammenführen von doppelten Kontakten

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