CRM (Grundlegend): Kunden einladen
Obwohl es möglich ist, Kunden während des Imports einzuladen, bevorzugen die meisten TaxDome Unternehmen to do dies, nachdem alles eingerichtet und fertig ist. Hier erfahren Sie, welche Möglichkeiten Sie haben, um Kunden den Zugang zum Portal zu gewähren (entweder in großen Mengen oder einzeln) und Einladungen zu versenden, ob die Kunden bereits Zugang haben und wie Sie Einladungen bei Bedarf erneut versenden können.
Bevor Sie beginnen
Kunden den Zugang zum Portal zu gewähren ist etwas anderes als sie zum Portal einzuladen. Wenn Sie Ihren Kunden den Zugang gewähren, indem Sie den Schalter Login-Kontakt aktivieren, können Sie einer E-Mail-Einladung eine personalisierte Nachricht hinzufügen. Dies kann zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt geschehen.
Sobald ein Kunde eine E-Mail-Einladung zu seinem TaxDome Portal erhält, muss er das Konto aktivieren. Der Kunde klickt auf den Link in der E-Mail und erstellt dann ein Passwort.
Beachten Sie die folgenden Punkte, bevor Sie Ihre Kunden zur Mandantenportal einladen:
- Laden Sie immer zuerst Ihren Testkunden ein, um alle Funktionen von Mandantenportal selbst zu testen. Erfahren Sie mehr über Testkonten.
- Wenn Sie den Portalzugang als Massenaktivität hinzufügen, werden dieselben Einstellungen auf alle Kontakte angewendet, die mit den ausgewählten Konten verknüpft sind. Wenn zum Beispiel ein Konto zwei Kontakte hat und Sie den Portalzugang in der Masse gewähren, erhalten beide die Einladungen.
- Wenn Sie den ausgewählten Kontokontakten Zugang gewähren möchten, tun Sie dies individuell über das Kundenprofil.
- Sie können Ihr Portal so konfigurieren, dass bestimmte Aktionen - wie dasAnzeigen, Signieren, Hochladen von Dokumenten, Bezahlen von Rechnungen und Ausfüllen von Kundenanfragen - auch ohne Portalzugang möglich sind.
Portalzugang hinzufügen
Sie können den Zugang zu Mandantenportal hinzufügen und Ihre Kunden entweder in großen Mengen oder einzeln für bestimmte Kunden einladen:
In der Masse für alle Kontakte
Um den Mandantenportal Zugang in großen Mengen hinzuzufügen, gehen Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten und folgen Sie diesen Schritten:
1. Filtern Sie Ihre Kontoliste, indem Sie auf Filter klicken, Letzte Anmeldung wählen und dann Offline wählen. Sie sehen dann nur die Kunden ohne Portalzugang.
2. Wählen Sie die Clients aus, klicken Sie auf Weitere Aktionen und wählen Sie dann Anmeldung, Benachrichtigung und E-Mail-Synchronisierung bearbeiten.
3. Wählen Sie in der Dropdown-Liste rechts neben Anmeldung die Option Für alle Kontakte aktivieren, um den Portalzugang zu aktivieren. Wählen Sie bei Bedarf die anderen Kontakt-Toggles. Erfahren Sie mehr über Kontakt-Toggles.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einladungen senden.
5. Fügen Sie eine Nachricht für die Einladungs-E-Mail hinzu ( optional).
6. Klicken Sie auf Speichern, um Ihre Kunden in großen Mengen einzuladen. Die Einladungen werden an alle Kontakte der ausgewählten Konten gesendet.
Individuell für ausgewählte Kontakte
Manchmal ist es nicht erforderlich, den Portalzugang für alle Benutzer der Konten zu aktivieren; auf diese Weise können Sie dies direkt vom Kundenprofil aus für ausgewählte Kontakte tun. To do so:
1. Navigieren Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils (verfügbar, sobald Sie ein Konto erstellt haben).
2. Wenn Sie das Konto bereits mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft haben, werden diese im Abschnitt Kontakte angezeigt. Aktivieren Sie das Kästchen Anmeldung neben jedem Kontakt, dem Sie Zugang zum Portal gewähren möchten.
3. Wenn Sie Ihrer Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen möchten, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht im Popup-Fenster ein, und klicken Sie dann auf Senden.
Hinweis! Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, müssen Sie jedem dieser Konten separat Zugang zum Portal gewähren. Sie können dann zwischen den Konten wechseln, sobald sie Anmelden.
Einladungen an Benutzer senden, die noch nicht aktiviert sind
Der Benutzer gilt als noch nicht aktiviert, wenn:
- Der Schalter für die Anmeldung wurde aktiviert, aber die Benachrichtigung wurde nicht gesendet
- wenn die Benachrichtigung verschickt wurde, der Nutzer sich aber noch nicht angemeldet hat
Sie können jederzeit auf der Registerkarte "Info" des Kundenprofils überprüfen, ob der Benutzer noch nicht aktiviert wurde. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten ganz rechts neben der E-Mail des Benutzers und dann auf Einladung senden, um die E-Mail zu senden/erneut zu senden.
Eine andere Möglichkeit, Benutzer zu definieren, die ihre Konten noch nicht aktiviert haben, besteht darin, in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten zu gehen und dann die Registerkarte Ausstehende Aktivierung zu wählen.
Hier werden Sie auch sehen...
- Email: die Email-Adresse der Person, die ihr Konto noch nicht aktiviert hat. Ein rotes Ausrufezeichen daneben bedeutet, dass die Adresse ungültig ist.
- Konto(s): der Name des Kontos. Wenn ein Benutzer mehrere Konten hat, werden sie alle angezeigt.
- Einladung gesendet: das Datum, an dem die Einladung zur Aktivierung des Kontos verschickt wurde. Klicken Sie auf den Pfeil nach oben/unten, um die Spalte nach Datum zu sortieren.
- Eingeladen von: der Name der Person (entweder das Teammitglied oder der Kunde), die die Person eingeladen hat.
Wenn eine Einladung verschickt wurde, der Benutzer sie aber noch nicht angenommen hat, können Sie eine erneute Einladung senden: Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben den Benutzern und klicken Sie dann auf Erneut senden, um sie auszuwählen. Sie können auch die Registerkarte " Ausstehende Aktivierung" verwenden, um Kunden zu finden, für die der Schalter " Anmeldung" aktiviert war, aber keine Einladungen gesendet wurden. Sortieren Sie die Liste nach der Spalte Gesendete Einladungen und wählen Sie die Konten aus, bei denen die Spalte leer ist, und klicken Sie dann auf Erneut senden an ausgewählt.
Sie können die Einladungen auch stornieren, wenn sie nicht mehr benötigt werden. To do klicken Sie dazu auf Einladungen stornieren an ausgewählt. Auf diese Weise kann der Benutzer nicht Anmelden über den Link in der Einladungs-E-Mail.
Haben meine Kunden Zugang zum Portal?
Sie können leicht überprüfen, ob der Kunde zur Nutzung seines Portals eingeladen wurde, indem Sie in der linken Menüleiste zu Kunden > Konten navigieren. Die Spalte ID Spalte in Ihrer Kontenliste zeigt an, ob der Kunde sein Konto aktiviert hat.
- Grün bedeutet, dass das Kundenkonto aktiv ist, d. h. dass es mindestens einen Benutzer gibt, der sich anmelden kann. Konten , deren Aktivierung noch aussteht, erscheinen ebenfalls aktiv.
- Beige bedeutet, dass das Kundenkonto offline ist. Es existiert auf TaxDome , hat aber keine Benutzer, die Anmelden können (es wurden noch keine Einladungen verschickt).
Wenn Sie überprüfen möchten, ob ein bestimmter Kontakt Zugang zum Portal hat, gehen Sie auf die Registerkarte Info des Kundenprofils. Der Kunde hat keinen Zugang, wenn:
- Der Schalter für die Anmeldung ist ausgeschaltet.
- Der Schalter für die Anmeldung ist aktiviert, aber die Aktivierung steht noch aus (die Einladung wurde gesendet, aber vom Kunden nicht angenommen)
