Einmalige Rechnungen (Basic): Vorlagen erstellen und anwenden
Our templates are used to automate routine procedures and save loads of time. Here, we show you how to create an invoice template proactively or while creating a pipeline so that you can apply it as an automation.
Hier finden Sie folgende Informationen:
- Erstellen von Rechnungsvorlagen
- Verwendung von Rechnungsvorlagen in Automatisierungen
- Anwendung von Rechnungsvorlagen
- Bearbeitung von Rechnungsvorlagen
- Duplizieren von Rechnungsvorlagen
- Löschen von Rechnungsvorlagen
Erstellen von Rechnungsvorlagen
Eine Rechnungsvorlage kann von einem Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten zur Vorlagen zu verwalten.
Um eine Rechnungsvorlage zu erstellen, gehen Sie in der linken Menüleiste auf Vorlagen >Firmenvorlagen und dann auf Rechnungen. Klicken Sie dann auf Vorlage erstellen.
Or access this page by adding the Create invoice automation while making or editing a pipeline, then click New template.
Im Folgenden erfahren Sie mehr über alle Optionen (1-15), die Ihnen im Fenster Rechnungsvorlage erstellen zur Verfügung stehen:
1. Name der Vorlage: Dies wird bei der Auswahl der Vorlage angezeigt.
2. Beschreibung: Fügen Sie eine Beschreibung für den Inhalt der Rechnung hinzu (optional).
3. Add shortcode: Include dynamic data to individualize your invoices. You can use account shortcodes based on custom fields, as well as date shortcodes. Here's more on shortcodes.
4. Wählen Sie eine Zahlungsmethode: Wählen Sie die Zahlungsmethode, die der Kunde verwenden soll. (Mehr zur Auswahl eines Standard-Zahlungsanbieters).
5. QuickBooks-Einstellungen: Wählen Sie den Ort, an den die Rechnung an QuickBooks gesendet werden soll. Die Kunden sehen dieses Feld nicht.
6. E-Mail an den Kunden senden, wenn eine Rechnung erstellt wurde: Schalten Sie diese Option ein und fügen Sie eine benutzerdefinierte Nachricht hinzu, wenn Sie möchten, dass der Kunde per E-Mail über eine Rechnung benachrichtigt wird. Andernfalls erhalten sie eine Benachrichtigung nur in ihrem Portal.
- Position: Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche " Position" und wählen Sie dann entweder eine Leistung aus oder erstellen Sie eine neue Position. Füllen Sie das Feld Satz aus, legen Sie die Menge für die Dienstleistung (QTY) fest und entscheiden Sie, ob jede Position steuerpflichtig ist. Wählen Sie die Klasse aus , die an QuickBooks gesendet werden soll (die Kunden sehen dieses Feld nicht).
- Rabatt: Um eine Position hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rabatt und füllen Sie dann das Feld Satz aus. Der Betrag wird von der Gesamtsumme abgezogen.
11. Steuer: Damit wird die Steuer automatisch zur Rechnung hinzugefügt. Sobald die Mehrwertsteuer hinzugefügt wurde, wird sie in der Gesamtsumme ausgewiesen. (Hier erfahren Sie mehr über Steuersätze in Rechnungen).
12. Kopieren: Klicken Sie auf das Symbol, um eine Kopie der Position zu erstellen.
13. Zusammenfassung: Dieser Abschnitt enthält die Zwischensumme, den Steuersatz und -betrag sowie die Gesamtsumme.
14. Steuersatz: Sobald die Mehrwertsteuer hinzugefügt wird, wird sie in der Gesamtsumme berücksichtigt (mehr über Standardsteuersätze).
15. Speichern & Beenden, Speichern und Abbrechen: Klicken Sie auf Speichern & Beenden, um die Vorlage zu speichern und zur Vorlagenliste zurückzukehren, auf Speichern, um Ihre Änderungen beizubehalten und mit der Bearbeitung der Vorlage fortzufahren, oder auf Abbrechen, um die Vorlage ohne Speichern zu beenden.
Anwendung von Rechnungsvorlagen
Invoice templates could be used either while creating invoices, while creating proposals or proposal templates or when setting up the pipeline automation.
So geht's:
1. Erstellen Sie eine neue Rechnung oder fügen Sie eine Rechnung zum Vorschlag hinzu.
2. Klicken Sie auf die Liste der Rechnungsvorlagen, um sie zu erweitern, und wählen Sie dann eine Vorlage aus.
3. Fahren Sie mit dem Einrichten der Rechnung fort. Sie können nun Änderungen am Betrag, Steuersatz usw. vornehmen.
Hinweis: Änderungen, die Sie an einer Rechnung vornehmen, haben keinen Einfluss auf die Vorlage.
Bearbeitung von Rechnungsvorlagen
Gehen Sie folgendermaßen vor, um Änderungen an einer Rechnungsvorlage vorzunehmen:
1. Gehen Sie in der linken Menüleiste zu Vorlagen > Firmenvorlagen und wählen Sie dann Rechnungen. Klicken Sie anschließend auf den Namen der Rechnungsvorlage in der Liste.
2. Nehmen Sie Änderungen an der Rechnungsvorlage vor und klicken Sie dann auf Speichern & Beenden.
Duplizieren von Rechnungsvorlagen
Um eine neue Rechnungsvorlage aus einer bestehenden Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf die Punkte ganz rechts neben der Rechnungsvorlage und wählen Sie dann Duplizieren aus dem Pulldown-Menü. Die Kopie der Rechnungsvorlage wird mit einem Suffix gespeichert (z. B. Formular1040 (2)).
Löschen von Rechnungsvorlagen
Um eine Rechnungsvorlage vollständig zu entfernen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Namen der Rechnungsvorlage, wählen Sie im Pulldown-Menü die Option Löschen und klicken Sie zur Bestätigung erneut auf Löschen .
