Rechnungen (Erweitert): Im Namen des Kunden bezahlen oder Zahlungen von außerhalb akzeptieren TaxDome

There are situations where your clients can't or don't want to pay in the client portal. In this case, we got you covered. Whether you're using a client’s credit card or recording a payment made via cash, check, or bank transfer, these methods ensure that invoices are handled efficiently and flexibly. This guide covers how to pay on behalf of your clients and how to record various types of payments.

Barzahlungen und Überweisungen akzeptieren

Offline-Zahlungen, erklärt

Ein Firmeninhaber, Administrator oder Teammitglied mit Zugriffsrechten für die Verwaltung von Zahlungen kann Offline-Zahlungen ausstellen. 

Offline-Zahlungen können auf folgende Weise verwendet werden:

• Sie können dem Kundenkonto als Guthaben gutgeschrieben werden. Sie können dann zur Begleichung von Rechnungen in der Zukunft verwendet werden. Diese Option wird vor allem für Werbegutschriften verwendet.
• You can also settle the existing invoices while adding the offline payment. This option is more suitable for charging clients who don't pay in the client portal.

Offline-Zahlungen erfassen

Gehen Sie wie folgt vor, um eine Zahlung außerhalb von TaxDome manuell zu erfassen (Bargeld, Scheck, Square, Venmo, Überweisung usw.):

1. Erstellen Sie eine Offline-Zahlung auf eine der folgenden Arten:

• Wenn Sie nur ohne Rechnung zahlen oder mehrere Rechnungen begleichen möchten, klicken Sie oben links auf Ihrem Bildschirm auf Neu, wählen Sie Offline-Zahlung und dann das Kundenkonto aus.
• Wenn Sie eine bestimmte Rechnung schnell begleichen möchten, gehen Sie zu Rechnungen > Rechnungen, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnung, die Sie begleichen möchten, und wählen Sie Offline-Zahlung erfassen.

2. Vergewissern Sie sich, dass die OptionZahlungen für die Umsatzberechnung ausgewählt ist, und geben Sie den Zahlungsbetrag ein. Sie können ihn automatisch mit dem Betrag der unbezahlten Rechnung ausfüllen, indem Sie diese unten auswählen. 

3. Wählen Sie die Zahlungsquelle aus.

4. Fügen Sie eine Beschreibung hinzu, aus der hervorgeht, wofür die Zahlung bestimmt ist.

5. Das war's! Klicken Sie auf Speichern , um die Offline-Zahlung durchzuführen. Das Guthaben wird dem Kundenkonto gutgeschrieben oder zur Begleichung bestehender Rechnungen verwendet.

Tipp! Wenn Sie einen Fehler im Feld "Betrag" machen und diesen erst nach dem Hinzufügen der Zahlung bemerken, können Sie eine Erstattung vornehmen. Seien Sie jedoch vorsichtig, denn wenn Ihre Kunden Benachrichtigungen erhalten, werden sie über alle Zahlungen und Erstattungen, die Sie vornehmen, informiert. Es ist besser, wenn Sie ihnen sagen, was Sie tun, damit sie nicht verwirrt sind.

Hier erfahren Sie mehr über andere Möglichkeiten für Offline-Zahlungen:

1. Link zu Aufträge: Verknüpfen Sie Ihre Offline-Zahlung mit einer bestehenden Auftrag , um es sofort in Ihrem workflow bei Bedarf. Klicken Link zu Aufträge, und wählen Sie dann die Option Aufträge. Nach der Verknüpfung wird die Aufträge wird unten angezeigt. Sie können die Auftrag Titel und die pipeline Es ist in (hier gibt es mehr über Verknüpfen von Zahlungen mit Aufträge).

2. Datum: Dies ist das Datum, an dem der Kunde die Zahlung geleistet hat. Standardmäßig wird das aktuelle Datum angezeigt.

3. E-Mail-Benachrichtigung an Kunden senden: Wählen Sie diese Option, wenn Sie möchten, dass eine E-Mail über die Offline-Zahlung an den Kunden gesendet wird.

4. Zahlung synchronisieren mit QuickBooks Online: Wählen Sie diese Option, wenn Sie diese Zahlung mit QuickBooks (Dies könnte zu doppelten Zahlungen führen). Hier erfahren Sie mehr über Synchronisieren von Zahlungen mit QuickBooks.

5. Begleichen Sie Rechnungen, die außerhalb von TaxDome bezahlt wurden: Sie sehen die Liste der Rechnungen, die für das ausgewählte Konto ausgestellt wurden. Die Summe der ausgewählten Rechnungen füllt den Zahlungsbetrag automatisch aus. Sie können nur den gesamten Rechnungsbetrag begleichen. Die Umgehung für das Hinzufügen einer teilweisen Offline-Zahlung wird hier beschrieben.

Was Kunden sehen, wenn Sie Offline-Zahlungen hinzufügen

Ihre Kunden sehen ihre Credits im Home-Bereich ihres Portals und können damit ihre Rechnungen bezahlen.

Um TaxDome von der Seite des Kunden aus zu sehen, rufen Sie eine schreibgeschützte Ansicht auf.

Zahlung im Namen des Kunden

Bevor Sie beginnen

Ihre Kunden können Rechnungen ganz oder teilweise bezahlen. Wenn Sie jedoch im Namen eines Kunden zahlen, können Sie die Rechnung (oder den Rest des Gesamtbetrags) nur in voller Höhe begleichen. 

Es gibt zwei Möglichkeiten: 

• Bezahlen nach Zahlungsmethode. Die Zahlung erfolgt durch Angabe der Kredit- oder Debitkarte des Kunden oder durch Eingabe der Bankverbindung.
• Bezahlen mit Guthaben. Wenn das verfügbare Guthaben größer oder gleich dem Rechnungsbetrag ist, wird die Rechnung als bezahlt markiert. Ist das verfügbare Guthaben geringer als der Rechnungsbetrag, wird das verfügbare Guthaben von der Rechnung abgezogen und die Differenz muss durch Angabe der Kredit- oder Debitkartendaten des Kunden bezahlt werden.

Hinweis! Bei geplanten Rechnungen sind die folgenden Optionen erst verfügbar, nachdem die Rechnungen ausgestellt wurden: Rechnung per E-Mail versenden, Rechnung bezahlen und Zahlungslink kopieren.

Rechnung mit Krediten bezahlen

Wenn ein Kunde über Guthaben auf seinem Konto verfügt, können Sie eine Rechnung für ihn bei der Erstellung oder zu einem beliebigen späteren Zeitpunkt bezahlen.

• Wenn Sie eine Rechnung erstellen und die Rechnung gleich oder kleiner ist als das verfügbare Guthaben des Kunden, können Sie das Kontrollkästchen Rechnung mit Kundenguthaben bezahlen aktivieren. Wenn dies der Fall ist und Sie die Rechnung ausstellen, wird sie automatisch als bezahlt markiert.

• Um eine bestehende Rechnung mit einem verfügbaren Guthaben zu bezahlen, gehen Sie entweder auf die Seite Rechnungen Ihres Unternehmens oder auf die Registerkarte Rechnungen des Kundenprofils, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten daneben und wählen Sie Rechnung bezahlen.

Wenn Sie eine Zahlung auf der Profilseite Rechnungen eines Kunden vornehmen, können Sie mehrere Rechnungen zur Zahlung auswählen (Sie können jedoch nicht die Option Teilweise bezahlt in der Masse auswählen).

Sobald die Rechnung als bezahlt markiert ist, erhalten Sie eine Benachrichtigung über die Zahlung in Ihrem Inbox+.

Pay recurring invoice with credits

You can apply credits to a single invoice generated by a recurring invoice the same way it works for one-time invoices:

• If the recurring invoice is set up with manual payment authorization.
• If the recurring invoice is set up with automatic payment authorization, but the automatic payment fails.

However, you cannot apply credits if the recurring invoice is set up with automatic payment authorization and the payment attempt is successful.

Bezahlen Sie die Rechnung durch die Verarbeitung der Zahlungsmethode

Um eine Rechnung für einen Kunden mit seiner Kredit- oder Debitkarte oder durch Eingabe seiner Bankverbindung zu bezahlen:

1. Gehen Sie entweder auf die Seite Rechnungen Ihrer Firma oder auf die Registerkarte Rechnungen im Profil des Kunden.

2. Klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten neben der Rechnung und wählen Sie dann Rechnung bezahlen.

Sie können auch eine oder mehrere Rechnungen aus der Liste auswählen und auf Rechnung bezahlen klicken.

3. Geben Sie die Bankverbindung oder die Kreditkartendaten ein und fahren Sie dann mit der Zahlung fort.

Die Rechnung wird dann als bezahlt markiert, und Sie erhalten eine Benachrichtigung über die Zahlung in Ihrem Inbox+.