Windows-Anwendung: E-Signaturen anfordern

Fordern Sie elektronische Unterschriften über die TaxDome Windows-Desktop-App an, während Sie vorbereitete Dokumente und Formulare hochladen. Geben Sie an, wo die Kunden elektronisch unterschreiben sollen, fügen Sie Felder für den Steuerzahler und seinen Ehepartner ein und fügen Sie eine wissensbasierte Authentifizierung hinzu (KBA). Schalten Sie dann Erinnerungen ein, damit die Kunden nicht vergessen, so schnell wie möglich zu unterschreiben!

Tipp

Anmerkung: Sie müssen Dokumente in einen Ordner der obersten Ebene hochladen mit DerKunde kann sehen Zugang zur Beantragung elektronischer Signaturen.

Hier finden Sie folgende Informationen:

Anfordern von elektronischen Unterschriften über die Windows-App TaxDome 

Um elektronische Signaturen für vorbereitete Dokumente und Formulare anzufordern:

1. Laden Sie das Dokument in die Windows-App TaxDome hoch (Hilfe finden Sie in der obigen Demo). 

2. Wählen Sie das Kundenkonto aus, für das das Dokument bestimmt ist. 

3. Wählen Sie einen Ordner mit Client-Zugriff, in den Sie das Dokument hochladen möchten, und schalten Sie dann die OptionClient anfordern Signatur? Das neue Fenster für Signatur wird geöffnet.

4. Wählen Sie entweder den Unterzeichner manuell aus (dies kann der Kunde oder ein Firmenvertreter sein) in der Dropdown-Liste Unterzeichner auswählen oder wenden Sie eine VorlageSignatur an. 

5. Fügen Sie so viele e-Signatur Felder hinzu, wie für jedes Formular benötigt werden.

6. Klicken Sie auf SPEICHERN. Nach dem Hochladen des Dokuments wird eine E-Mail an den Kunden mit einem Link zu dem Dokument gesendet, das noch auf e-Signatur steht, und das Dokument wird auf der Unterregisterkarte Unterschriften der Registerkarte Dokumente sichtbar.

Tipp

Tipp! 

  • Wenn Sie das hochgeladene Dokument mit einer Auftrag verknüpfen möchten, aktivieren Sie die Option Verknüpfung mit Auftrag und wählen Sie Auftrag. Lesen Sie mehr über die Verknüpfung von Elementen mit Aufträge.
  • Wenn das Dokument mit einem Auftrag verknüpft ist, kann das Auftrag automatisch zum nächsten Stufe des Dokuments verschoben werden. pipeline verschoben werden, sobald die e-Signatur abgeschlossen ist.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die nummerierten Felder:

1. Wählen Sie eine Vorlage: Wenn Sie Signatur Vorlagen erstellt haben, um bei häufig verwendeten Formularen Zeit zu sparen, wählen Sie die Vorlage aus. Weitere Informationen zur Anwendung von Vorlagen finden Sie weiter unten.

2. Unterzeichner wählen: Wählen Sie hier den Namen der Person, die unterschreiben soll. 

  • Um ein Feld hinzuzufügen, wählen Sie den Kontaktnamen aus der Dropdown-Liste.
  • Um ein weiteres Feld für den Firmenvertreter hinzuzufügen, wählen Sie seinen Namen aus dem Dropdown-Menü aus (Details siehe unten).
  • Sie können auch ein Feld für einen zusätzlichen Unterzeichner, z. B. den Ehepartner, hinzufügen (Einzelheiten siehe unten).

3. Es gibt verschiedene Felder, die Sie per Drag-and-Drop in das Dokument ziehen können:  

  • Unterschrift: Ziehen Sie dieses Feld per Drag-and-Drop auf das Dokument, in dem der Kunde oder Firmenvertreter unterschreiben soll. 
  • Initialen: Ziehen Sie dieses Feld per Drag-and-Drop auf das Dokument, in dem Sie eine Initiale benötigen.
  • Datum der Unterschrift: Ziehen Sie dieses Feld per Drag-and-Drop auf das Dokument, in dem Sie das Datum benötigen. Sobald der Kunde ein Dokument unterschreibt, werden die Datumsfelder sowie die Felder Signatur , in denen der Kunde unterschreibt, automatisch ausgefüllt. Das Datum wird in die Felder eines Firmenvertreters eingetragen, wenn das Dokument zur Unterzeichnung an den Kunden gesendet wird. Das Datum kann nicht bearbeitet werden. 
  • Textfeld: Verwenden Sie dieses Feld wie ein Post-it. Ziehen Sie es dorthin, wo Sie eine Notiz hinzufügen oder zusätzliche Informationen anfordern möchten. Platzieren Sie das Feld an der gewünschten Stelle und klicken Sie es dann an, um es zu bearbeiten.

4. Mahnungen: Schalten Sie diese Option ein, wenn Sie möchten, dass eine E-Mail-Benachrichtigung an den Kunden gesendet wird, wenn er nicht bis zum Fälligkeitsdatum unterschreibt. Hier finden Sie weitere Informationen über Mahnungen.

5. Require KBA: Schalten Sie dies ein, um die wissensbasierte Authentifizierung zu verwenden (nur für Ihre US-Clients verfügbar). Hier finden Sie mehr über KBA.

6. Navigationstasten: Mit diesen Schaltflächen können Sie von Seite zu Seite wechseln.

7. Abbrechen: Klicken Sie auf , um alle Änderungen zu verwerfen.

8. SPEICHERN: Sie können Ihre Änderungen speichern, ohne das Dokument zu senden. Sie können es dann immer noch überprüfen und bearbeiten. Das Dokument wird für den Kunden erst sichtbar, wenn Sie auf DATEIEN HOCHLADEN klicken.

E-Signaturen von einem Ehepaar anfordern

Nach den Steuervorschriften müssen Ehegatten, die eine gemeinsame Steuererklärung abgeben, beide unterschreiben. 

Bevor Sie die elektronischen Unterschriften eines Paares anfordern, stellen Sie sicher, dass...

  • Der Kontakt des Ehepartners ist mit dem Konto des Steuerzahlers verknüpft. (Hier finden Sie mehr über Kontakte und Konten.)
  • Sowohl der Steuerpflichtige als auch der Ehegatte haben Zugang zum Konto: im Kontaktbereich des Kontos, Anmeldung muss für beide E-Mail-Adressen aktiviert werden.

Nächste Schritte:

1. Aktivieren Sie die Option Client anfordern Signatur? genauso wie Sie es tun, wenn Sie eine Person für die elektronische Unterschrift benötigen (siehe oben). Fügen Sie zunächst Felder für den Steuerpflichtigen hinzu und wählen Sie dann den Kontaktnamen des Ehepartners in der Dropdown-Liste Unterzeichner wählen .

2. Fügen Sie Felder hinzu, in denen der Ehepartner unterschreiben soll. Der Übersichtlichkeit halber wird für jeden Unterzeichner eine andere Farbe verwendet.

3. Klicken Sie auf Senden , um das Dokument an beide Ehegatten zu senden.

Was passiert, wenn Sie elektronische Signaturen von einem Ehepaar anfordern?

  • Beide mit dem Konto verknüpften Kontakte, der Steuerzahler und sein Ehepartner, erhalten eine E-Mail mit einem eindeutigen Link zu dem auf e-Signatur ausstehenden Dokument.
  • Beide Ehegatten sehen, dass das Dokument anhängig ist -Signatur.
  • Beide Ehegatten sehen alle dem Dokument hinzugefügten Felder, können aber nur ihr eigenes unterschreiben.
  • Sie erhalten eine Benachrichtigung, wenn ein Ehepartner das Dokument unterschreibt, und erfahren so, ob der andere Ehepartner noch elektronisch unterschreiben muss.
  • Sobald jemand unterschrieben hat, können Sie die Felder von Signatur nicht mehr bearbeiten.
  • Ein Dokument wird mit gekennzeichnet, wenn beide Ehegatten unterschrieben haben. 
  • Wenn einer der Unterzeichner die KBA nicht akzeptiert oder die Unterschrift verweigert, müssen Sie das vorbereitete Dokument erneut hochladen und beide Unterschriften erneut anfordern.

Hinzufügung der E-Mail-Adresse eines FirmenvertretersSignatur

Viele Dokumente müssen auch von einem Steuerersteller unterzeichnet werden. Wenn mehrere Vertreter des Unternehmens unterschreiben müssen, fügen Sie die Felder für diese Unterschriften hinzu und geben Sie die Namen der einzelnen Teammitglieder an.

Wenn Sie ein e-Signatur von einem Teammitglied anfordern, wählen Sie den Namen aus der Dropdown-Liste Unterzeichner auswählen. Verfügbare Felder:

  • Unterschrift: Standardmäßig erscheint Ihr Name. Wenn Sie weitere Signatur Felder für Ihre Firma benötigen, fügen Sie weitere hinzu und bearbeiten Sie dann die Namen.
  • Datum: Es wird automatisch ausgefüllt, wenn das Dokument an den Kunden gesendet wird.

Tipps:

  • Wenn Sie Ihren Namen oder Ihre Initialen ändern müssen, klicken Sie auf das Feld, um es zu bearbeiten.
  • Wenn ein Signatur Feld für einen Firmenvertreter hinzugefügt wird, das Dokument aber noch nicht an den Kunden gesendet wurde, kann das Feld von jedem Teammitglied mit Zugriff auf die Dokumente des Kundenkontos bearbeitet oder gelöscht werden.
  • Sobald Sie das Dokument an einen Kunden senden, gilt es als von Ihrem Unternehmen unterzeichnet, und der Kunde sieht, dass es von den Unternehmensvertretern unterzeichnet wurde.
  • Wenn dem Dokument Signatur Felder für Firmenvertreter hinzugefügt wurden, das Dokument aber noch nicht vom Kunden signiert wurde, können Sie die Anforderung von e-Signatur immer noch stornieren.
  • Der Prüfpfad eines Dokuments zeigt, wer das Feld Signatur eines jeden Firmenvertreters auf dem Dokument hinzugefügt hat.

Anwendung der Signatur Vorlagen

Mit den Vorlagen von Signatur sparen Sie Zeit bei der Beantragung von elektronischen Signaturen für häufig verwendete Formulare wie 8879, 8821 oder 2848. Hier erfahren Sie mehr über die Erstellung von Vorlagen.

Sobald Sie eine Vorlage erstellt haben, können Sie diese verwenden, um Ihren Signatur-Anforderungsprozess zu beschleunigen. 

So geht's:

1. Fordern Sie ein e-Signatur für jedes in den Ordner hochgeladene Dokument mit Der Kunde kann sehen Zugang.

2. Klicken Sie auf Vorlage wählen, um ein Dropdown-Menü zu erhalten. Wählen Sie eine Vorlage aus.

  • Ihr Name wird automatisch in das Feld Signatur des Firmenvertreters eingetragen.
  • Die Namen Ihrer Kunden werden automatisch in die Felder Unterzeichner 1 und Unterzeichner 2 Signatur eingetragen.

3. Weitere Informationen finden Sie unter Signatur Einstellungen.

Die Reihenfolge der verknüpften Kontakte im Abschnitt Kontodetails bestimmt die Reihenfolge der Unterzeichner. Bei Bedarf können Sie die Standardreihenfolge der Unterzeichner ändern.

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