Manuelle und automatische Erinnerungsfunktion
Mahnungen benachrichtigen Kunden, wenn sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum nicht erledigt haben. Unabhängig davon, ob Sie die Erinnerungen automatisieren oder manuell versenden, halten sie die Kunden auf dem Laufenden, ohne dass Sie sie persönlich anstupsen müssen.
Mahnungen, erklärt
Wann immer Sie etwas mit einem Aktionsobjekt an einen Kunden senden, wird dieser benachrichtigt. Alle Benutzer, die mit dem Konto verbunden sind, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn die Benachrichtigung aktiviert ist. Prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen aktiviert sind, indem Sie die Spalte " Benachrichtigen" in der Kontenliste überprüfen.
Wenn Empfänger zu lange brauchen, um eine Aufgabe zu erledigen - oder es vergessen -, haben Sie zwei Möglichkeiten:
- Senden Sie manuell eine Erinnerung an die ausstehende Fragebogen, den Vorschlag, die Rechnung oder das Dokument.
- Richten Sie automatische Erinnerungsfunktionen ein.
Manuelle Mahnungen
Um eine Erinnerung manuell erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Punkt, an den der Kunde erinnert werden muss, und dann aufErneut senden. Sie können dies sogar tun, wenn die automatische Erinnerung eingeschaltet ist.
Um eine bezahlte oder unbezahlte Rechnung manuell erneut zu versenden, klicken Sie entweder in der Liste Rechnungen oder im Kundenprofil des Kontos auf die drei Punkte ganz rechts neben der Rechnungsnummer und wählen dann im Dropdown-Menü die Option Rechnung per E-Mail versenden.
Um eine Benachrichtigung über ein zur Genehmigung anstehendes Dokument manuell erneut zu senden, öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen, blättern Sie bis zum Ende der ausstehenden Dokumente und klicken Sie dann unten rechts auf Genehmigung für Ausstehend anfordern.
Das passiert folgendermaßen:
- Der Kunde erhält eine zusätzliche E-Mail zur Erinnerung.
- Eine Portalbenachrichtigung für den Aktionsgegenstand wird an den Anfang der Aufgabenliste des Kunden verschoben.
- Informationen über das erneute Senden werden dem Audit Trail hinzugefügt.
Automatische Mahnungen
Um automatische Erinnerungen ein- oder auszuschalten , öffnen Sie zunächst die ausstehenden Fragebogen, Mandantenanfrage, Vorschläge, Chats, Rechnungen, ausstehenden Dokumente Signatur oder ausstehenden Dokumente zur Genehmigung. Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, während Sie diese manuell oder über pipeline Automatisierung.
Wählen Sie, wie Sie die automatischen Erinnerungen einrichten möchten:
- Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
- Anzahl der Mahnungen: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Einrichten von Erinnerungen über pipeline Automatisierungen
Sie müssen Nehmen Sie Änderungen an der pipeline So richten Sie Erinnerungen für Organisatoren, Vorschläge, Rechnungen und Nachrichtenautomatisierungen ein.
Bei den Automatisierungen Rechnung senden, Fragebogen erstellen, Mandantenanfrage senden, Vorschlag/EL senden und Nachricht senden befindet sich der Schalter Erinnerungen unter dem Feld Vorlage auswählen. Schalten Sie Erinnerungen ein und wählen Sie dann, wie Sie die automatischen Erinnerungen einrichten möchten:
- Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
- Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.
Anmerkung! Deaktivieren von Erinnerungen für die pipeline Automatisierung betrifft nur Aufträge Eingeben der pipeline Stufe in der Zukunft. Erinnerungen für zuvor ausgelöste Automatisierungen, wie z. B. bereits gesendete Organisatoren oder Rechnungen, werden nicht deaktiviert.
Erinnern Sie Ihre Kunden an
Erinnern Sie die Kunden an die ausstehenden Organisatoren
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
So senden Sie manuell eine Erinnerung an eine ausstehende Fragebogen: Gehen Sie zur Registerkarte " Organisatoren" des Kontos, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben Fragebogen in der Liste oder im Fragebogen selbst und wählen Sie dann " Erneut senden".
So richten Sie Erinnerungen für Organisatoren ein: Schalten Sie Erinnerungen ein, wenn Sie eine Fragebogen manuell oder über pipeline Automatisierung. Um Erinnerungen an Organisatoren zu senden, die über pipeline Automatisierungzu senden, schalten Sie die Erinnerungsfunktion für Fragebogen Automatisierung ein, wenn Sie die pipeline Phasen.
Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie die Seite Fragebogen öffnen. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Erinnerungseinstellungen vornehmen.
Fragebogen Erinnerungen stoppen, wenn:
- Der Kunde hat die Fragebogen nicht eingereicht, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
- Der Kunde hat die Fragebogen eingereicht.
- Die Website Fragebogen ist versiegelt.
- Die Auftrag mit dem Link Fragebogen wird archiviert.
Erinnern Sie an ausstehende Kundenanfragen
Sie können Erinnerungen für Kundenanfragen im Status " Ausstehend" oder "In Bearbeitung" senden. status.
So senden Sie manuell eine Erinnerung an eine Mandantenanfrage : Gehen Sie zur Registerkarte " Anfragen" des Kontos, klicken Sie entweder auf die drei Punkte ganz rechts neben der Anfrage in der Liste oder auf die Anfrage selbst und wählen Sie dann " Erneut senden".
So richten Sie Erinnerungen für Kundenanfragen ein: Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie eine Mandantenanfrage manuell senden oder bearbeiten oder wenn Sie die Option Kundenanfragen senden Automatisierung im Menü pipeline.
Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie die Anfrage öffnen. Denken Sie daran, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Einstellungen für Erinnerungen vornehmen.
Mandantenanfrage Erinnerungen stoppen, wenn:
- Der Kunde beantwortet alle erforderlichen Fragen und sendet den Antrag ab.
- Sie ändern die Anfrage status in Erledigt.
Kunden an ausstehende Vorschläge erinnern
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
So senden Sie manuell eine Erinnerung an einen ausstehenden Vorschlag: Gehen Sie in der linken Seitenleiste oder auf der gleichnamigen Registerkarte des Kundenkontos zu den Vorschlägen & ELs, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Vorschlag und wählen Sie dann erneut senden.
So richten Sie automatische Erinnerungen für Vorschläge ein: Aktivieren Sie die Option Erinnerungen am Ende des Schritts Allgemein, wenn Sie einen Vorschlag oder eine Vorlage für einen Vorschlag erstellen.
Sie können sie auch einschalten, wenn Sie den Sendevorschlag/EL Automatisierung einrichten.
Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem der ausstehende Vorschlag geöffnet wird.
Die Vorschlagserinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde den Vorschlag nicht unterzeichnet hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde hat den Vorschlag unterzeichnet.
- ...die Auftrag mit dem dort verlinkten Vorschlag ist archiviert.
Kunden an ausstehende Rechnungen erinnern
Um Erinnerungen an ausstehende Rechnungen zu senden: Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion, wenn Sie eine Rechnung manuell oder über pipeline Automatisierung. Um Erinnerungen an Rechnungen zu senden, die über pipeline Automatisierungzu senden, schalten Sie bei der Bearbeitung von Rechnungen die Erinnerungsfunktion für Automatisierung ein. pipeline Stufen. Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit durch Bearbeiten der unbezahlten Rechnung ein- oder ausgeschaltet werden.
Eine weitere Möglichkeit, automatische Erinnerungen für ausstehende Rechnungen einzurichten, besteht darin, sie innerhalb der Rechnungsvorlage einzurichten. To do , aktivieren Sie die Option Erinnerungen an Kunden senden, legen Sie die Tage bis zur nächsten Erinnerung und die Anzahl der Erinnerungen fest, und klicken Sie auf Speichern oder Speichern & Beenden.
Rechnungserinnerungen hören auf, wenn:
- Der Kunde hat die Rechnung nicht bezahlt, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen wurde verschickt.
- Der Kunde hat die Rechnung bezahlt.
- Die Auftrag mit der damit verknüpften Rechnung wird archiviert.
Rechnungserinnerungen hören nicht auf, wenn der Kunde teilweise bezahlt hat.
Hinweis: Sie können Rechnungen auch manuell an Kunden senden! Weitere Details finden Sie hier.
Erinnern Sie Kunden an Aktionen in Chat-Threads
So richten Sie automatische Erinnerungen an anstehende Aktionen in einem Chat-Thread ein: Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie eine Chat-Nachricht entweder manuell oder über pipeline Automatisierung.
Um Erinnerungen an Chat-Nachrichten zu senden, die über pipeline Automatisierungzu senden, schalten Sie bei der Bearbeitung von Nachrichten die Option Erinnerungen fürAutomatisierung ein. pipeline legen Sie die Tage bis zur nächsten Erinnerung und die Anzahl der Erinnerungen fest und klicken Sie auf Speichern.
Eine andere Möglichkeit, automatische Erinnerungen für ungelesene Nachrichten einzurichten, besteht darin, sie in der Chat-Vorlage einzurichten.
Einzelheiten zur Funktionsweise der Erinnerungen für Chats finden Sie im Artikel über Chaterinnerungen.
Erinnern Sie Kunden an ausstehende Unterschriften
So senden Sie manuell eine Erinnerung an ein ausstehendes Dokument Signatur: Gehen Sie zur Registerkarte Dokumente des Kundenkontos, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben dem Dokument in der Liste oder im Dokument selbst und wählen Sie dann Erneut senden.
So richten Sie automatische Erinnerungen an ausstehende Dokumente ein Signatur: Schalten Sie Erinnerungen ein, wenn Sie eine Signatur für ein Dokument anfordern.
Die Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- und ausgeschaltet werden, indem Sie das ausstehende Dokument Signatur öffnen (auch wenn einer der Unterzeichner es elektronisch signiert hat). Öffnen Sie das Kundenprofil und wechseln Sie zur Unterregisterkarte Dokumente > Unterschriften to do . Suchen Sie ein Dokument und klicken Sie auf dessen Namen. Klicken Sie dann auf Unterzeichner anzeigen und update die Einstellungen für die Erinnerung. Denken Sie daran, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen vornehmen.
Die Unterschriftserinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde das Dokument nicht unterzeichnet hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde hat das Dokument unterzeichnet.
- ...wird die Seite Auftrag mit dem damit verknüpften Dokument Signatur archiviert.
Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern
So senden Sie manuell eine Erinnerung an ein Dokument, dessen Genehmigung noch aussteht: Gehen Sie auf die Registerkarte Dokumente des Kundenkontoprofils, klicken Sie auf die drei Punkte entweder ganz rechts neben dem Dokument in der Liste oder im Dokument selbst und wählen Sie dannGenehmigung erneut senden .
So senden Sie manuell eine Erinnerung an alle zur Genehmigung anstehenden Dokumente: Gehen Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Dokumente , öffnen Sie die Registerkarte Genehmigungen , klicken Sie auf Genehmigung für ausstehende Dokumente anfordern, überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional) und klicken Sie dann auf Anforderung senden.
So richten Sie Erinnerungen für Dokumente ein, die zur Genehmigung anstehen: Schalten Sie Erinnerungen ein, wenn Sie die Genehmigung eines Dokuments beantragen.
Die Genehmigungserinnerungen hören auf, wenn...
- ...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
- ...der Kunde hat das Dokument genehmigt.
- ...wird die Auftrag mit dem damit verknüpften Dokument "zur Genehmigung anstehend" archiviert.
