Automove (Basic): Angebote senden & Link zu Aufträge

Sie können Ihre Angebote und Verlobungsschreiben automatisch erstellen und versenden lassen. Aufträge wird von selbst zum nächsten Stufe des pipeline übergehen, sobald der Kunde ein Angebot unterzeichnet. Um die Magie von Automatisierung in Gang zu setzen, richten Sie die Option Vorschlag senden Automatisierung ein und aktivieren die Option Automatisch verschieben Funktion ein.

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Hier finden Sie folgende Informationen:

• Einrichtung des Vorschlagsversands Stufe und Aktivierung der automatischen Übertragung
• Manuelles Verknüpfen eines benutzerdefinierten Vorschlags mit einem Auftrag
• Wann werden meine Aufträge mit verknüpften Vorschlägen automatisch verschoben?

Einrichtung des Vorschlagsversands Stufe und Aktivierung der automatischen Übertragung

Diese Art des Versendens von Angeboten funktioniert gut, wenn Sie sie für dieselben Dienstleistungen und denselben Preis an viele Kunden senden. Wenn Ihre Kunden unterschiedlich sind und Sie für jeden von ihnen ein individuelles Angebot erstellen, dieses aber trotzdem innerhalb der pipelinezu finden sind, springen Sie bitte zum nächsten Abschnitt.

Der Startpunkt für den Versand von automatisierten Vorschlägen ist die Auswahl einer geeigneten Stufe in Ihrem workflow. Folgen Sie diesen Schritten:

1. Sie benötigen eine Angebotsvorlage mit den Bedingungen, die für Sie geeignet sind. Wenn Sie noch keine haben, können Sie sie erstellen, indem Sie auf Neue Vorlage klicken, wenn Sie die Automatisierung.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Stufe in Ihrem pipeline für neue Vorschläge und fügen Sie dann die Option Vorschlag senden Automatisierung hinzu. Sobald die Auftrag diese Stufe eingibt, wird automatisch ein neues Angebot an den Kunden gesendet. Gleichzeitig wird er mit dem Auftrag verknüpft. 
3. Stellen Sie sicher, dass Sie die Automove Aufträge für Stufe aktiviert ist. Auf diese Weise wird der Auftrag automatisch auf den nächsten Stufe verschoben, sobald der Vorschlag vollständig unterzeichnet ist.
   

Hinweis! Rechnungen, die zusammen mit Angeboten ausgestellt werden, sind nicht automatisch mit Aufträge verknüpft.

Manuelles Verknüpfen eines benutzerdefinierten Vorschlags mit einer Auftrag 

Wenn jedes Ihrer Angebote anders ist, können Sie keine Automatismen für den Versand verwenden. Stattdessen können Sie eine allgemeine Vorlage mit Bedingungen und Firmeninformationen verwenden, die für jeden Kunden angepasst wird (z. B. zusätzliche Dienstleistungen, erstellte Rechnungen, angewandte Rabatte usw.) und dann manuell versendet wird. 

Sie können jedoch auch manuell Vorschläge in Ihrem pipelines versenden und trotzdem die Vorteile der Automove-Funktion nutzen. 

Sehen Sie sich das Videobeispiel unten an und lesen Sie dann, wie Sie Ihren Vorschlag manuell verknüpfen können:

Vorschläge können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter, der Zugriffsrechte für die Verwaltung von Vorschlägen erhalten hat, mit Aufträge verknüpft werden. Sobald das Angebot manuell verknüpft ist, funktioniert die Funktion "Automatisch verschieben" Aufträge genauso wie bei Vorschlägen, die automatisch gesendet und verknüpft werden: Wenn der Kunde unterschreibt, wird Auftrag auf die nächste Stufe verschoben.

Es gibt drei Möglichkeiten, einen Vorschlag manuell zu verknüpfen:

• Von einer Auftrag Karte: Öffnen Sie die Karte Auftrag , klicken Sie im Abschnitt " Verknüpft" auf " Verknüpfen", wählen Sie " Vorschläge & ELs" und wählen Sie dann die Vorschläge aus. Oder klicken Sie im Abschnitt " Verknüpfung" auf " Neu", wählen Sie " Vorschlag/EL " und erstellen Sie einen neuen Vorschlag, der mit der Karte Auftrag verknüpft ist.
• Auf dem Bildschirm zur Erstellung/Bearbeitung von Vorschlägen: Wählen Sie im Schritt "Allgemeines" der Angebotserstellung einen Kunden aus und klicken Sie dann unten auf der Seite auf Auftrag hinzufügen. Danach sehen Sie die ausgewählte Aufträge im Abschnitt Verknüpfte Aufträge zusammen mit dem Titel Auftrag und dem pipeline zu dem er gehört.
• Auf der Seite "Vorschläge & EL" / auf der Registerkarte "Konto" des Kunden: Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem gesendeten Vorschlag, wählen Sie Link zu Auftrag und dann Aufträge aus der Liste aus.

Unabhängig davon, welche Option Sie wählen, können Sie so viele Vorschläge wie nötig mit einer Auftrag verknüpfen.

Nach der Verknüpfung können Ihre Teammitglieder nun ganz einfach auf die Dokumente zugreifen, die sie im Bereich Verknüpft → Vorschläge & EL auf der rechten Seite der Karte Auftrag benötigen. 

Hinweis! Wenn der Vorschlag nicht unterschrieben ist und Sie Auftrag manuell zu einem anderen Stufe verschieben, werden Sie aufgefordert zu entscheiden, was to do mit dem ausstehenden Vorschlag zu tun hat (weitere Einzelheiten finden Sie unter Aufträge über die Behandlung unfertiger Elemente beim Verschieben).

Wann werden meine Aufträge mit verknüpften Vorschlägen automatisch verschoben?

Obwohl Angebote die Möglichkeit haben, Rechnungen einzuschließen, ist der einzige Auslöser für die automatische Übertragung von Aufträge mit Angeboten über Ihre pipelines der Abschluss des Unterzeichnungsprozesses. Im Folgenden wird beschrieben, was in jedem Fall geschieht:

• Vorschlag ohne Rechnungen. Nachdem der Vorschlag von allen Unterzeichnern unterschrieben wurde, wird die Auftrag automatisch übertragen.
• Ein Vorschlag mit automatischen Zahlungen und ausreichenden Kundengeldern. Nach der Unterzeichnung des Vorschlags laufen zwei Prozesse parallel ab:
  • Die Auftrag wird automatisch verschoben.
  • Es wird eine Rechnung ausgestellt, die Sie bei Bedarf manuell mit der Website Auftrag verknüpfen können. 
  • Die Zahlung wird automatisch erfolgreich abgebucht.
• Vorschlag mit automatischen Zahlungen, aber die Zahlung wurde nicht ausgeführt. Nach der Unterzeichnung des Vorschlags laufen zwei Prozesse parallel ab:
  • Die Auftrag wird automatisch verschoben. 
  • Es wird eine Rechnung ausgestellt, die Sie bei Bedarf manuell mit der Website Auftrag verknüpfen können. 
  • Die Zahlung wird aus verschiedenen Gründen NICHT automatisch abgebucht. TaxDome versucht, den Betrag nach 1, 4, 24 und 48 Stunden erneut abzubuchen. Wenn diese Versuche fehlschlagen und keine manuelle Zahlung hinzugefügt wird, wird die Rechnung gemäß den von Ihnen konfigurierten Einstellungen überfällig.
• Vorschlag mit manuellen Zahlungen. Nach der Unterzeichnung des Vorschlags laufen zwei Prozesse parallel ab:
  • Die Auftrag wird automatisch verschoben.
  • Es wird eine Rechnung ausgestellt, die Sie bei Bedarf manuell mit der Auftrag verknüpfen können. Wenn diese Versuche fehlschlagen und keine manuelle Zahlung hinzugefügt wird, wird die Rechnung gemäß Ihren konfigurierten Einstellungen überfällig.