Docs (Beta): Standard- und individueller Dokumentenzugriff

In TaxDome können Sie den Dokumentenzugriff entweder auf Ordner- oder auf Dokumentenebene verwalten. Hier erfahren Sie mehr über die Einrichtung von Dokumentenzugriffsberechtigungen für jedes Teammitglied oder jeden Benutzer eines Kundenkontos.

Beta! Die Funktion für den Zugriff auf einzelne Dokumente wird derzeit entwickelt und ist für Beta-Benutzer verfügbar. Eine Anleitung zur Nutzung der Funktion ist in Vorbereitung. Lesen Sie mehr über den Dokumentenzugriff für Nicht-Beta-Benutzer. 

Zugang zu Dokumenten, erklärt

Das ausgeklügelte Dokumentenzugriffssystem von TaxDome bietet eine beispiellose Flexibilität und Sicherheit für Ihren Dokumenten workflow. Betrachten Sie es als einen zweistufigen Ansatz:

• Stufe 1. Standardzugang: Festlegen grundlegender Berechtigungen auf der Grundlage von Ordnerstruktur und Kontozuteilungen
  • Für Kunden: Erstellen Sie intuitive Ordnerstrukturen mit verschiedenen Sichtbarkeitsstufen (privat, nur zur Ansicht oder bearbeitbar)
  • Für Teammitglieder: Zugriffskontrolle durch Zuweisung von Kundenkonten und spezifischen Zugriffsrechten

So funktioniert der Standardzugang: 

• Stufe 2. Individueller (granularer) Zugang: Feinabstimmung der Berechtigungen für spezielle Fälle, die die Standardeinstellungen außer Kraft setzen
  • Selektiv den Zugriff auf bestimmte Dokumente gewähren oder einschränken, ohne Rücksicht auf den Ordner, in dem sie sich befinden.
  • Erstellen Sie Ausnahmen, ohne Ihre gesamte Ordnerorganisation zu stören

Sie können für jedes Dokument den Zugriff pro Benutzer festlegen, um die Anzeige und Bearbeitung zu ermöglichen oder den Zugriff für Teammitglieder und Kunden vollständig einzuschränken. 

Diese individuellen Berechtigungen setzen alle Ordnereinstellungen außer Kraft und geben Ihnen die vollständige Kontrolle. Zum Beispiel:

• Einem Teammitglied Zugriff auf ein einzelnes Dokument gewähren, auch wenn es keinen Zugriff auf das gesamte Kundenkonto hat
• Ausblenden eines bestimmten Dokuments vor einem Kunden, auch wenn es sich in einem sichtbaren Ordner befindet
• Ein Dokument aus Ihrem privaten Ordner für einen Kunden freigeben, ohne es zu verschieben

Dieser duale Ansatz ermöglicht es Ihnen, ein einheitliches Organisationssystem beizubehalten und gleichzeitig Sonderfälle nahtlos zu bearbeiten. 

Demnächst verfügbar! In naher Zukunft wird es auch möglich sein, individuellen Zugang zu Ordnern einzurichten!

Dokumentenzugang für einen Kunden

Es gibt zwei Zugangsarten für Kunden:

• Standard
• Einzelne

Standarddokumentenzugriff für einen Mandanten 

Der Standardzugriff auf ein Dokument für einen Client wird immer durch den Typ des übergeordneten Ordners bestimmt, in dem das Dokument abgelegt ist.

Jeder von Ihnen erstellte Ordner der obersten Ebene verfügt über Standard-Zugriffsrechte für Dokumente, die an alle Unterordner und die darin befindlichen Dokumente vererbt werden. Sichtbarkeitssymbole helfen bei der Identifizierung:

Client kann anzeigen und bearbeiten: Dokumente in diesen Ordnern können von Clients angezeigt, bearbeitet, gelöscht und verschoben werden.

Kunde kann sehen: Die Dokumente in diesen Ordnern sind für die Kunden sichtbar, können aber nicht bearbeitet, gelöscht oder verschoben werden.

Privat: Dokumente in diesen Ordnern sind für Kunden unsichtbar - ideal für interne Arbeitsblätter, Entwürfe oder geschützte Dateien.

Hinweis: Jedes Kundenkonto muss mindestens einen Ordner mit dem Zugriff "Kunde kann sehen und bearbeiten " haben, damit die Kunden immer einen Ort zum Hoch- und Herunterladen von Dokumenten haben. Sie können den Ordner umbenennen, aber nicht löschen.

Individueller Dokumentenzugriff für einen Kunden

Standardmäßig können Kunden auf alle Dokumente zugreifen, die in Ordnern mit den Zugriffstypen Kunde kann anzeigen und Kunde kann anzeigen und bearbeiten gespeichert sind. Sie können den Zugriff auf einzelne Dokumente für jeden Kontakt eines Kundenkontos unabhängig von der Zugriffsart auf den übergeordneten Ordner anpassen. 

So können Sie es verwenden:

• Einige im Ordner "Privat" gespeicherte Dokumente für einen Kunden verfügbar machen.
• Schränken Sie den Bearbeitungszugriff ein oder blenden Sie das im Ordner Client kann anzeigen und bearbeiten gespeicherte Dokument vor einem Client aus.
• Widerruf des Zugangs zu einem bestimmten Dokument für den Ehepartner des Kunden.

To do also:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben einem Dokument und wählen Sie Zugriff verwalten. 

Achtung! Sie können keinen individuellen Kundenzugang für Dokumente verwalten, die zur Signatur, Genehmigung oder Zahlung anstehen.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte "Kontoname" des Kunden den individuellen Zugriff für den Kontakt aus der Dropdown-Liste in der Spalte Zugriff:

• Standard: Der Zugriff auf die oberste Ebene des Ordners und das Symbol werden übernommen. Wenn das Zugriffsrecht "Kein Zugriff", "Kann anzeigen" oder "Kann bearbeiten" eingestellt ist, klicken Sie auf X, um die Berechtigungen auf den Standard zurückzusetzen.

Kann anzeigen: Der Kontakt kann das Dokument in dem Ordner einsehen, unabhängig vom Standardordnerzugriff.

Kann bearbeiten: Der Kontakt kann das Dokument ansehen, löschen und in den anderen Ordner verschieben. 

Kein Zugang: Der Kontakt kann das Dokument im Ordner nicht sehen, unabhängig vom Standardordnerzugriff.

Wenn das Konto nicht verknüpft ist, werden die E-Mails in der Spalte Kontakt mit einem"-" markiert, aber Sie können den Zugriff auf das Dokument trotzdem verwalten.

Bewegen Sie anschließend den Mauszeiger über das Symbol für den Dokumentenzugriff, um den individuellen Zugriff für die Kundenkontakte anzuzeigen. 

Dokumentenzugang für ein Teammitglied

Es gibt zwei Arten des Dokumentenzugriffs für Teammitglieder: 

• Standard
• Einzelne

Standarddokumentenzugriff für ein Teammitglied

Der Standardzugriff von Teammitgliedern auf Kundendokumente wird über diese Funktion gesteuert:

• Zuweisung von Kundenkonten: Teammitglieder können Dokumente für ihnenzugewiesen Kunden einsehen.
• Alle Kunden haben Zugang: Teammitglieder mit Alle Konten anzeigen Zugriffsrecht können alle Kundendokumente einsehen
• Rechte zur Dokumentenverwaltung: Dokumente verwalten Zugriffsrechte sind für das Hochladen, Verschieben, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten und Ordnern sowie für die Anwendung von Ordnervorlagen erforderlich.

Individueller Dokumentenzugriff für ein Teammitglied 

Sie können den Zugriff auf einzelne Dokumente für jedes Teammitglied individuell anpassen. Dies kann nützlich sein für:

• Stellen Sie einige Dokumente für ein Teammitglied bereit, das keinen Zugriff auf das gesamte Konto hat.
• Schränken Sie den Bearbeitungszugriff ein oder blenden Sie das Dokument für ein Teammitglied, das Zugriff auf die anderen Dokumente des Kontos hat, ganz aus.

Der individuelle Dokumentenzugriff hat Vorrang vor allen Berechtigungen, die von der Dokumente verwalten Zugriffsrecht oder durch den Kontozugriff.

Folgen Sie den Schritten:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben einem beliebigen Dokument und wählen Sie Zugriff verwalten.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Name Ihrer Firma die Zugriffsberechtigungen für das Teammitglied aus dem Dropdown-Menü in der Spalte Zugriff:

• Standard: Standard basierend auf dem Kontozugriff. Wenn das Zugriffsrecht "Kein Zugriff", "Kann anzeigen" oder "Kann bearbeiten" eingestellt ist, klicken Sie auf X, um die Berechtigungen auf den Standard zurückzusetzen.
• Kann anzeigen: Gewährt reinen Anzeigezugriff (auch ohne Kontierung). 
• Kann bearbeiten: Ermöglicht das Anzeigen, Löschen und Verschieben des Dokuments (auch ohne Kontierung) sowie das Festlegen individueller Zugriffsberechtigungen für dieses Dokument für andere Mitarbeiter oder Kundenkontakte.
• Kein Zugriff: Verhindert den Zugriff auf das Dokument. Wenn dies ausgewählt ist, sieht das Teammitglied das Dokument nicht.

Sobald einem Teammitglied, das keinen Zugriff auf den Client hat, der Zugriff auf ein Dokument gewährt wird, muss ein Dateilink mit ihm geteilt werden. Öffnen Sie das Dokument, kopieren Sie den Link in die Adressleiste und senden Sie ihn an Ihr Teammitglied (z. B. über den Team-Chat).

Wer kann den Zugang zu Dokumenten verwalten?

Die Verwaltung des Dokumentenzugriffs hängt von der Art der Berechtigung ab:

• Standard-Dokumentenzugriff für Kunden: Firmeninhaber, Admin und Teammitglieder, die Zugriffsrechte auf Dokumente verwalten erhalten haben, können Ordner der obersten Ebene erstellen, Ordnervorlagen anwenden und Dokumente zwischen Ordnern verschieben.
• Individueller Dokumentenzugriff für Mandanten: Firmeneigentümer, Admins und Teammitglieder, denen Zugriffsrechte auf das Mandantenkonto zugewiesen wurden Dokumente verwaltenzugewiesen wurden, können einzelne Kundenkontakte für den Dokumentenzugriff festlegen. Auch wenn ein Teammitglied Zugriff auf ein Mandantenkonto hat und die Erlaubnis erhalten hat, das einzelne Dokument zu bearbeiten, kann es die Berechtigungen für dieses Dokument für die Benutzer des Mandantenkontos ändern. 
• Standard-Dokumentenzugriff für Teammitglieder: Firmeneigentümer, Administratoren und Teammitglieder, die Zugriffsrechte auf Teamkollegen zuweisen erhalten haben, können Teammitgliedern Kunden zuweisen und damit Zugriff auf die Anzeige ihrer Dokumente gewähren. Nur Firmeninhaber und Administratoren können einem Teammitglied Zugriff auf die Bearbeitung von Dokumenten geben und die Anzeige aller Konten erlauben.
• Individueller Dokumentenzugriff für Teammitglieder: Firmeneigentümer, Administratoren und Teammitglieder, die Zugriffsrechte für die Zuweisung von Teammitgliedern erhalten haben, können für jedes Teammitglied den Zugriff auf einzelne Dokumente festlegen. Wenn ein Teammitglied die Erlaubnis erhalten hat, ein einzelnes Dokument zu bearbeiten, kann es auch die Berechtigungen für dieses Dokument für die anderen Teammitglieder ändern.