TaxDome Lite (Chats): Ansehen, Drucken, Archivieren, Löschen

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TaxDome gibt Ihnen zahlreiche Werkzeuge an die Hand, um die Nachrichten Ihrer Kunden zu verwalten und im Auge zu behalten. Sie können alle Antworten auf einmal oder nur die eines einzelnen Kunden anzeigen. Sie können Ihre Chats auch archivieren, wieder öffnen und löschen, herausfinden, wann ein Kunde eine Nachricht erhalten hat, und vieles mehr.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Beantwortung von Kundennachrichten

Sie erhalten eine E-Mail und eine Benachrichtigung in der Inbox+ wenn einer Ihrer Kunden einen neuen Chat-Thread erstellt, auf einen Chat antwortet oder Änderungen an einem Aufgabe vornimmt. 

Immer wenn jemand auf ein Thema antwortet, wird die Inbox+ Benachrichtigung aktualisiert; es wird nur eine Benachrichtigung pro Chat-Thread angezeigt. Wenn es eine neue Nachricht in einem Thema gibt, wird die Benachrichtigung aktualisiert und an den Anfang verschoben (mehr über Benachrichtigungen).

Um die neueste Nachricht anzuzeigen und darauf zu antworten, klicken Sie auf den Namen des Themas oder auf den Link Gehe zu....

Tipp

Hinweis: Ändern Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen, wann immer Sie es für nötig halten.

Sie können den Chat eines Kunden ansehen und darauf antworten, indem Sie die Registerkarte " Kommunikation" in dessen Konto aufrufen. Auf der Registerkarte geschieht alles in Echtzeit, genau wie bei DMs. Klicken Sie auf ein Thema, um es anzuzeigen.

Innerhalb von Chat-Themen:

  • Kommunizieren Sie mit Kunden, indem Sie in das Chat-Feld tippen
  • Senden Sie eine Nachricht durch Drücken von ctrl + enter unter Windows oder cmd + enter auf einem Mac
  • Vom Kunden hochgeladene Dateien anzeigen und herunterladen
  • Hinzufügen, Anzeigen, Herunterladen und Löschen von Dateien, die von Firmen hochgeladen wurden
  • Hinzufügen, Überprüfen und Abhaken von Kundenaufgaben

Wenn Sie eine Antwort von einem Kunden erhalten, dessen Konto andere Benutzer umfasst - zwei oder mehr Kontakte, diedas Loginaktiviert haben -wissen Sie immer, wer im Chat-Thread antwortet, da der Name des Kontakts als Autor angezeigt wird.

Alle Chats für ein Kundenkonto anzeigen

Um alle Chat-Threads für ein Kundenkonto anzuzeigen, gehen Sie zu Kunden, wählen Sie das Konto aus und öffnen Sie dann die Registerkarte Kommunikation . Der Kreis auf der rechten Seite der Registerkarte " Kommunikation" zeigt an, wie viele ungelesene Chats ein Konto hat.

Alle Chats für das Kundenkonto sind auf der Seite Chats chronologisch nach der letzten Antwort sortiert. Es gibt auch eine Seite für die Kommunikation per SMS (inKürze!)

Dies ist der Inhalt der Seite Chats:

  1. Die Abschnitte Ungelesen und Gelesen. Themen mit ungelesenen Nachrichten befinden sich ganz oben. Ein Thema gilt als gelesen, wenn Sie alle darin enthaltenen Nachrichten gelesen haben. Sobald Sie alle Nachrichten gelesen haben, verschwinden die Abschnittsnamen. 
  2. Status und Autor. Themen mit ungelesenen Nachrichten sind mit einem grünen Papierflieger-Symbol und einem Punkt gekennzeichnet, während gelesene Themen mit einem violetten Papierflieger-Symbol und archivierte Themen mit einem grauen Symbol gekennzeichnet sind. Sie können auch den Namen der Person sehen, die die letzte Nachricht in einem Thema gesendet hat.
  3. Betreff und Antwortzeit. Zeigt den Inhalt der letzten Nachricht und Datum/Uhrzeit des Versands an, ob Dokumente angehängt sind und ob es Client-Aufgaben in einem Thread gibt.
  4. Status der Client-Aufgaben. Zeigt an, wie viele Aufgaben des Threads von der Gesamtzahl der Aufgaben abgeschlossen sind. Die Anzahl der unvollständigen Aufgaben ist blau hervorgehoben, die der abgeschlossenen grau.
  5. Filtern. Filtern Sie Chat-Threads nach Zeitintervall, Abschluss von Client-Aufgaben oder Thread-Status (siehe unten).

Filterung von Chat-Themen

Sie können Ihre Chat-Themen für ein Kundenkonto filtern, indem Sie nur die relevanten anzeigen. So können Sie z. B. schnell alle Threads mit unerledigten Kundenaufgaben oder die archivierten Threads finden. Es gibt drei Möglichkeiten zu filtern:

  • Zeitintervall: siehe Chat-Threads mit Antworten oder Client-Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitintervall erstellt wurden.
  • Kundenaufgaben: Hier sehen Sie Chat-Threads mit unvollständigen oder abgeschlossenen Kundenaufgaben, oder wählen Sie Alle , um nur Threads mit Kundenaufgaben zu sehen.
  • Status: Es werden nur Chat-Themen mit dem Status "Aktiv" oder " Archiviert" angezeigt.

Um eine Liste zu filtern, klicken Sie auf Filter in der oberen rechten Ecke, wählen Sie die gewünschten Filter aus und klicken Sie dann auf Anwenden. Sie können so viele oder so wenige Filter wie nötig anwenden. 

Sobald Sie die von Ihnen ausgewählten Filter angewendet haben, wird die Liste entsprechend eingegrenzt. Die ausgewählten Filter werden oben auf der Seite Filter angezeigt. Sie können die Filter leicht ändern, indem Sie sie hinzufügen oder löschen; andernfalls klicken Sie auf Zurücksetzen , um alle Filter zu löschen und neu zu beginnen. (Hier erfahren Sie mehr über die Anwendung von Filtern).

Bearbeitung Ihrer Nachrichten

Sie können Nachrichten bearbeiten, die sie in den letzten 24 Stunden gesendet haben. Wenn Sie also Änderungen an einer Nachricht vornehmen müssen:

1. Eröffnen Sie einen Chat-Thread.

2. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Nachricht und wählen Sie dann Bearbeiten.

3. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen im Textfeld vor und drücken Sie dann ✔, um die Änderungen zu übernehmen, oder X, um sie zu verwerfen.

Notiz

Hinweis! Die Bearbeitung von Nachrichten ist für Ihre Kunden nicht möglich.

Löschen Ihrer Nachrichten

Sie können Ihre eigenen Nachrichten löschen. To do so:

  1. Eröffnen Sie einen Chat-Thread.
  2. Klicken Sie auf die drei Punkte rechts neben der Nachricht und wählen Sie dann Löschen.

Notiz

Hinweis! Wenn Sie eine Nachricht mit angehängten Dokumenten löschen, werden diese Dokumente auch aus der Registerkarte Dokumente des Chat-Threads entfernt.

Sehen, welche Nachrichten empfangen und gelesen wurden

Graue oder grüne Häkchen erscheinen neben jeder Nachricht, die Sie gesendet haben. Hier ist, was sie bedeuten:

Die Nachricht wurde erfolgreich gesendet.

Der Empfänger hat die Nachricht gelesen. Wenn mehrere Benutzer mit dem Konto verbunden sind, zeigen grüne Häkchen an, dass mindestens einer die Nachricht gelesen hat.

Filtern Sie Ihre Kontoliste, um zu sehen, welche Kunden offene Fragen oder ungelesene Nachrichten haben:

  1. Gehen Sie zu Clients und klicken Sie dann auf Filter.
  2. Wählen Sie im Bereich Chats die gewünschte Option:
  • Alle: alle Konten mit mindestens einem Chat-Thread.
  • Aktiv: alle Konten mit aktiven Chat-Themen.
  • Ungelesen: alle Konten mit ungelesenen Chat-Themen.
  • Archiviert: alle Konten mit archivierten Chat-Themen.

3. Klicken Sie auf Anwenden.

Chats drucken

Um einen Chat-Thread auszudrucken, klicken Sie auf die drei Punkte ganz oben rechts im Chat-Fenster und wählen dann Drucken aus der Dropdown-Liste.

Archivierung und Wiedereröffnung von Chat-Themen

Sobald Sie alle Informationen, die Sie von einem Kunden benötigen, in einem Chat thread erhalten haben, archivieren oder löschen Sie ihn, um Unordnung zu vermeiden. Wenn Sie einen Chat thread archivieren, haben Sie immer noch Zugriff auf ihn. Wenn er jedoch noch unvollständige Aufgaben enthält, können die Kunden diese nicht mehr auf ihrem Dashboard sehen.

Um Chat-Threads zu archivieren, klicken Sie auf die drei Punkte ganz oben rechts, klicken Sie auf Archiv und dann im Popup-Fenster Chat archivieren auf Ja.

Archivierte Chat-Themen werden auf der Seite " Chats" zusammen mit den aktiven Themen aufgeführt. Sie bleiben für Kunden sichtbar und sind mit einem grauen Papierflieger-Symbol und dem Etikett " Archiviert" am oberen Rand des Themas gekennzeichnet. Sie können Ihre Seite jedoch so filtern, dass archivierte Themen nicht angezeigt werden.

Wenn Sie ein Chat-Thema archivieren, aber später feststellen, dass Sie es brauchen, öffnen Sie es erneut.

  1. Gehen Sie auf die Seite Chats auf der Registerkarte Kommunikation des Kundenkontos.
  2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Filter ganz rechts auf der Seite, wählen Sie im Abschnitt Status die Option Archiv und klicken Sie auf Übernehmen.
  3. Öffnen Sie den Chat thread, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Chat und dann aufWieder öffnen.

Archivierte Chats werden automatisch aktiv, wenn die folgenden Aktionen im Thema durchgeführt werden (entweder von der Firma oder einem Kunden):

Löschen von Chat-Themen

Im Gegensatz zu archivierten Nachrichten-Threads können gelöschte Threads nicht wiederhergestellt werden. So entfernen Sie ein Chat-Thema dauerhaft:

1. Klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Nachrichten-Thread und dann auf Löschen.

2. Klicken Sie im Pop-up-Fenster zur Löschbestätigung auf Löschen.

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