TaxDome Lite (CRM): Kundenkonten hinzufügen
Diese Seite ist nur für Benutzer von TaxDome Lite gedacht. Wenn Sie TaxDome Pro verwenden, wechseln Sie bitte zu diesem Artikel.
Es gibt mehrere Möglichkeiten einen neuen Mandanten in TaxDome hinzuzufügen. Entweder Sie fügen ihn einzeln hinzu oder ganz einfach in einem Massen-Upload. Wenn sie sich noch mehr Zeit sparen wollen, dann können sich die Mandanten selbst in dem Portal anmelden.
Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:
- Erstellen von Kundenkonten
- Verknüpfen Sie Kontakte, wenn Sie Konten hinzufügen.
- Hinzufügen von Portalzugriff zu Konten
- So deaktivieren Sie den Anmeldelink für Ihr Portal
- Ausstehende Aktivierungen anzeigen und Einladungen erneut senden
- Wie erkenne ich, ob sich neue Kunden bei TaxDome registriert haben?
Erstellen von Kundenkonten
Gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Klicken Sie auf die Schaltfläche + NEU in der linken Seitenleiste und wählen Sie dann Konto aus dem Slide-out-Menü.
2. Wählen Sie den Kontotyp: Einzelperson oder Unternehmen, und klicken Sie dann auf Weiter.
3. Verknüpfen Sie auf der Registerkarte " Kontakte" entweder den vorhandenen Kontakt oder erstellen Sie einen neuen: Geben Sie den Vor- und Nachnamen der Person ein, die mit einem Konto verbunden ist, und fügen Sie dann ihre E-Mail-Adresse hinzu.
3. Klicken Sie dann auf Erstellen. Und das war's!
Aufgepasst!
Vermeiden Sie bei Kontonamen die Verwendung von Sonderzeichen:
Zum Beispiel: : (Doppelpunkt); " (Anführungszeichen); / (Schrägstrich); \ (umgekehrter Schrägstrich); | (senkrechter Strich oder Pipe); ? (Fragezeichen); * (Sternchen).
Falls Sie doch eines der aufgeführten Zeichen verwenden, können Sie eventuell nicht auf Ihre Dateien zugreifen.
Hier sind die Details zu dem Fenster "Kundenkonto erstellen" aufgelistet:
Schritt 1. Konto-Informationen
Ein Konto ist eine Einheit, mit der Sie interagieren. Wählen Sie seinen Typ und einige Einstellungen für Ihr neues Konto.
1. Kundentyp: Wenn Ihr Kunde eine Firma ist, wählen Sie Unternehmen. Wenn es sich um eine Person oder eine Familie handelt, wählen Sie Einzelperson. Der Unterschied besteht darin, dass Sie beim Typ Firma den Firmennamen und die Firmenadresse eingeben können.
2. Kontoname: Dieser Name wird auf der Seite Kunden angezeigt. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird er aus dem Vor- und Nachnamen des Kontakts generiert (oder aus dem Firmennamen, wenn Sie ein Firmenkonto anlegen).
3. Firmenname: Dieses Feld wird nur angezeigt, wenn Sie den Firmentyp auswählen. Dieser wird standardmäßig als Kontoname verwendet.
4.Schlagwörter: Weisen Sie Tags zu, um Konten zu kategorisieren. Um mehr über Tags zu erfahren, gehen Sie hier.
5. Ordner-Vorlage: Wenden Sie eine Ordnervorlage an, die benutzerdefinierte Ordner und Unterordner enthält. Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird eine vordefinierte Ordnerstruktur mit dem Ordner " Vom Kunden hochgeladene Dokumente " als oberster Ebene erstellt. Weitere Details zu Ordnervorlagen finden Sie hier.
6. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Konten erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten CRM-Felder hinzufügen können, erfahren Sie hier.
Schritt 2. Kontakte
Die tatsächlichen Personen (auch Kunden genannt), die Konten auf TaxDome haben, werden immer durch Kontakte identifiziert, d. h. durch einen Vor- und Nachnamen und eine E-Mail-Adresse. Sie müssen mindestens einen Kontakt zu Ihrem Konto hinzufügen - entweder erstellen Sie einen neuen oder verknüpfen Sie einen bestehenden Kontakt.
1. Vorhandenen Kontakt verknüpfen: Wenn Sie ein Konto mit einem bereits hinzugefügten Kontakt verknüpfen möchten, klicken Sie auf diesen Link, geben Sie den Namen des Kontakts ein und klicken Sie dann auf Hinzufügen. Andernfalls füllen Sie die Felder unten aus, um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.
2. Kontaktinformationen. Durch die Eingabe der persönlichen Daten der Kunden stellen Sie sicher, dass Sie deren Angaben wie persönliche Daten, Telefonnummer und Anschrift zur Hand haben. Bei Einzelpersonen wird der hier eingegebene Vor- und Nachname standardmäßig als Kontoname verwendet.
3. E-Mail. Ein Kunde kann nicht auf sein Portal zugreifen, wenn sein Kontakt keine E-Mail enthält.
4. Steuern Sie den Zugriff auf das Konto für jeden Kontakt mit Hilfe der Kippschalter:
- LOGIN: Wenn diese Option aktiviert ist, kann der Kontakt auf die Website TaxDome Kundenportal zugreifen, um auf das Konto zuzugreifen. Sie können das LOGIN einschalten, die Kunden aber erst später einladen (siehe Abschnitt unten).
- NOTIFY: Wenn diese Option aktiviert ist, erhält der Kontakt alle Systembenachrichtigungen (z. B. über neue Nachrichten, Organisatoren usw.).
- SYNC: Wenn diese Funktion aktiviert ist, werden alle E-Mails, die Sie von dem Kontakt erhalten, in Ihrem Inbox+ sowie in der Registerkarte " E-Mail" des Kontos angezeigt, und Sie können dem Kontakt über TaxDome antworten. Der gesamte Verlauf zwischen Ihren synchronisierten E-Mail-Adressen und der E-Mail-Adresse des Kontakts wird automatisch auf TaxDome angezeigt und kann auf der Registerkarte " E-Mail " des Kontos eingesehen werden.
5. Benutzerdefinierte Felder: Wenn Sie benutzerdefinierte Felder für Ihre Kontakte erstellt haben, werden diese hier angezeigt. Wie Sie Ihre eigenen benutzerdefinierten CRM-Felder hinzufügen können, erfahren Sie hier.
6. Tags: Weisen Sie Tags zu, um Kontakte zu kategorisieren. Um mehr über Tags zu erfahren, gehen Sie hier.
7. Erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um ein Konto auf TaxDome zu erstellen.
Hinzufügen von Portalzugriff zu Konten
Wenn Sie beim Erstellen des Kontos den LOGIN-Schalter für die E-Mail des Kontakts aktiviert haben, werden Sie aufgefordert, ihn über Kundenportal einzuladen.
Um der Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzuzufügen, geben Sie diese in das Feld Persönliche Nachricht ein, und klicken Sie dann auf Senden.
Sie können auch den Zugriff auf das Portal aktivieren, aber nicht sofort eine Einladung senden, indem Sie auf Überspringen klicken. Auf diese Weise können Sie am Konto arbeiten - Dokumente hochladen, Pipelines hinzufügen, Aufgaben erstellen usw. -, bevor der Kontakt das Portal besucht.
Wenn Sie den Konten beim Anlegen keinen Portalzugang hinzugefügt haben, können Sie dies jederzeit nachholen:
1. Navigieren Sie zur Registerkarte Info des Kundenprofils (verfügbar, sobald Sie ein Konto erstellt haben).
2. Wenn Sie das Konto bereits mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft haben, werden diese im Abschnitt Kontakte angezeigt. Aktivieren Sie den Schalter LOGIN neben jedem Kontakt, dem Sie Zugang zum Portal geben möchten.
3. Wenn Sie Ihrer Einladung eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen möchten, geben Sie diese in das Feld Personalisierte Nachricht im Popup-Fenster ein, und klicken Sie dann auf Senden.
Aufgepasst!
Wenn ein Kontakt mit mehreren Konten verknüpft ist, müssen Sie ihm Portalzugang zu jedem dieser Konten geben.
Sie können dann zwischen den Konten wechseln, wenn sie sich Anmelden.
Sobald ein Mandant eine E-Mail-Einladung zu seinem TaxDome Portal erhält, muss er das Konto aktivieren.
Der Mandant klickt auf den Link in der E-Mail und erstellt dann ein Passwort. Sie können sehen, welche Mandanten ihre Konten noch nicht aktiviert haben und sie erneut einladen, indem Sie zu Kunden navigieren und dann auf der Registerkarte Konten die Unterregisterkarte " Ausstehende Aktivierung " auswählen.
So deaktivieren Sie den Anmeldelink für Ihr Portal
Klicken Sie hier.
Wie erkenne ich, ob sich neue Kunden bei TaxDome registriert haben?
Sobald ein Kunde ein TaxDome Konto einrichtet, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+ und E-Mail. Klicken Sie auf den Link Gehe zu..., um das Profil des neuen Kunden einzusehen.
