TaxDome Lite: Wörterbuch

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Hier führen wir Sie durch gängige TaxDome-Begriffe mit leicht verständlichen Definitionen.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

Konten
Kundenportal
Kontakte
Dokumentenfreigabe
E-Signaturen
Ordnervorlagen
Inbox+
Nachrichten
Profil Zugriff
Erinnerungen
Tags
TaxDome Drive
Vorlagen

Konten

Konto, Kundenkonto und Kundenprofil sind allesamt Synonyme. Sie arbeiten für einen Kunden - egal ob es sich um eine Einzelperson, eine Familie, ein Unternehmen, eine gemeinnützige Organisation oder eine Stiftung handelt - der ein Konto/Profil auf TaxDome hat. Das Konto/Profil selbst ist der Ort, an dem Sie mit dem Kunden kommunizieren und seine Daten, z. B. Dokumente, speichern.

Konten enthalten keine E-Mails, Kontakte aber schon. Wenn Sie möchten, dass ein Kunde auf sein Kundenportal zugreifen kann, verknüpfen Sie sein Konto mit einem oder mehreren Kontakten und schalten dann den Profilzugriff für mindestens eine E-Mail ein.

Kundenportal

TaxDomeDie Website Kundenportal ist ein sicheres Zentrum, in dem Kunden wichtige Dokumente mit Ihnen teilen, über Fristen auf dem Laufenden bleiben und Fragen in Echtzeit stellen und beantworten können. All das können sie bequem von zu Hause aus an einem Ort erledigen - oder von unterwegs über ihre mobilen Geräte.

Sie können einem Kunden den Portalzugang geben, während Sie sein Konto erstellen oder danach. Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, muss der Kunde die Anfrage annehmen und ein Passwort erstellen.

Weitere Details finden Sie unter Wie Sie TaxDome Ihren Kunden vorstellen.

Kontakte

Kontakte sind alle Personen, mit denen Sie interagieren. Mit der Funktion "Kontakte" können Sie die Telefonnummern, E-Mail-Adressen und Adressen von Personen speichern; hier finden Sie nicht nur die persönlichen Daten von Kunden, sondern auch von Mitarbeitern, potenziellen Kunden, Partnern und Familienmitgliedern von Kunden.

Ein Kontakt kann mit mehreren Konten verknüpft sein. Zum Beispiel ist der Kontakt von Kate Smith zusammen mit ihrer E-Mail-Adresse (katesmith@gmail.com) mit Kate Smith Family, Kate's LLC 1 und Kate's Trust verknüpft, da alle drei Konten ihr gehören, wenn auch unterschiedliche Unternehmen. Jedes Konto bzw. Kundenprofil auf TaxDome hat einen oder mehrere entsprechende Kontakte.

Lesen Sie hier mehr über Kontakte.

Dokumentenfreigabe

Nachdem Sie die Erstellung eines Dokuments abgeschlossen haben, möchten Sie vielleicht ein Feedback vom Kunden. Mit TaxDome können Sie eine Freigabe anfordern, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufrieden sind, oder um herauszufinden, ob sie noch etwas brauchen. Wenn ein Kunde mit einem Dokument nicht ganz zufrieden ist, wird er aufgefordert, die Gründe dafür aufzuzeigen, sodass Sie sofort wissen, was Sie in Angriff nehmen müssen.

Wenn Sie mehr über unsere Funktion zur Dokumentengenehmigung erfahren möchten, klicken Sie hier.

E-Signaturen

Die E-Signatur ist ein legaler Weg, um Freigaben oder Bewilligungen auf elektronischen Dokumenten oder Formularen zu erhalten.

Lesen Sie mehr dazu in diesem Artikel.

Ordnervorlagen

Ordnervorlagen beschleunigen den Prozess der Organisation der Dokumente Ihrer Kunden, indem sie Standardordner für deren Konten erstellen. Ordnervorlagen können auf bestimmte Kundenkonten in großen Mengen angewendet werden.

Mehr über Ordnervorlagen erfahren Sie hier.

Inbox+

Inbox+ ist der Ort, an dem Sie Ihre Projekte beginnen und beenden sowie wichtige Benachrichtigungen erhalten, die Ihre Arbeit auf Kurs halten. Sie erhalten Benachrichtigungen auf TaxDome , wenn ein kundenbezogenes Ereignis eintritt - ein Kunde öffnet ein Dokument, sendet eine neue Nachricht usw. - und Inbox+ lässt Sie wissen, in welchem Status sich diese Benachrichtigungen befinden. Präferenzen für Benachrichtigungen lassen sich leicht einrichten.

Erfahren Sie hier mehr über Inbox+.

Nachrichten (Chats)

Nachrichten sind ein sicherer Weg, um mit Ihren Kunden auf TaxDome zu kommunizieren.

Nachrichten-Threads sind übersichtlich im Profil jedes Kunden organisiert, und Sie können immer sehen, wie viele Nachrichten ungelesen bleiben und welches Teammitglied in einem Thread geantwortet hat. Nachrichten können Aufgabenlisten für Kunden sowie angehängte Dokumente enthalten. Sobald Sie von einem Kunden erhalten haben, was Sie brauchen, können Sie den Chat archivieren oder löschen, um Chaos zu vermeiden.

Mehr zu Nachrichten finden Sie hier.

Profil Zugriff

Jedes Konto/Profil ist mit einem oder mehreren Kontakten verknüpft, und jeder Kontakt enthält eine E-Mail-Adresse. Wenn ein Konto mehr als einen Benutzer haben muss, können so alle über das Kundenportal auf das Konto zugreifen, und jede Person hat ihre eigenen separaten Anmeldedaten.

Ein Ehepaar, das gemeinsam einen Antrag stellt, benötigt zum Beispiel nur ein Konto. Wenn beide Ehepartner einen Portalzugang wünschen, verknüpfen Sie beide Kontakte mit dem Konto. Sobald Sie den E-Mail-Adressen ihrer Kontakte den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome ihnen jeweils eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Jeder Ehepartner akzeptiert dann die Anfrage und erstellt sein eigenes Passwort; beide haben dann separate Anmeldedaten für dasselbe Konto.

Lesen Sie hier mehr darüber, wie Sie weiteren Benutzern Zugriff auf ein Konto geben können.

Erinnerungen

Mahnungen sind zusätzliche E-Mail-Benachrichtigungen, die automatisch an Kunden gesendet werden, wenn diese nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens auf eine E-Mail-Aufforderung reagieren, z. B. wenn der Kunde die Unterzeichnung eines Dokuments oder die Beantwortung einer Nachricht verzögert. Mit unseren automatischen Erinnerungen sparen Sie Zeit, da Sie einen nicht reagierenden oder vergesslichen Kunden nicht anrufen müssen.

Um mehr über "Erinnerungen" zu erfahren, klicken Sie hier.

TaxDome Drive

Die Verwendung von TaxDome Drive ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, Kundendokumente hochzuladen, anzuzeigen und zu verwalten, ohne Ihren Browser zu öffnen. Im Grunde ist es ein zugeordnetes Laufwerk (Z:\ Drive) auf Ihrem Desktop, das genauso funktioniert wie Dropbox oder Google Drive. Das Beste an TaxDome Drive ist, dass alle Ihre Daten auf einem Server gespeichert werden, auch wenn Sie sie sehen und mit ihnen interagieren können; auf diese Weise nehmen all diese Daten keinen wertvollen Platz auf Ihrer Festplatte ein.

Hier erfahren Sie, wie Sie TaxDome Drive einrichten und nutzen können.

Vorlagen

Unsere Vorlagen sind vorgefertigte Dokumente, Nachrichten und mehr. Wie eine Blaupause dient eine Vorlage als Grundlage für die Erstellung weiterer Vorlagen. Vorlagen beschleunigen z. B. den Versand von Massennachrichten oder die Erstellung von Ordnerstrukturen, die Sie mehrmals benötigen.