TaxDome Lite: Manuelle und automatische Erinnerungen

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Mahnungen benachrichtigen Kunden, wenn sie eine Aufgabe bis zu einem bestimmten Datum nicht erledigt haben. Sie halten Ihre Kunden bei der Stange, ohne dass Sie sie persönlich anstupsen müssen. Hier zeigen wir Ihnen, wie Sie sie einrichten können - und mehr.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

• Erinnerungen
  • Manuelle Mahnungen
  • Automatische Erinnerungen
• Kunden an ungelesene Chatnachrichten erinnern
• Erinnern von Kunden an ausstehende Signaturen
• Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern 

Erinnerungen

Wann immer Sie etwas mit einem Aktionspunkt an einen Kunden senden, wird dieser benachrichtigt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer, bei denen NOTIFY aktiviert ist, erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Überprüfen Sie, welche Benutzer benachrichtigt werden, indem Sie auf die Registerkarte "Info" des Kundenkontos gehen und die NOTIFY-Knöpfe im Abschnitt " Kontakte" anzeigen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen, um die Aufgabe zu erledigen - oder es vergessen -, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Eine Benachrichtigung manuell erneut senden.
• Richten Sie automatische Erinnerungsfunktionen ein.

Manuelle Erinnerungen (oder Wiedervorlage)

Um eine Benachrichtigung erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben dem Element, an das der Kunde erinnert werden muss, und wählen Sie dann Erneut senden. Sie können dies auch tun, wenn automatische Erinnerungen aktiviert wurden.

Um eine Benachrichtigung über ein zur Genehmigung anstehendes Dokument erneut zu senden, öffnen Sie die Unterregisterkarte Genehmigungen, blättern Sie bis zum Ende der ausstehenden Dokumente und klicken Sie dann unten rechts auf Genehmigung für ausstehende Dokumente anfordern.

Das passiert folgendermaßen:

• Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
• Eine Portalbenachrichtigung für diesen Punkt wird an den Anfang der Aufgaben des Kunden verschoben.
• Die Information über das erneute Senden wird in die Datei Audit Trail.

Automatische Erinnerungen

Die automatische Erinnerungsfunktion kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie die ausstehende Nachricht, das zu versendende Dokument ( Signatur ) oder die Genehmigung des Dokuments öffnen. Sie können die automatische Erinnerung auch beim manuellen Senden von Elementen einschalten.

Wenn Sie automatischeErinnerungen einschalten, wählen Sie aus, wie Sie diese konfigurieren möchten:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
• Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

Kunden an ungelesene Chatnachrichten erinnern

Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie eine Nachricht senden.

Erinnerungen können jederzeit in einem Chat thread aktiviert oder deaktiviert werden. Hinweis: Erinnerungen beziehen sich immer auf die letzte Nachricht in einem thread.

Chat-Erinnerungen hören auf, wenn...

• ...der Kunde nicht auf die Nachricht geantwortet hat, aber die eingestellte Anzahl von Mahnungen gesendet wurde.
• ...der Kunde auf die letzte Nachricht im Thread geantwortet hat.
• ...Sie haben den Chat-Thread archiviert.
• ...Sie haben die Erinnerungsfunktion deaktiviert.

Hinweis: Wenn Sie einen Chat thread archivieren und ihn dann wieder öffnen, wird die Option Mahnungen Option aktiviert, als wäre die Nachricht neu.

Erinnern von Kunden an ausstehende Signaturen

Aktivieren Sie die Erinnerungsfunktion, wenn Sie eine Signatur für ein Dokument anfordern. Die Option " Erinnerungen" kann jederzeit ein- oder ausgeschaltet werden, indem Sie das ausstehende Dokument Signatur öffnen (auch wenn es von einem Benutzer signiert wurde). Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, wenn Sie Änderungen an den Erinnerungseinstellungen vornehmen.

Signaturerinnerungen stoppen, wenn...

• ...der Kunde das Dokument nicht unterzeichnet hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
• ...der Kunde das Dokument unterschrieben hat.

Kunden an ausstehende Genehmigungen erinnern 

Schalten Sie die Erinnerungsfunktion ein, wenn Sie die Genehmigung eines Dokuments beantragen.

Bewilligungserinnerungen stoppen, wenn...

• ...der Kunde das Dokument nicht genehmigt hat, aber die festgelegte Anzahl von Mahnungen verschickt wurde.
• ...der Kunde das Dokument genehmigt hat.

Sie können auch manuell Erinnerungen für ausstehende Genehmigungen senden:

1. Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Dokumente , öffnen Sie die Registerkarte Genehmigungen und klicken Sie dann auf Genehmigung für Ausstehend anfordern.
2. Überprüfen und bearbeiten Sie die Nachricht für den Kunden (optional), und klicken Sie dann auf Anfrage senden.