TaxDome Lite (CRM): Portalzugang, Benachrichtigungen, E-Mail-Synchronisation

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Unabhängig davon, ob Sie die Steuererklärung für eine Einzelperson, eine Familie oder ein Unternehmen erstellen, benötigt jede Einheit ihr eigenes Konto. Ein Konto wiederum kann mit mehr als einem Benutzer oder Kontakt verknüpft sein (z. B. Familienmitglieder oder Geschäftspartner). Erfahren Sie mehr über die Einrichtung von Login-Zugang zu Konten, Benachrichtigungen und mehr.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

So fügen Sie mehrere E-Mail-Adressen hinzu
Der LOGIN-Knopf, erklärt
Der NOTIFY-Knopf, erklärt
Benachrichtigungen für Kunden, deren Aktivierung noch aussteht
Entfernen des Benutzerzugriffs von einem Konto
Ändern einer E-Mail Adresse
Der Wechsel zu einem anderen Konto auf der Kundenportal

Hinzufügen mehrerer E-Mail-Adressen

Ein Kontakt kann mehrere E-Mail-Adressen haben (privat, beruflich usw.). Standardmäßig hat jeder Kontakt ein E-Mail-Adressfeld, aber Sie können manuell zusätzliche CRM-Felder erstellen oder sie während des Imports hinzufügen .

Öffnen Sie im Kontoprofil die Registerkarte Info und sehen Sie sich dann den Abschnitt Kontakte an. Hier sehen Sie alle E-Mail-Adressen der mit dem Konto verbundenen Kontakte. Wenn Sie E-Mail-Adressen hinzufügen möchten, die nicht aufgelistet sind, können Sie entweder einen weiteren verknüpften Kontakt hinzufügen oder fügen Sie eine weitere E-Mail-Adresse zu dem bereits verknüpften Kontakt hinzu.

Gehen Sie folgendermaßen vor:

Erstellen Sie benutzerdefinierte CRM-E-Mail-Felder, um die zusätzlichen E-Mail-Adressen für neue Kontakte zu speichern.
Einen vorhandenen Kontakt aktualisieren, um eine zusätzliche E-Mail-Adresse zu hinterlegen.
Aktivieren Sie bei Bedarf die Kippschalter LOGIN und/oder NOTIFY für die E-Mail-Adresse (siehe unten).

Hinweis! Wenn Sie die E-Mail-Adresse ändern, bevor die eingeladene Person auf den Einladungslink klickt, wird sie aus Sicherheitsgründen deaktiviert. Es wird eine neue Einladungs-E-Mail an die aktualisierte E-Mail-Adresse gesendet.

Hier wird die LOGIN-Option erklärt:

Wenn Sie eine E-Mail-Adresse zu einem Konto hinzufügen, können Sie die Option LOGIN aktivieren, um der Person, zu der die E-Mail gehört, Zugang zum Portal zu gewähren.

Wozu ist das von Nutzen?

Der Nutzer erhält eine Einladung an das TaxDome Kundenportal, damit er auf das Konto zugreifen kann.
Alle Kontakte, die mit einem Konto verknüpft sind, bei dem neben der E-Mail-Adresse die Option LOGIN aktiviert ist, können sich anmelden.

Sobald Sie der E-Mail-Adresse eines Kontakts den Portalzugang hinzugefügt haben, sendet TaxDome der Person eine Aktivierungsanfrage per E-Mail. Um das Konto zu aktivieren, akzeptiert die Person die Anfrage und erstellt ein Passwort. Der neue Benutzer wird dann automatisch mit dem Konto verknüpft. Jeder Benutzer hat seine eigenen Anmeldedaten für das Konto.

Der NOTIFY-Knopf, erklärt

Wenn NOTIFY für eine E-Mail-Adresse im Abschnitt Kontakte aktiviert ist, erhält die Person, zu der die E-Mail gehört, Benachrichtigungen. Sie können NOTIFY einschalten, wenn Sie einem Konto einen Portalzugang oder eine neue E-Mail-Adresse hinzufügen - oder wann immer Sie möchten.

Dieser Benutzer wird Systembenachrichtigungen erhalten (entweder alle oder ausgewählte).

Legen Sie fest, welche Benachrichtigungen der Benutzer erhalten soll, indem Sie auf die drei Punkte ganz rechts neben der E-Mail-Adresse klicken und dann " Benachrichtigungseinstellungen" wählen.

Was die Kippschalter bedeuten:

Dokumente: Datei hochladen

Benachrichtigungen über neue hochgeladene Firmendokumente

Dokumente: Unterschriftsanforderungen

Anforderungen für Dokumente, die bereit zur Signierung sind
Erinnerungen an ausstehende Signatur für Dokumente

Dokumente: Genehmigungen

Anfordern von Dokumenten, die genehmigt werden müssen
Erinnerungen an zur Genehmigung anstehende Dokumente

Chats

Benachrichtigungen über neue Nachrichten
Benachrichtigungen über neue Antworten in Chat-Themen

Benachrichtigungen für Kunden, deren Aktivierung noch aussteht

Wenn Sie LOGIN und NOTIFY für einen mit einem Konto verknüpften Kontakt aktiviert haben, dieser aber sein Konto noch nicht aktiviert hat, erhält er trotzdem TaxDome Systembenachrichtigungen.

Alle Systembenachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse des Kontakts gesendet und enthalten das Banner für die Kontoaktivierung am Anfang der E-Mail, bis das Konto aktiviert wurde.

Sie können jederzeit eine neue Einladung verschicken.

Entfernen des Benutzerzugriffs von einem Konto

Wenn jemand keinen Zugang mehr zu einem Konto haben möchte, entfernen Sie ihn einfach. Schalten Sie auf der Registerkarte Info des Kontoprofils LOGIN rechts neben der E-Mail-Adresse des Benutzers aus. Das Konto bleibt erhalten, aber der Benutzer kann nicht mehr darauf zugreifen.

Ändern einer E-Mail Adresse

Wenn sich die E-Mail-Adresse eines Kunden ändert, fügen Sie die neue E-Mail-Adresse hinzu, als wäre sie ein zusätzlicher Benutzer.

Achtung! Achten Sie darauf, dass Sie die veraltete E-Mail-Adresse nicht sofort löschen.

Gehen Sie stattdessen folgendermaßen vor:

1. Update den Kundenkontakt um die neue E-Mail-Adresse zu ergänzen.

2. Fügen Sie die neue E-Mail-Adresse wie oben beschrieben hinzu.

3. Warten Sie darauf, dass der Benutzer die an die neue E-Mail-Adresse gesendete Einladung annimmt, damit er den Zugriff auf sein Konto nicht verliert. Sobald der Kunde die Einladung angenommen hat, löschen Sie seine vorherige E-Mail-Adresse wie oben beschrieben.

Der Wechsel zu einem anderen Konto auf der Kundenportal

Benutzer, die Zugang zu mehr als einem Konto haben, sehen bei der Anmeldung das Popup-Fenster zur Auswahl des gewünschten Kontos und die Benachrichtigung mit dem Konto, mit dem sie sich angemeldet haben, am oberen Bildschirmrand. Die Benachrichtigung am oberen Rand kann bis zur nächsten Anmeldung geschlossen werden, indem man auf das X ganz rechts klickt.

Sie können das Pop-up später jederzeit aufrufen, indem sie auf den Link Konto wechseln unten in der blauen Seitenleiste oder rechts von der Benachrichtigung oben klicken.

Wie man Konten einrichtet

Dieser Abschnitt wurde verschoben. Siehe hier.

Unverknüpfte E-Mail-Adressen, erklärt