TaxDome Lite (Chats): Manuell senden

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TaxDomeChats ermöglicht Ihnen die sichere Kommunikation mit Ihren Kunden in Echtzeit-Chat-Threads, ähnlich wie bei Slacking oder Texting. Nutzen Sie unsere Chat-Threads, um Termine zu vereinbaren oder Kunden nach fehlenden Informationen zu fragen. Außerdem können Sie Erinnerungen einrichten, Dateien in Chats anhängen und vieles mehr.

Werfen Sie einen Blick auf folgende Themen:

• Chats
• Neue Chats erstellen
• Einen Chat mit einem Kunden beginnen
• Eine Nachricht an mehrere Kunden senden
• Einrichten von Erinnerungen
• Dokumente in Chats anhängen
• Einschließlich Videos in Chats
• Was Kunden sehen, wenn Sie Nachrichten senden

Chats

Um einen Chat mit einem Kunden zu starten, öffnen Sie die Registerkarte Kommunikation und klicken Sie auf Neuer Chat oder gehen Sie zur linken Seitenleiste und klicken Sie einfach auf Chat. Chats sind sichere Threads, in denen Sie mit Kunden und Teammitgliedern in Echtzeit kommunizieren. Die Threads sind in jedem Kundenkonto übersichtlich organisiert, und Sie können immer sehen, wie viele Nachrichten ungelesen bleiben.

Über Chats:

• Chats finden in Echtzeit statt.
• Chats werden von einem Firmeninhaber oder einem Kunden erstellt.
• Chats sind ein sicherer Ort, um Fragen zu stellen und Dateien anzufordern.
• Kunden erhalten Benachrichtigungen über neue Chats und ausstehende Fragen.
• Wenn Kunden auf eine Nachricht antworten, einen neuen Chat erstellen, Änderungen an Kundenaufgaben vornehmen oder ein Dokument in einen Chat-Thread hochladen/anhängen, erhalten Sie eine E-Mail und eine Benachrichtigung in Ihrem Inbox+.
• Sie können automatische Erinnerungen einrichten, wenn ein Kunde nicht auf eine Nachricht antwortet.
• Sobald Sie alles, was Sie von einem Chat-Thread benötigen, haben, archivieren Sie es, um Unordnung zu vermeiden.
• Um identische Nachrichten an mehrere Kunden zu senden, verwenden Sie Nachrichtenvorlagen in Chats.
• Verwenden Sie @ vor dem Namen eines Teammitglieds, um dessen Aufmerksamkeit in einem Chat zu gewinnen.
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Aufgepasst: Wenn Sie versuchen, die Kommunikation Seite, ohne auf Senden zu klicken werden Sie eine Warnung sehen. Klicken Sie auf Abbrechen im Pop-up-Fenster der Benachrichtigung, dann senden. Wählen Sie nicht Verhindern, dass diese Seite zusätzliche Dialoge erzeugt es sei denn, Sie möchten diese Benachrichtigung nicht mehr erhalten.

Neue Chats erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit den Kunden zu chatten:

• Einen Chat mit einem Kunden beginnen
• Eine Nachricht an mehrere Kunden senden

Einen Chat mit einem Kunden beginnen

Um eine Nachricht an einen Kunden zu senden, klicken Sie auf + NEU in der linken Seitenleiste, wählen Sie Chat aus dem Slide-Out und schreiben Sie dann eine Nachricht. Sie können auch auf die Schaltfläche " Neuer Chat " im Abschnitt " Kommunikation" des Kundenkontoprofils klicken.

Klicken Sie auf Chat erstellen. Der Client erhält automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung über die neue Nachricht.

Im Folgenden erfahren Sie mehr über die nummerierten Felder im Fenster Neuer Chat:

1. An: Geben Sie den Namen der Person ein, für die die Nachricht bestimmt ist.

2. Vorlage: Wählen Sie eine Vorlage für eine häufig verwendete Nachricht. Weitere Informationen zum Erstellen von Vorlagen finden Sie hier. Wählen Sie eine Vorlage nur, wenn Sie eine neue Nachricht erstellen, nicht wenn Sie auf eine Nachricht antworten.

3. Betreff: Schreiben Sie hier die Betreffzeile, die in der Chat-Liste angezeigt wird. Wenn Sie eine Nachrichtenvorlage verwenden, wird diese automatisch ausgefüllt.

4. Nachricht: Verfassen Sie eine Nachricht mit Textformatierung, Emojis, Aufzählungszeichen, nummerierten Listen und Links. Die Nachricht wird automatisch ausgefüllt, wenn Sie eine Vorlage verwenden.

5. Mahnungen: Aktivieren Sie die Option Erinnerungen, wenn Sie möchten, dass eine Erinnerungs-E-Mail an den Kunden gesendet wird, wenn dieser nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums antwortet. Weitere Informationen zu Erinnerungen finden Sie weiter unten.

6. Dokumente: Hängen Sie Dateien von Ihrem Desktop oder von TaxDome an. Weitere Informationen dazu finden Sie weiter unten.

7. Kundenaufgaben: Fügen Sie Checklisten für Ihre Kunden hinzu. Weitere Details finden Sie hier.

8. Chat erstellen: Klicken Sie auf die Schaltfläche, um Ihre Nachricht an den Kunden zu senden. Andernfalls klicken Sie auf Zurück.

Eine Nachricht an mehrere Kunden senden

Wenn Sie dieselbe Nachricht an mehrere Kunden senden müssen, verwenden Sie unsere Funktion für Massennachrichten:

Gehen Sie in der linken Seitenleiste auf Kunden , aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Kunden, an die Sie die Nachricht senden möchten, klicken Sie in der oberen Menüleiste auf Weitere Aktionen und dann im Pulldown-Menü auf Nachricht senden . Wählen Sie eine Nachrichtenvorlage oder schreiben Sie einen Titel für die Nachricht (optional), fügen Sie Ihren Text hinzu und klicken Sie dann auf Chats erstellen.

Außerdem können Sie bei Bedarf Dokumente zu Nachrichten-Threads hinzufügen.

Einrichten von Erinnerungen

Jedes Mal, wenn Sie eine Nachricht senden, wird eine Benachrichtigung darüber verschickt. Alle mit dem Konto verknüpften Benutzer, die dieBenachrichtigung aktiviert haben, erhalten sie. Sie können überprüfen, welche Benutzer die Benachrichtigung aktiviert haben, indem Sie in einem Kundenkonto auf die Registerkarte "Info" gehen und den Abschnitt " Kontakte" anzeigen.

Wenn die Empfänger zu lange brauchen to do , haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Manuelles erneutes Senden einer Benachrichtigung über die Nachricht.
• Richten Sie automatische Erinnerungsfunktionen ein.

Manuell erneut senden

Um eine Erinnerung manuell erneut zu senden, klicken Sie auf die drei Punkte oben rechts in der Nachricht thread und wählen Sie dann erneut senden.

Das passiert folgendermaßen:

• Eine zusätzliche E-Mail-Nachricht wird an den Kunden gesendet.
• Eine Benachrichtigung für die Aktion wird an den Anfang der Aufgabenliste des Kunden verschoben.

Automatische Erinnerungen einrichten

Aktivieren Sie beim Erstellen eines Chats die Option Erinnerungen , wenn Sie möchten, dass der Kunde eine E-Mail erhält, wenn er nicht innerhalb einer bestimmten Zeitspanne antwortet.

Hier erfahren Sie, wie Sie Erinnerungen konfigurieren:

• Tage bis zur nächsten Erinnerung: Standardmäßig wird eine Erinnerung drei Tage nach dem Versand der Benachrichtigung für die Aktion an den Kunden verschickt, aber Sie können dies nach Belieben ändern.
• Anzahl der Erinnerungsmails: Standardmäßig erhält der Kunde nur eine Erinnerungs-E-Mail, aber Sie können dies auch nach Ihren Wünschen ändern.

Sie können die Erinnerungen jederzeit ein- und ausschalten, indem Sie zum Chat-Thread gehen. Erinnerungen gelten immer für die letzte Nachricht in einem Thema.

Erinnerungen sind aufgehoben, wenn...

• ...der Kunde nicht auf die Nachricht geantwortet hat, aber die eingestellte Anzahl von Mahnungen gesendet wurde.
• ...der Kunde auf die letzte Nachricht im Thread geantwortet hat.
• ...Sie haben den Chat-Thread archiviert.
• ...Sie die Option " Erinnerungen" deaktiviert haben.

Hinweis: Wenn Sie einen Chat thread archivieren und ihn dann wieder öffnen, wird die Option Mahnungen Option aktiviert, als ob die Nachricht neu wäre.

Dokumente in Chats anhängen

Ein Firmeninhaber kann Dateien an Chat-Themen anhängen. Wenn Sie einen Chat erstellen oder auch danach, hängen Sie Dateien von Ihrem Desktop oder aus einem übergeordneten Ordner mit Der Kunde kann einsehen oder Kunde kann einsehen und bearbeiten löschen.

Klicken Sie auf den Link Dokumente anhängen und wählen Sie dann eine Einstellung aus:

• Anbringen von Dokumente von TaxDome: Wählen Sie Von TaxDomeklicken Sie dann auf den Ordner und wählen Sie die Dokumente aus, die Sie anhängen möchten, entweder aus einem übergeordneten Ordner mit Der Kunde kann einsehen oder Kunde kann einsehen und bearbeiten Zugriff (Sie können keine Datei aus einem Ordner der obersten Ebene anhängen mit Privat Zugang).
• Hochladen von Dokumenten von Ihrem Computer: Wählen Sie Von meinem Computer, , klicken Sie auf DOKUMENTE HINZUFÜGEN und suchen Sie die Dateien, die Sie von Ihrem Desktop hochladen möchten. Weitere Einzelheiten finden Sie hier.
• Hochladen von Ordnern: Wählen Sie Von meinem Computer, klicken Sie auf FOLDER HINZUFÜGEN und wählen Sie dann den Ordner. Weitere Einzelheiten zu Ordnern finden Sie hier.
• Hochladen von Zip-Dateien: Wählen Sie Von meinem Computer, klicken Sie auf DOKUMENTE HINZUFÜGEN, dann suchen Sie die Zip-Datei, die Sie hochladen möchten. Es wird automatisch entpackt. Weitere Informationen zu Zip-Dateien finden Sie hier.

In Chats hochgeladene Dateien werden in einem Ordner der obersten Ebene mit einem Der Kunde kann einsehen Zugang, also müssen Sie mindestens einen davon haben.

Wenn ein Kunde oder ein anderes Teammitglied ein Dokument hochlädt, erhalten Sie eine Benachrichtigung in Inbox+ und auch im Chat-Thread. 

Einschließlich Videos in Chats

Möchten Sie Ihre Nachrichten an Kunden visuell aufwerten? Fügen Sie Loom-, Vimeo-, YouTube- und Google Drive-Clips ein, wenn es einfacher ist, sie zu zeigen als zu erzählen. Klicken Sie auf das Videosymbol in der Symbolleiste für die Textformatierung und fügen Sie dann einen Link in das Popup-Fenster " Video einbetten" ein. 

Ihr Kunde wird das Video im Chat-Thread sehen. 

Was Kunden sehen, wenn Sie Nachrichten senden

Ein Kunde sieht einen Chat-Thread, den Sie ihm geschickt haben, und antwortet darauf, indem er auf die Benachrichtigung auf seinem Dashboard klickt, den Link in der E-Mail-Benachrichtigung anklickt oder den Bereich Kommunikation in seinem Portal aufruft. Kundenaufgaben werden auch in Benachrichtigungen angezeigt.

Wenn Sie TaxDome von der Seite des Kunden sehen möchten, greifen Sie auf eine schreibgeschützte Ansicht ihres Portals zu.

Tipp: Besuchen Sie die TaxDome Academy, um an unterhaltsamen, umfassenden Kursen teilzunehmen und ein TaxDome Superstar zu werden.