Automove (Basic): Senden von Nachrichten & Link zu Aufträge
You can have your messages sent automatically. Also, your jobs can automatically move to the next stage of the pipeline once the client checks off all the client tasks inside the chat. In this article, you will find out how can you use automated messages, either with the automove option or without it.
Hier abgedeckt:
- Verwenden Sie automatische Nachrichten, um Kunden über Ihren Arbeitsfortschritt zu informieren
- Aktivieren Sie Automove, um eine Bestätigung des Kunden zu verlangen, wenn der Upload abgeschlossen ist oder die Formulare ausgefüllt wurden.
- Chat-Thread manuell mit dem Auftrag verlinken
Verwenden Sie automatische Nachrichten, um Kunden über Ihren Arbeitsfortschritt zu informieren
Firms that utilize message automation tend to send multiple messages within each job, alerting clients of updates as the job moves through the firm workflow. So, your clients may receive messages like: “Hey, Lisa! I need you to fill out this organizer“ or “Hey, Bart! Your return is being reviewed!“
Der Prozess läuft in der Regel folgendermaßen ab:
1. Wenn Sie möchten, dass Ihre Nachrichten automatisch versendet werden, benötigen Sie immer zuerst eine Vorlage. Wenn Sie noch keine haben, können Sie sie erstellen, indem Sie beim Hinzufügen von Automatisierung auf Neue Vorlage klicken.
2. Fügen Sie das Feld Nachricht senden Automatisierung für jede Stufe hinzu, für die Sie den Kunden über die Geschehnisse informieren möchten. Sobald der Auftrag diese Stufe eingibt, wird automatisch eine Nachricht an den Kunden gesendet. Gleichzeitig wird sie automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
3. Entscheiden Sie, ob die Nachricht an den bestehenden Chat-Thread oder an einen neuen gesendet werden soll. In der Regel werden Sie für die erste Phase die Option Neues Thema erstellen Stufe (wenn Ihr neuer Arbeitszyklus begonnen hat) und für die anderen Phasen die Option Auf das letzte Thema antworten (wenn Sie bereits ein Chat-Thema für dieses Auftrag erstellt haben) wählen.
Hinweis! Wenn Ihre Chat-Vorlage keine Kundenaufgaben enthält, erfordert die automatische Nachricht keine Benutzeraktion. Daher berücksichtigt die Funktion Automove Aufträge diese Automatisierung nicht. Es spielt also keine Rolle, ob die Funktion Automove Aufträge aktiviert oder deaktiviert ist. (Hier finden Sie weitere Informationen zum Umgang mit unvollendeten Elementen beim Verschieben Aufträge).
Aktivieren Sie Automove, um eine Bestätigung des Kunden zu verlangen, wenn der Upload abgeschlossen ist oder die Formulare ausgefüllt wurden.
Weitere hilfreiche Anleitungsvideos finden Sie in der TaxDome Academy, unserem kostenlosen online Hub für
, wo Sie alles Wissenswerte über TaxDome erfahren können.
TaxDome Chats können To-Do-Listen für Ihre Kunden enthalten. Diese Funktion wird häufig verwendet, um eine Checkliste der für die Steuererstellung benötigten Dokumente zu erstellen, eine Bestätigung zu verlangen, dass die vom Kunden benötigte Aktion abgeschlossen ist, usw.
Und wenn Ihre automatisierten Nachrichten solche Aufgaben enthalten, können Sie sie mit der Funktion Automove Aufträge verwenden, so dass eine Auftrag automatisch zur nächsten Stufe wechselt, sobald der Kunde alle Aufgaben abgehakt hat.
Tipp! Hier haben wir ein Beispiel für die Verwendung von Kundenaufgaben für die Anforderung einer Kundenbestätigung für "Fertig mit dem Hochladen" der für die Steuererstellung benötigten Dokumente. Sie können es jedoch auch für die Bestätigung des Kunden verwenden, wenn er mit dem Ausfüllen der Lohnabrechnungsformulare usw. fertig ist. Bitte sehen Sie sich das Video am Ende des Abschnitts an.
Schauen wir mal, wie wir das einrichten können:
1. Sie brauchen immer eine Vorlage mit Aufgaben für alle Ihre automatischen Nachrichten. Wenn Sie noch keine haben, können Sie sie erstellen, indem Sie beim Hinzufügen von Automatisierung auf Neue Vorlage klicken. Ihre Vorlage könnte so aussehen:
2. Depending on your processes, you can add a separate "Docs uploaded" confirmation stage to your pipeline confirming that the client has sent all the needed information before their job moves into the In Prep stage.
3. Fügen Sie das Feld Nachricht senden Automatisierung für diese Stufe hinzu und entscheiden Sie dann, ob die Nachricht an den bestehenden oder an einen neuen Chat-Thread gesendet werden soll.
As a rule, you will want to choose the Reply to the latest thread option for this particular case, because you may already have an automatic chat thread created for this job. Adding new tasks to the same chat thread will update the previously created task list that appears in the chat thread (if any).
Sobald die Auftrag diese Stufe betritt, wird die Nachricht automatisch an den Kunden gesendet. Gleichzeitig wird sie automatisch mit dem Auftrag verknüpft.
4. Vergewissern Sie sich, dass die Option Aufträge automatisch verschieben für Stufe aktiviert ist. Auf diese Weise wird der Auftrag automatisch zum nächsten Stufe verschoben, sobald der Kunde die Aufgaben in einem Chat-Thread abhakt.
Hier sehen Sie ein weiteres Beispiel für die Verwendung dieser Funktion zur Automatisierung des Ausfüllens der Gehaltsabrechnungsformulare:
Chat-Thread manuell mit dem Auftrag verlinken
Chat-Themen können von einem Firmeninhaber, einem Administrator oder einem Mitarbeiter, der Zugriffsrechte auf alle Konten hat oder dem ein Kundenkonto zugewiesen ist, mit Aufträge verknüpft werden.
Sobald der Chat-Thread manuell verlinkt ist, funktioniert die Funktion "Automatisch verschieben" ( Aufträge ) genauso wie bei den automatisch gesendeten und verlinkten Nachrichten:
- Wenn es in einem Chat Kundenaufgaben gibt, wird Auftrag auf die nächste Stufe verschoben, wenn der Kunde alle Aufgaben abhakt.
- Wenn in einem Chat keine Client-Aufgaben vorhanden sind, funktioniert die Funktion " Automatisch verschieben " Aufträge für den verknüpften Chat nicht.
To manually link a chat thread, go to the pipeline, make sure that the job is at the right stage, click the job box, click + Link on the top right, select Chats, then choose the chat threads. You can also link a job when creating a new chat.
- Sie können jeden Chat-Thread verknüpfen, der Nachrichten enthält, die zuvor an Benutzer des Kontos gesendet wurden.
- Standardmäßig werden nur aktive Themen angezeigt. Um alle oder nur archivierte Themen anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Filter , wählen Sie entweder Alle oder Archiviert und klicken Sie dann auf Übernehmen.
- Eine Auftrag kann so viele verknüpfte Threads haben wie nötig.
Hinweis! Wenn die Client-Aufgaben in einem Chat-Thread nicht abgehakt sind und Sie Auftrag manuell zu einem anderen Stufe verschieben, werden Sie aufgefordert, zu entscheiden, was to do mit dem ausstehenden Chat-Thread machen soll (hier finden Sie weitere Informationen zum Umgang mit unerledigten Elementen beim Verschieben Aufträge).